Prawo

"Pracownik zero". Jak reagować na podejrzenie covid-19 w zakładzie pracy?

Ogłoszony w Polsce 20 marca 2020 r. stan epidemii związanej z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2 zmusił dużą część firm do przejścia na tryb pracy zdalnej, ograniczając tym samym do minimum kontakty między pracownikami.

Jednak, wraz z łagodzeniem obostrzeń dla gospodarki i życia społecznego (tzw. procesem odmrażania), pracownicy coraz chętniej i liczniej wracają do biur. Ponowne zintensyfikowanie kontaktów międzyludzkich – zarówno w pracy, jak i poza nią – przekłada się na zwiększenie ryzyka pojawienia się w zakładzie pracy osoby zakażonej. Wobec tego zagrożenia, pracodawcy muszą starannie przygotować się na powrót pracowników do biur, a także opracować plany reagowania w razie zakażenia COVID-19, pamiętając jednocześnie o zapewnieniuzgodności z prawem podejmowanych działań.

DZIAŁANIA PRACODAWCÓW W KONTEKŚCIE EPIDEMII COVID-19 A OBOWIĄZUJĄCE PRAWO

Trudności praktyczne zaczynają się już na początku drogi. Pracownik nie ma obowiązku przekazania pracodawcy informacji o zakażeniu wirusem SARS-CoV-2. Brak jest również przepisów, które zwalniałyby pracodawców od przestrzegania ograniczeń dotyczących przetwarzania danych osobowych ujawniających stan zdrowia.

W rozumieniu przepisów unijnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych, potocznie zwanego RODO, pozyskiwanie przez pracodawcę informacji na temat stanu zdrowia pracownika stanowi przetwarzanie szczególnych kategorii danych osobowych. Dotyczy to zarówno informacji o rzeczywistym stanie zdrowia (informacji, że pracownik jest zarażony), jak również o objawach, które mogą pośrednio wskazywać na możliwość zakażenia (np. wysoka temperatura, duszący kaszel). RODO zakazuje zbierania danych wrażliwych, chyba że zachodzi wyjątek przewidziany prawem. Tym samym, podjęcie przez pracodawcę takich działań, jak na przykład przeprowadzanie z pracownikami ankiet na temat pogorszenia stanu zdrowia czy zapisywanie pomiaru temperatury ciała przy wejściu do pracy, wymaga zidentyfikowania szczególnej podstawy prawnej. Innymi słowy, pracodawca powinien wskazać konkretny przepis prawa, który upoważnia go do zbierania i korzystania z danych o zdrowiu w określonych celach. Niestety, ani RODO ani polskie przepisy, w tym specustawy przyjęte w związku z epidemią, nie zawierają takiego wyraźnego upoważnienia.

Niektórzy wskazują, że przepisy kodeksu pracy dotyczące zasad bezpieczeństwa i higieny pracy upoważniają – a nawet zobowiązują – pracodawcę do podejmowania usprawiedliwionych działań służących zapobieganiu zachorowaniom na COVID-19 wśród załogi. Przepisy te są jednak bardzo ogólne, stąd taka interpretacja budzi wątpliwości co do zgodności z przepisami RODO. Na takie ryzyko wskazywał Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych w swoich komunikatach. Prezes UODO uważa, że podstawą zbierania danych o zdrowiu pracowników powinny być wytyczne lub decyzja upoważnionego organu inspekcji sanitarnej. Co istotne z punktu widzenia praktyki, wspomniane wyżej decyzje mogą być wydawane także w formie ustnej, a następnie potwierdzane na piśmie, co z pewnością będzie sprzyjać szybkości działania, w szczególności w sytuacji „awaryjnej". Praktyka wydawania takich decyzji przez poszczególne stacje sanitarno-epidemiologiczne nie jest jednak jednolita.

Na marginesie warto wspomnieć, że uzyskiwanie zgody pracowników na przeprowadzanie ankiet lub badania jest w praktyce utrudnione. Aby zgoda była ważna, kodeks pracy wymaga, żeby przekazanie informacji o charakterze wrażliwym (w tym dotyczących zdrowia) następowało zawsze z inicjatywy pracownika.

ZAKAŻENIE COVID-19 W PRACY – I CO DALEJ?

W chwili obecnej* nie obowiązuje ogólny standard określający zasady postępowania pracodawcy w przypadku podejrzenia zakażenia SARS-CoV-2. Wydane wytyczne koncentrują się na wybranych sektorach gospodarki. Wśród nich są wytyczne dotyczące pracowników biurowych. Mimo że moc wiążąca publikowanych na stronach rządowych zaleceń, jak też ich małoprecyzyjne zapisy budzą pewne wątpliwości, należy zdecydowanie rekomendować, aby pracodawcy podejmujący decyzję o powrocie pracowników do biura przygotowali plan powrotu oraz stosowne procedury. Procedury powinny mieć na celu zarówno przeciwdziałanie zakażeniom w miejscu pracy, jak też ustalenie sposobu postępowania w przypadku wystąpienia zakażenia.

Zasady, które warto określić dotyczą w szczególności bezpieczeństwa i higieny pracy w związku ze stanem epidemii. Przykładowo, powinny precyzować, w jaki sposób w warunkach danego zakładu pracy przestrzegać zaleceń co do konieczności utrzymywania odległości między pracownikami, np. w pomieszczeniach socjalnych lub podczas spotkań w biurze. Można rozważyć wprowadzenie systemu pracy rotacyjnej w biurze, aby zmniejszyć liczbę załogi jednocześnie obecną w pomieszczeniach biurowych. Należy też ustalić kwestię dodatkowych środków higieny, dezynfekcji czy też dostępności środków dezynfekujących i tym podobnych kwestii technicznych.

Kolejnym kluczowym elementem jest określenie zasad dostępu do biura. Pracodawcy mają tutaj możliwość zastosowania zróżnicowanych rozwiązań i środków. Niektórzy pracodawcy ograniczają się do poinstruowania personelu o konieczności pozostania w domu w przypadku niepokojących objawów. Szeroko stosowanym rozwiązaniem jest wprowadzenie nieformalnej kwarantanny polegającej na zaleceniu pracy z domu, w przypadku gdy pracownik był na wyjeździe zagranicznym lub są inne okoliczności, wskazujące na podwyższone ryzyko zakażenia. Inni pracodawcy decydują się na wprowadzenie dalej idących środków, w tym kamer termowizyjnych, termometrów bezdotykowych lub kwestionariuszy dla wchodzących na teren biura. Decydując się jednak na takie dalej idące środki bezpieczeństwa, należy pamiętać o zasygnalizowanych wyżej wątpliwościach prawnych. W każdym wypadku ich wprowadzenie powinno zostać poprzedzone analizą w zakresie celowości oraz legalności przyjmowanych rozwiązań.

Newralgicznym punktem w procesie przygotowania firmy na powrót pracowników do biura powinno być również ustalenie zasad postępowania na wypadek podejrzenia zakażenia w miejscu pracy. W trakcie prac nad stosowną procedurą w tym zakresie należy umiejętnie wyważyć z jednej strony – potrzebę ochrony zdrowia pozostałych pracowników, z drugiej zaś strony – wymagania prawne dotyczące ochrony prywatności i godności pracownika, którego dotyczy podejrzenie zakażenia. Nie ulega jednak wątpliwości, że w tego rodzaju sytuacji pracodawca nie powinien pozostawać bierny, lecz ciąży na nim obowiązek aktywnego działania.

Pewne szczegółowe wskazówki dają wytyczne Ministerstwa Rozwoju dla zakładów przemysłowych oraz dla biur. Zgodnie z nimi, w razie podejrzenia zakażenia u pracownika pracodawca powinien odsunąć go od pracy oraz zdezynfekować miejsca, w których pracownik przebywał. Ponadto, przedstawiciel pracodawcy powinien niezwłocznie skontaktować się z właściwą jednostką inspekcji sanitarnej i poinformować ją o zdarzeniu, a następnie ściśle stosować się do wydawanych instrukcji i poleceń. W razie uzyskania od organu ustnych instrukcji, należy dążyć do udokumentowania podjętych działań oraz uzyskania pisemnego potwierdzenia dyspozycji wydanych przez urzędnika.

PODSUMOWANIE

Wprowadzony na terytorium Polski stan epidemii stanowi niewątpliwie ogromne wyzwanie dla pracodawców. Pracodawcy powinni zachować szczególną ostrożność podejmując działania związane z przeciwdziałaniem rozprzestrzenianiu się COVID-19 oraz na bieżąco monitorować wydawane przepisy i zalecenia.

*Niniejszy artykuł został przygotowany w oparciu o stan prawny na dzień 30 lipca 2020 r.

Autorzy:
Magdalena Kogut-Czarkowska, Counsel, Baker McKenzie Krzyżowski i Wspólnicy sp.k.

Marcin Fiałka, Associate, Baker McKenzie Krzyżowski i Wspólnicy sp.k.