Przechowywanie dokumentacji księgowej

Zagadnienie przechowywania dokumentacji księgowej w sposób szczegółowy uregulowane jest w ustawie
z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330 – j.t.), zwaną dalej „ustawą o rachunkowości”. Problematyka ta nieodzownie wiąże się z takimi kwestiami, jak miejsce i sposób jej gromadzenia, konieczność zapewnienia ochrony danych zawartych w treści dokumentacji, metody jej udostępniania, jak również okresy przechowania.

Co do zasady, dokumentację księgową, tj. dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne, jak również zatwierdzone sprawozdania finansowe za dany rok obrotowy, w tym również sprawozdania z działalności jednostki, dokumentację przyjętych zasad rachunkowości oraz księgi rachunkowe przechowuje się w jednostce w oryginalnej postaci.

Dokumentację przechowywać należy w ustalonym porządku, dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na jej łatwe odszukanie. Z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki, po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego treść dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych. Warunkiem stosowania tej metody jest jednak posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku.

Dokumentacja księgowa może być także przechowywana poza jednostką, o ile zostanie przekazana do przechowania podmiotowi świadczącemu usługi w zakresie przechowywania dokumentów.

Odnosząc się do kwestii ochrony dokumentacji, zwrócić należy uwagę, że zgodnie z art. 71 ust. 1 ustawy o rachunkowości, dokumentację księgową trzeba przechowywać w sposób uniemożliwiający niedozwolone zmiany, nieupoważnione rozpowszechnianie, uszkodzenie lub zniszczenie. Z kolei, w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera, ochrona danych powinna polegać na stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych, na systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów, oraz na zapewnieniu ochrony programów komputerowych i danych przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem. W przypadku, natomiast, gdy system ochrony zbiorów danych rachunkowości, utrwalonych na informatycznych nośnikach, nie spełnia opisanych powyżej wymagań, zapisy te powinny być wydrukowane nie później niż na koniec roku obrotowego.

Spośród przewidzianych przez ustawę o rachunkowości okresów przechowywania dokumentacji księgowej, wyróżniają się zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe, podlegają one bowiem trwałemu przechowywaniu. Pozostałe zbiory przechowuje się, co do zasady, przez okres co najmniej pięciu lat. Przy czym, okres ten oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą.

Udostępnienie do wglądu osobie trzeciej zbiorów lub ich części jest możliwe, przy czym, jeżeli ma to nastąpić na terenie jednostki, wymaga zgody jej kierownika lub osoby przez niego upoważnionej. Poza siedzibą zarządu (oddziału) jednostki – wymaga pisemnej zgody kierownika jednostki oraz pozostawienia w jednostce potwierdzonego spisu przejętych dokumentów.

Po zakończeniu działalności dokumentację księgową, zgodnie z art. 76 ust. 1 ustawy o rachunkowości, przechowuje wyznaczony podmiot, przy czym, o miejscu jej dalszego przechowywania należy powiadomić sąd rejestrowy lub Centralną Ewidencję i Informację o Działalności Gospodarczej oraz urząd skarbowy. Natomiast w przypadku zakończenia działalności jednostki w wyniku połączenia z inną lub przekształcenia formy prawnej, dokumentację księgową przechowuje jednostka kontynuująca działalność.

Noemi Chudzik, LL.M. radca prawny, Partner w „Chudzik i Wspólnicy Radcowie Prawni” sp.p.