Przemiany w outsourcingu księgowym: aktualne wyzwania i technologiczne innowacje

Jaki wpływ na outsourcing księgowy w Polsce ma aktualna transformacja technologiczna? Przedstawiamy analizę zarówno wyzwań, jak i nowych możliwości, które proces ten stawia przed firmami.

Współczesne przedsiębiorstwa funkcjonują w dynamicznym otoczeniu makroekonomicznym i podlegają ciągłym przeobrażeniom, aby pozostać konkurencyjne i nie zostać wypchnięte z rynku przez inne podmioty z branży. Nieustanne poszukiwanie nowatorskich rozwiązań w obszarze oferowanych produktów, sposobie organizacji, ograniczeniu kosztów oraz budowanie efektywności to podstawowy krąg zainteresowań osób odpowiedzialnych za zarządzanie biznesem.

Jednocześnie, zmieniające się wymogi w zakresie danych dostarczanych administracji publicznej powodują, że organizacje muszą jeszcze bardziej przyspieszyć transformację technologiczną, aby być w stanie wywiązać się z ciążących na nich obowiązków publiczno-prawnych.

Powyższe czynniki wpływają na oczekiwania, jakie przedsiębiorstwa formułują wobec dostawców usług outsourcingowych w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, rozliczeń podatkowych i raportowania – zarówno dla celów kontrolingowych, jak i do instytucji zewnętrznych.

Elastyczność w świecie cyfrowego biznesu

Coraz częściej powstają wewnętrzne zcentralizowane zespoły księgowe, które obsługują wszystkie lub wybrane kraje używając globalnych systemów klasy ERP (ang. Enterprise Resources Planning, kompleksowe planowanie zasobów przedsiębiorstwa; przyp. red.). Powoduje to, że format danych przekazywanych do podmiotów zewnętrznych, które zapewniają tzw. lokalny compliance, uległ znaczącemu przeobrażeniu. Forma papierowa odeszła szczęśliwie w zapomnienie i została zastąpiona przez dane w różnorakiej formie elektronicznej – od dokumentów pdf po bardziej lub mniej ustrukturyzowane dane, których źródłem są systemy finansowe klientów.

Dodatkowo zmienił się zakres oczekiwanych usług – z tradycyjnego prowadzenia ksiąg na różne co do zakresu usługi compliance. Mogą one dotyczyć wybranych podatków, sprawozdań finansowych czy tzw. podwójnej księgowości, która umożliwia posiadanie ksiąg rachunkowych zgodnych z wymogami lokalnymi i spełnienia wymogów raportowania w zakresie SAF-T (ang. Standard Audit File of Tax, międzynarodowy standard elektronicznego przesyłania danych księgowych z przedsiębiorstw do krajowych organów podatkowych; przyp. red.).

Firmy z szeroko pojętej branży outsourcingu księgowego muszą wykazać się dużym wyczuciem rynku i elastycznością, aby dostosować się do nowych wyzwań.

W praktyce oznacza to odpowiedź na pytanie, jakich usług będą oczekiwali ich klienci oraz jak można je dostarczyć w najbardziej efektywny i bezpieczny sposób? Bezpieczeństwo jest bardzo ważnym czynnikiem z co najmniej dwóch przyczyn – outsourcer ma dostęp do poufnych danych klientów, a ponadto przygotowuje dane finansowe i podatkowe, które są skierowane do użytkowników zewnętrznych i co do których zastosowanie mają wymogi formalno-jakościowe, za które potencjalnie – wraz z klientem – ponosi odpowiedzialność.

Narzędzia w służbie automatyzacji

Z pomocą w odnalezieniu się w tym wymagającym środowisku przychodzi technologia i nowe narzędzia – zarówno te pozyskiwane z zewnątrz, ale też te budowane własnymi siłami, wewnątrz organizacji. Trudno wyobrazić sobie nowoczesnego dostawcę usług księgowych, który nie miałby w swoich szeregach developera lub programisty wspierającego poszukiwania rozwiązań służących automatyzacji, szybkiego i efektywnego pozyskiwania danych, ich obróbki, dostosowywania do określonych wymagań i formatów. Wiele manualnych dotąd procesów zastępuje się automatyzacjami, które są „szyte na miarę”, w zależności od potrzeb. Pozyskiwanie i rejestrowanie dokumentów księgowych, weryfikacja podatników na białej liście, automatyczne dołączanie załączników do zapisów księgowych, generowanie, wysyłka deklaracji podatkowych wraz z pozyskaniem UPO, sprawdzanie poprawności numerów NIP, zautomatyzowanie komunikacji z kontrahentami – to tylko kilka przykładów rozwiązań RPA, jakie mogą mieć do dyspozycji księgowi.

W naszej organizacji wychodzimy z założenia, że zaangażowanie personelu w proces zmian jest kluczowe. To właśnie osoby wykonujące dane czynności przy obsłudze operacyjnej klienta są niejednokrotnie doskonałym źródłem pomysłów, jak można dany proces zoptymalizować. Wzmacnianie poczucia sprawczości pracowników i przekonania, że ich pomysły mogą przyczynić się do usprawnienia pracy – nie tylko ich własnej, ale i całej organizacji – jest bardzo ważnym elementem wspomagającym rozwój firmy oraz wewnętrzną motywację do rozwoju osobistego.

Zgodnie z tą filozofią, wsłuchując się w potrzeby pracowników i szukając nowych rozwiązań, powstało jedno z naszych autorskich narzędzi. Jego celem jest przyspieszenie i ułatwienie codziennej pracy zespołów księgowych poprzez, między innymi, umożliwienie komunikowania się z systemem księgowym z poziomu programu Excel. Dzięki temu narzędziu księgowy może samodzielnie wgrać do systemu dane otrzymane od klienta – nawet gdy wymagają one przetworzenia do odpowiedniego formatu importu.

Z drugiej strony, dzięki zaszytym funkcjonalnościom Excel, które są uproszczone i dostępne, za pomocą jednego kliknięcia możliwe jest pobranie danych z systemu księgowego w przyjaznym formacie umożliwiającym dalszą pracę. Za pomocą narzędzia księgowy może również nawiązać połączenie z witrynami zewnętrznymi i pobrać interesujące go dane, niezbędne w codziennej pracy – takie jak na przykład kursy NBP.

Te wszystkie funkcjonalności są dostępne w jednym miejscu, co powoduje, że nie trzeba przełączać się pomiędzy różnymi aplikacjami, aby wykonać wymagane czynności.

Human touch w erze technologii

Nawiązując do przysłowia „nie ma róży bez kolców” – wprowadzanie usprawnień, nowych rozwiązań technologicznych ma i problematyczne aspekty. Po pierwsze wymaga nakładów finansowych, planowania działania w różnych horyzontach czasowych, na różnych polach i wypracowania wizji świadczonych usług w dającej się przewidzieć perspektywie. Drugi aspekt nawiązuje bardziej do czynnika ludzkiego – gotowości na zmianę, otwartości na „nowe”, elastyczności w szukaniu rozwiązań.

Pokolenie Z ma naturalnie większą otwartość na nowinki technologiczne i automatyzacja pracy idzie w parze z oczekiwaniami tej grupy zawodowej, która chce wykonywać czynności analityczne, kreatywne, a nie odtwórcze i powtarzalne. Natomiast przed pracownikami, którzy mają dłuższy staż w księgowości, sięgający często 20-30 lat, stoi inne wyzwanie. Bez wątpienia ich atutem jest doświadczenie, wiedza, którą w tej branży buduje się latami, ale musi ona zostać uzupełniona o umiejętności narzędziowe, bez których trudno się w obecnych realiach odnaleźć i pozostać w zawodzie.

Te spostrzeżenia znajdują odzwierciedlenie w raporcie Światowego Forum Ekonomicznego „Future of Jobs Report 2023”. Zgodnie z nim 44% kluczowych umiejętności pracowników będzie musiało ulec zmianie w ciągu następnych pięciu lat. Dlatego też aż 81% organizacji w swoich założeniach strategicznych dotyczących zatrudnienia wymienia inwestowanie w szkolenie i naukę w miejscu pracy, i prawie tyle samo (80%) – przyśpieszenie automatyzacji procesów, a 45% – odchodzenie personelu od ról znikających i obejmowanie ról wschodzących. Czy nie brzmi to jak niekończąca się zmiana, z którą trzeba się co najmniej oswoić, a najlepiej zaprzyjaźnić?

Outsourcing usług księgowych to doskonały przykład zachodzącej rewolucji, której głównym faktorem jest transformacja technologiczna oddziałująca na wiele newralgicznych aspektów dla tej branży. Jedna z kluczowych kompetencji na przyszłym rynku pracy, którą wymienia wiele badań – „ciekawość i uczenie się przez całe życie”, materializuje się na tym rynku już tu i teraz.

Autor: Barbara Pawłowska, Senior Menedżerka w Dziale Optymalizacji i Innowacji Mazars w Polsce

Artykuł pochodzi z magazynu:
FOCUS ON Business #14 January-February (1/2024)