Pracownik jako audytor wewnętrzny, czyli jak szybko poprawić działanie firmy

Uporządkowane procesy produkcyjne i biznesowe, dobre wyniki, efektywne zespoły - tak wielu zarządzających ocenia swoje firmy. Czy to jednak oznacza, że tak postrzegane przedsiębiorstwa osiągają założone cele i działają wydajnie? Niekoniecznie. Żeby sprawdzić, czy w pełni wykorzystują swój potencjał, należy przeprowadzić audyt. A ten może okazać się najskuteczniejszy wtedy, gdy zaangażuje wszystkich pracowników.

Każda firma działa w oparciu o kilka filarów - między innymi cele i strategię, zespoły, zasoby techniczne oraz procedury, normy i procesy. Aktualna kondycja przedsiębiorstwa jest wypadkową działania tych elementów. A one są zmienne. Tak samo jak środowisko zewnętrzne, z którym muszą mierzyć się zarządzający.

- Rzadko zdarza się, że firma działa na 100% i nie musi niczego modyfikować w swoim funkcjonowaniu. Wystarczą przestoje spowodowane awarią sprzętu czy źle wykorzystane rozłożenie pracy zespołów, by efektywność przedsiębiorstwa spadła. Do tego dochodzi okresowa konieczność redukcji kosztów, jak choćby taka związana z kryzysami gospodarczymi, która wymaga przeorganizowania i ułożenia procesów na nowo. W takich warunkach nie da się utrzymać optymalnego tempa rozwoju firmy bez dokładnego i bieżącego wglądu w to, co się w niej dzieje i jak pracują wszystkie zespoły oraz kadra kierownicza - mówi Sebastian Młodziński, CEO TIMATE.

Odpowiedzią na te bolączki jest audyt - stały, przeprowadzany na bieżąco i pozwalający na wprowadzenie szybkich zmian w przedsiębiorstwie.

Audyt a kontrola, czyli dlaczego nie należy bać się audytu

O ile jednak zarządzający rozumieją potrzebę przeprowadzania audytu, o tyle pracownicy często się go boją. Przede wszystkim dlatego że audyt utożsamiają z kontrolą, która ma wykazać błędy i nieprawidłowości oraz wskazać miejsca, w których działania firmy odbiegają od założonego stanu.

Audyt działa inaczej. Jego celem jest ocena tego, czy sposób, w jaki funkcjonuje firma, jest optymalny i czy doprowadzi ją do realizacji planów. Audyt odpowiada na kilka kluczowych pytań: czy organizacja pracuje oszczędnie i wydajnie, czy podejmuje racjonalne decyzje, czy osiąga swoje cele? Dodatkowo jednym z efektów audytu jest wskazanie pożądanych kierunków zmian.

Audytor pełni rolę doradczą, nie jest zatem wrogiem, a sprzymierzeńcem i zarządu, i wszystkich pracowników. Dzięki jego podpowiedziom mogą oni zyskać lepsze warunki pracy w lepiej zorganizowanym przedsiębiorstwie.

Proces audytu mogą przeprowadzać osoby z zewnątrz lub zatrudnione w firmie i wyznaczone do pełnienia takiej roli. Najważniejsza jest obiektywność oceny oraz jej regularność.

Nowe technologie, nowe możliwości audytu

Audytorzy nie mają jednak łatwego zadania. Przede wszystkim obserwują firmę tylko w wybranych okresach, zwykle też koncentrują się nie na całości, a na konkretnym procesie, systemie czy produkcie, nie są w stanie zatem zobaczyć wszystkich problemów. Dodatkowo wyzwaniem jest dostęp do odpowiednich danych, które można poddać analizie. W tym przypadku z pomocą przychodzą nowe technologie.

- Na rynku są narzędzia, które wspierają pracę audytorów, pomagają im porządkować dokumentację czy tworzyć raporty. W procesie audytu warto jednak wykorzystać narzędzia i dane, które firma już ma. A nie ma co ukrywać - takich danych jest w przedsiębiorstwach coraz więcej. Mogą być one zaszyte choćby w systemach rejestrujących i monitorujących czas pracy pracowników i dostarczane przez karty dostępowe czy aplikacje służące do delegowania zadań czy komunikacji między zespołami a kierownikami - dodaje Sebastian Młodziński z firmy TIMATE.

Pracownicy są dziś coraz częściej wyposażeni w urządzenia, które wspierają ich działania i są na bieżąco połączone z innymi. Czasem są to smartfony, czasem terminale, czasem identyfikatory. Dzięki nim pracodawcy wiedzą, gdzie znajdują się pracownicy, co robią i ile czasu poświęcają na kolejne zadania.

- Taką wiedzę można wykorzystać w procesie audytu, pozwala ona bowiem lepiej zrozumieć, jak działa firma i jak pracują całe zespoły - wyjaśnia Sebastian Młodziński.

Pracownik motorem pozytywnych zmian w firmie

Jak jednak najefektywniej zastosować takie dane do przeprowadzenia audytu? Łącząc ze sobą wiedzę o zachowaniach pracowników z oceną i motywacją.

- Kiedy stworzyliśmy nasz system TIMATE, służył on przede wszystkim do rejestracji i monitorowania czasu pracy. Zbierał dane na temat czasu pracy, jego wykorzystania, lokalizacji pracowników oraz realizacji przez nich zadań czy wywiązywania się z obowiązku stosowania zasad BHP. Takie dane spływały do systemu na bieżąco i zorientowaliśmy się, że możemy na ich podstawie oceniać pracowników pod koniec każdego dnia w obszarach, które monitorowało nasze rozwiązanie - wyjaśnia Sebastian Młodziński. - Daliśmy naszym użytkownikom również możliwość połączenia ocen z motywacją - za pozytywne oceny pracownicy mogą otrzymywać punkty do premii. A to już w prosty sposób czyni z nich wewnętrznych audytorów w firmach.

Jak to działa? Pracownik każdego dnia otrzymuje oceny, które wyświetlają się na jego karcie. Ma zatem do nich natychmiastowy dostęp. Jeśli ocena jest negatywna, może od razu zareagować. W przypadku, gdy zła nota wynika z jego bezpośrednich działań - lub ich braku - może poprawić swój sposób pracy. Gdy jednak ocena jest niezależna od tego, w jaki sposób wykonuje swoje obowiązki, a wynika ze złej organizacji pracy, np. niedostarczonego na czas towaru, awarii maszyny, konieczności pokonania zbyt dużej odległości między kolejnymi stanowiskami pracy, to pracownik wskaże błąd w procesie. Błąd, który nie pozwala firmie w optymalny sposób osiągać swoich biznesowych celów, a który można szybko poprawić.

- Taki wewnętrzny audyt jest stały, bo oceny i możliwość reagowania na nie pojawiają się codziennie. Jest też skuteczniejszy, bo firma na bieżąco i z wielu różnych źródeł otrzymuje informacje o tym, co działa nieprawidłowo i co można poprawić. Dodatkowo jest znacznie tańszy niż audyt zewnętrzny lub dokonywany przez delegowanych do tej roli pracowników. W tym przypadku audyt jest wartością dodaną innych działań monitorujących procesy w firmie - tłumaczy Sebastian Młodziński.

Wiedza początkiem optymalizacji

Zarządzający, którzy codziennie i bezpośrednio od pracowników dostają informacje o błędach w procesach, mają szansę natychmiast reagować na nieprawidłowości. Dzięki temu nie pozwalają na piętrzenie problemów, tylko rozwiązują je na bieżąco.

Źle zorganizowana praca? Nieodpowiednio przygotowane stanowiska? Zespoły przeciążone lub niedociążone obowiązkami? Maszyny i rampy ustawione w sposób, który naraża pracowników na niebezpieczeństwo? Przedsiębiorcy mogą dowiedzieć się o tym już w momencie pojawienia się problemu. I jak najszybciej go rozwiązać.

- Warto wykorzystać wiedzę, jaką mają pracownicy, i dane, które gromadzą przeróżne systemy wdrożone w firmie, do tego, aby lepiej i efektywniej zarządzać przedsiębiorstwem. Kluczem jest zaangażowanie wszystkich zatrudnionych w proces oceny procesów. Bo tylko zmiana oddolna i zrozumiała dla każdego jest trwała - podsumowuje Sebastian Młodziński z TIMATE

Prowadzenie biznesu wymaga nieustającego monitoringu procesów zachodzących w firmie. W jego realizacji pomagają audytorzy. Nowe technologie pozwalają jednak zaangażować w to działanie wszystkich pracowników i dają zarządzającym narzędzia do wprowadzania pozytywnych zmian każdego dnia.