Przemyślany outsourcing

Firmy skupiają się raczej na ograniczaniu planów i szukaniu oszczędności. Przykłady branży budowlanej pokazują przy tym, że nie tylko umowa, ale nawet jej wykonanie nie daje jeszcze pewności uzyskania zapłaty. Tego rodzaju sytuacje powodują, że przedsiębiorstwa szukają sposobu na maksymalne ograniczenie ryzyka dotyczącego planowanych inwestycji. Jedną z takich możliwości jest outsourcing.

Pozwala on na współpracę z podwykonawcą i elastyczne dopasowanie zasobów zarówno w okresach hossy jak i kryzysu. Należy jednak pamiętać, że wybór usługodawcy nie może być dziełem przypadku, ale przemyślaną decyzją biznesową.

Najczęstszym powodem korzystania z usług zewnętrznych firm jest, obok aspektu ekonomicznego, posiadanie przez zewnętrznych specjalistów większej wiedzy fachowej oraz możliwości przeprowadzenia procesu w sposób bardziej efektywny. Warto jednak przed podpisaniem umowy to sprawdzić.

- Same referencje i portfolio klientów są dość ogólne i nie zawsze odzwierciedlają rzeczywiste możliwości zewnętrznego wykonawcy. Powinien on wykazać się dogłębną wiedzą o uwarunkowaniach panujących w branży, a także specyficznych wymogach wynikających z procesów, procedur czy przepisów prawa, które są istotne dla klienta. Dobry dostawca zada szereg szczegółowych pytań, z których może wynikać, że zna i rozumie otoczenie, w którym funkcjonuje zleceniodawca – mówi Michał Klincewicz z Branch Brothers, firmy świadczącej usługi z zakresu badania i kreowania przestrzeni handlowo-usługowych jako punktów służących skutecznej komunikacji z klientem.

Z kolei Michał Matłoka z firmy Inventory Solutions, zajmującej się outsourcingiem usług inwentaryzacji, podkreśla także, że warto wybierać dostawców świadczących usługi dla przedsiębiorstw z różnych branż. Realizacja zleceń dla firm z kilku sektorów może świadczyć o lepszym, bo szerszym rozumieniu mechanizmów rynku. Kolejnym czynnikiem zwiększającym szanse na to, że zewnętrzny wykonawca w sposób profesjonalny wywiąże się ze swoich zadań, jest dysponowanie przez niego odpowiednim zapleczem organizacyjno-administracyjnym i technicznym. Oznacza to, że w zależności od projektu musi on być w stanie zapewnić np. odpowiednie narzędzia teleinformatyczne czy określony sprzęt techniczny i osoby go obsługujące oraz wsparcie kadrowo-księgowe, co ułatwia realizację oraz rozliczanie procesu i odciąża klienta.

Dobra firma to elastyczna firma

Warto zatem, aby przedsiębiorstwo przed rozpoczęciem współpracy oceniło, czy oferta przedstawiona przez dostawcę usługi odpowiada na jego rzeczywiste potrzeby. Kolejnym etapem jest zweryfikowanie, czy przedstawiciele podwykonawcy dysponują odpowiednimi kompetencjami, jak np. w przypadku firm świadczących usługi z zakresu księgowości, kadrowo-płacowe czy doradztwa finansowego. Ważne jest, aby wykonawca dysponował efektywnym oprogramowaniem, a przy działaniach z zakresu outsourcingu marketingowo-eventowego, odznaczał się kreatywnością i ciekawym portfolio realizacji.

Czynnikiem, na który zwracają szczególną uwagę eksperci z branży, jest elastyczność dostawcy. Umiejętność szybkiego odpowiadania na zmiany ma natomiast niejednokrotnie kluczowe znaczenie w powodzeniu przedsięwzięcia.

– Podczas realizowanych przez nas projektów kilkukrotnie zdarzyło się, że musieliśmy w krótkim terminie zorganizować np. call center. Reakcja usługodawcy na zmieniające się okoliczności musi być natychmiastowa, w przeciwnym razie nie można mówić o profesjonalnym przygotowaniu do realizacji projektu – mówi Elena Nowak z S&P Partners, spółki prowadzącej działania marketingowe dla firm farmaceutycznych.

W działalności outsourcingowej, niezwykle ważne jest dopasowywanie sposobów działania do specyficznych potrzeb każdego klienta, niezależnie od jego wielkości. Nawet jeżeli wiele procesów pozwala na zastosowanie pewnych schematów, szczegóły powinny być dopasowane do indywidualnego projektu. Ważne jest, aby firma outsourcingowa podejmując współpracę potrafiła dopasować rozwiązania do charakteru działalności klienta.

Ważna koordynacja i komunikacja

Coraz częściej firmy mogą skorzystać z usług grup, które oferują kompleksową realizację procesów. W tej sytuacji jeszcze bardziej, niż w przypadku pojedynczej spółki, znaczenia nabiera dobra koordynacja działań.

– Zasadniczym elementem, pozwalającym w początkowej fazie uwiarygodnić partnera biznesowego jest jakość komunikacji, w szczególności chęć i umiejętność analizy potrzeb klienta. W tym miejscu szczególnie przydaje się doświadczenie w realizacji podobnych projektów, gdyż pozwala właściwie zaplanować proces komunikacji również na wypadek zaistnienia sytuacji problematycznych – podkreśla Piotr Buczyk, członek zarządu Upright Group, świadczącej usługi outsourcingu procesów biznesowych. Kompleksową obsługę przedsiębiorstwa ułatwia wcześniejsze zdefiniowanie zakresu odpowiedzialności stron, co jest szczególnie istotne w momencie współpracy z dużymi organizacjami. Ważne jest również określenie poziomu jakości oczekiwanego przez firmę outsourcującą proces oraz opracowanie na początku współpracy scenariuszy działań w sytuacjach awaryjnych. Dobrym rozwiązaniem jest także spotkanie przed rozpoczęciem prac z proponowanymi przedstawicielami outsourcera, którzy będą wykonywać zadania na rzecz usługobiorcy.

Skuteczny proces outsourcingu musi być poprzedzony rzetelną analizą potrzeb przedsiębiorstwa, a następnie wyselekcjonowaniem właściwego partnera, dysponującego odpowiednimi zasobami i doświadczeniem. Taka konfiguracja, wraz z precyzyjnie zdefiniowanymi zasadami współpracy, regułami komunikacji i postępowania w sytuacjach awaryjnych, determinuje możliwość realizacji celów biznesowych poprzez szybkie i skuteczne dostosowanie się do dynamicznej sytuacji w gospodarce. Umiejętność elastycznej reakcji na zmieniające się realia rynkowe jest jednym z kluczowych czynników sukcesu w każdej rzeczywistości, a tym bardziej w sytuacji kryzysu gospodarczego.

Upright Group