Rejestracja Czasu Pracy - technologie w służbie pracodawcom
Na co dzień właściciel firmy boryka się z problemami różnej natury – w skutecznie działającym przedsiębiorstwie niezbędny jest więc system do zarządzania sprzedażą, oprogramowanie biurowe, system umożliwiający wystawianie faktur czy monitorujący rozliczenia z Klientami. Bardzo rzadko jednak korzysta się z narzędzi, które pozwalają na zautomatyzowanie rejestracji czasu pracy, a przecież codzienne funkcjonowanie firmy to również problemy związane z ewidencją pracy zatrudnionych w niej osób. Tradycyjne listy obecności coraz częściej nie wystarczają. Jak wynika z przeprowadzonych badań – Polacy deklarują, że spędzają w pracy co najmniej 40 godzin tygodniowo. W parze z tym nie idzie jednak efektywność. Z danych OECD (Organizacji Współpracy Gospodarczej i Rozwoju) wynika, że wydajność pracowników w Polsce wynosi zaledwie 66,7% średniej dla wszystkich krajów Unii Europejskiej.
Do tej pory nieodzownym elementem porannego przyjścia do pracy było podpisanie listy obecności czy „odbicie” karty pracowniczej. Tymczasem częstą praktyką jest pozostawianie swojej karty koleżance lub koledze z biura. Wystarczy wyjść z pracy godzinę wcześniej raz w tygodniu, aby w ciągu roku uzbierał się tydzień, który zamiast na wykonywanie obowiązków zawodowych, przeznaczany jest na załatwianie prywatnych spraw.
Jak połączyć więc interesy pracodawcy i pracownika?
Warto zainwestować w system, który wspiera automatyzację całodniowego funkcjonowania zatrudnionych osób w przestrzeni biura/fabryki czy magazynu. Pracodawca otrzymuje dzięki temu informację o tym, kiedy zatrudnione osoby pojawiają się w pracy, kiedy swoje stanowisko opuszczają, a za sprawą wygenerowanych raportów może szybko i sprawnie dokonać stosownych rozliczeń. Systemy RCP (Rejestracji Czasu Pracy) umożliwiają przetwarzanie, jak i podgląd danych w czasie rzeczywistym. Z każdego miejsca pracodawca wyposażony w dostęp do Internetu może monitorować czas pracy, mieć wgląd w listy obecności, a także wygenerować raport dotyczący aktywności konkretnej osoby na przestrzeni ostatnich dni, tygodni czy miesięcy.
Do identyfikacji pracowników oraz czasu pracy przedsiębiorstwa wykorzystuje się przeważnie karty zbliżeniowe wraz z opcjonalnym hasłem dostępu. Najnowocześniejsze rozwiązania pozwalają ponadto na wykonanie zdjęcia konkretnej osoby w momencie, gdy pojawia się w okolicy urządzenia rejestrującego (którym może być np. tablet), jak i w momencie gdy opuszcza miejsce pracy.
Ważne, aby wszystkie używane w firmie systemy dostosowane były do wymogów polskiego prawa, co pozwala po pierwsze – na generowanie raportów, które możemy pokazać w przypadku kontroli organu skarbowego lub ubezpieczeniowego, ale również – zapewnia pełnię bezpieczeństwa na co dzień.
Marcin Miech – Prezes Zarządu inEwi Sp. z o.o.
