Pierwsze wrażenie kluczem do sukcesu
Recepcja to miejsce pierwszej interakcji z klientem, a jak wiadomo pierwsze wrażenie w relacjach biznesowych nierzadko bywa kluczem do sukcesu.
Projekt recepcji nie powinien być traktowany jako dodatek do aranżacji biura. To osobna historia – proces, któremu warto poświęcić dużo uwagi, aby osiągnąć oczekiwany efekt. Pierwszym istotnym punktem jest lokalizacja – usytuowanie recepcji w stosunku do drzwi wejściowych i ciągów komunikacyjnych. Liczy się zarówno dystans, jak i łatwy, niczym niezakłócony dostęp.
Drugi, kluczowy aspekt to widoczność. Wyraźny, czytelny logotyp, który dostrzegalny jest od progu to element, bez którego nie może obejść się recepcja, aby prawidłowo spełniała swoja funkcję. Identyfikacja wizualna przestrzeni recepcyjnej powinna stanowić jednoznaczny komunikat, zrozumiały dla każdego, niezależnie od poziomu znajomości specyfiki firmy. Logotyp powinien stanowić punkt orientacyjny, który wyklucza wrażenie zagubienia w nowej przestrzeni. Wyraziste, kontrastujące kolory, rozmiar dopasowany do odległości i faktura, która wyraźnie odcina się od tła.
Kiedy zadbamy już o odpowiednie usytuowanie i widoczność, pora skupić się na aranżacji przestrzeni recepcji. Ze względu na metraż recepcja często składa się jedynie z lady, ale co warto podkreślić, nie jest to ograniczenie. Stanowisko recepcyjne jest punktem wymiany informacji i z takim założeniem powinno być projektowane. Na początek należy wybrać jedno z rozwiązań – lada bądź biurko z krzesłami dla interesantów. Jeśli wizyta zakłada konieczność rejestracji bądź konsultacji, jak na przykład w przychodni, warto przygotować miejsce siedzące. Takie rozwiązanie jest też rekomendowane w przypadku miejsc, w których kluczowe jest indywidualne podejście do odwiedzającego. Z kolei w miejscach, które zakładają anonimowość obsługi, lepiej sprawdzają się lady. W trosce o komfort klientów należy zadbać o odpowiednie wymiary. Wysokość powinna umożliwiać wygodny dostęp dla klientów, niezależnie od wzrostu a także dla osób poruszających się na wózkach inwalidzkich. Szerokość natomiast musi ułatwiać sprawną komunikację nie naruszając strefy dystansu fizycznego rozmówcy.
W procesie tworzenia idealnej recepcji, nie możemy zapomnieć, że równie ważny jak lokalizacja, widoczność i komfort korzystania, jest design. Przykuwający oko kształt może w oryginalny sposób nawiązywać do charakteru firmy. Informacje, które chcemy przekazać klientowi na etapie pierwszej interakcji powinny być wyeksponowane w estetyczny i pomysłowy sposób. Atrakcyjna i funkcjonalna recepcja buduje pozytywne pierwsze wrażenie, które tworzy przewagę nad konkurencją i jest najlepszym punktem wyjścia do dalszych etapów współpracy.
Monika Gardasiewicz, Art Director, Grupa Advertis
