Płynność finansowa - lepiej zapobiegać, niż leczyć
Kiedy zakładamy firmę, mamy nadzieję, że będzie rozwijała się w dynamicznym tempie i przez wiele lat utrzyma się na rynku. Niestety wielu przedsiębiorców po pierwszych miesiącach funkcjonowania zderza się z przykrą rzeczywistością – problemem nieterminowych spłat ze strony swoich kontrahentów. Taka sytuacja może doprowadzić do utraty płynności finansowej, a nawet do bankructwa. Narażone są na nie szczególnie mikro- i małe przedsiębiorstwa. Jak wynika z raportu KUKE z kwietnia 2015 roku, w ciągu ostatnich dwunastu miesięcy (kwiecień 2014 r. – marzec 2015 r.) na skutek niewypłacalności działalność gospodarczą zakończyło 829 przedsiębiorstw[1]. Jak zatem działać, aby nie dopuścić do takiej sytuacji i skutecznie rozwijać własny biznes? Na te i inne pytania odpowiadają eksperci Casus Finanse.
Lepiej zapobiegać, niż leczyć
W dojrzałych firmach, które mają świadomość, że niewypłacalność partnerów biznesowych wpływa na płynność finansową całego przedsiębiorstwa, najważniejsze są działania prewencyjne. W dzisiejszych czasach każdy nasz klient może stać się niewypłacalny. Sztuka zarządzania finansami i monitorowania płynności finansowej polega na takim kierowaniu procesami zachodzącymi w firmie, aby nasz klient nigdy nie stał się dla nas niewypłacalnym dłużnikiem i nie zwlekał z płatnościami. W jaki sposób to osiągnąć? Warto przeanalizować kilka istotnych etapów współpracy z klientem: proces kredytowania, odpowiednią dokumentację, działania prewencyjne i windykację.
Proces kredytowania pod szczególnym nadzorem
Wszystkie firmy, które chcą osiągnąć dobre wyniki finansowe, muszą mieć odpowiednio rozwinięte procedury zarządzania ryzykiem kredytowym. W kontaktach z klientem należy postępować ostrożnie. Po pierwsze trzeba sprawdzić wiarygodność potencjalnego klienta. Na początku współpracy warto ustalić limity kredytowe lub realizować sprzedaż wyłącznie za gotówkę. Po kilku miesiącach, kiedy mamy już zweryfikowaną wypłacalność klienta, możemy przejść na system fakturowania z odroczonym terminem płatności. Istotnym elementem jest planowanie limitów kredytowych, ogólnej kwoty udzielonego kredytu handlowego oraz dystrybucji ryzyka dla całego portfela klientów. Takie działania pozwalają utrzymać płynność finansową na odpowiednim poziomie. Jeśli dana firma nie jest w stanie sama sprawdzić potencjalnego partnera, może skorzystać z pomocy profesjonalnych wywiadowni gospodarczych lub też usług detektywa. Firmy te na zlecenie swoich klientów przygotowują raporty zawierające informacje formalno-prawne dotyczące potencjalnego kontrahenta, pełne informacje finansowe wraz z historią ewentualnego zadłużenia i powiązaniami kapitałowymi, a także oceną dotyczącą limitu kredytu, jakiego bez obaw można udzielić danej firmie.
[1] http://www.kuke.com.pl/download.php?plik=1736
Czuwanie nad dokumentacją
Prowadzenie dokumentacji potwierdzającej sprzedaż lub świadczenie usług wydaje się oczywistością. Niestety, ciągle zdarzają się przypadki, kiedy przedsiębiorcy „zawierają” ustne umowy sprzedaży. Konsekwencją takiego niedopilnowania może być zachwianie płynności finansowej firmy. Dłużnik może celowo zwlekać z uregulowaniem płatności lub w najgorszym przypadku w ogóle nie zapłacić za usługę, ponieważ wie, że tak naprawdę będziemy mieli duży problem z udowodnieniem, że jest nam winien jakąś należność. Jeśli chcemy uniknąć takich sytuacji, zawsze musimy pamiętać o podpisaniu umowy przed realizacją zlecenia. Nie można tego traktować w kategorii braku zaufania do kontrahenta a dbałości o bezpieczeństwo transakcji i firmy.
Współpraca bez długu i zatorów płatniczych
Firmy, które zajmują się sprzedażą, posiadają rozbudowany system księgowy, w którym mogą sprawdzić saldo należności wymagalnych oraz ocenić, kiedy dojdzie do ich przekroczenia. Jeśli zależy nam na dobrej współpracy z kontrahentem, a co za tym idzie – utrzymaniu płynności finansowej przedsiębiorstwa, warto zastanowić się nad wprowadzeniem monitoringu płatności. Pozwala ona na kontrolę wpływu należności nie tylko dzięki przypominaniu o terminach wymagalności faktur, ale także weryfikacji ich poprawności (danych adresowych, numerów NIP, terminów płatności), czy też potwierdzeniu odbioru faktury przez drugą stronę. Monitoring należności zwykle prowadzony jest na dwóch etapach. Po pierwsze – są to działania prewencyjne przed upływem terminu płatności, czyli przypomnienie o zbliżającym się terminie zapłaty, zapobiegające opóźnieniom w regulowaniu należności. Drugim etapem jest monitoring należności z bardzo krótkim okresem przeterminowania (nie dłużej niż 30 dni od daty upływu wymagalności). Działania firmy monitorującej należności polegają na stałym kontakcie z klientem – częstych rozmowach telefonicznych i wezwaniu do zapłaty. Do głównych korzyści z tego typu usługi należy zaliczyć poprawę płynności finansowej firmy, zwiększenie dyscypliny płatniczej klientów, wykrycie nierzetelnych kontrahentów, obniżenie kosztu obsługi należności (w przypadku niedopuszczenia do windykacji), brak konieczności angażowania własnych pracowników w proces odzyskiwania należności, utrzymywanie pozytywnych relacji z kontrahentami. Każdorazowo sposób monitoringu płatności u danego klienta ustalany jest na podstawie dotychczasowej współpracy z partnerami, specyfiki branży i wartości należności.
Gdy zawiedzie prewencja
Jeśli nie podjęliśmy działań prewencyjnych w odpowiednim czasie lub też okazały się one nieskuteczne, kolejnym etapem, który uchroni nas przed zachwianiem płynności finansowej jest właściwa windykacja zaległych należności. Decyzja o zleceniu działań windykacyjnych zewnętrznemu podmiotowi oraz jego wybór powinny być podyktowane naszymi potrzebami. Dla czystości relacji biznesowych warto zdjąć obowiązek windykowania klientów z pracowników firmy. Wyspecjalizowane podmioty zarządzające należnościami zrobią to szybciej, skuteczniej i w pełni profesjonalnie. Zatrudniają doświadczonych negocjatorów telefonicznych i terenowych, posiadają pełną bazę danych dłużników, znają mechanizmy windykacyjne, a także kwestie prawne z nimi związane. Należy jednak pamiętać, że współczesna, profesjonalna windykacja to już nie tylko ściąganie długów, a kompleksowe zarządzanie należnościami. Im wcześniej zdecydujemy się więc na współpracę z firmą specjalizująca się w tym obszarze, tym łatwiej będzie nam zatrzymać proces współpracy z klientem na etapie prewencji lub na etapie kredytowania. Wówczas nasz klient nigdy nie stanie się naszym dłużnikiem.
Casus Finanse
