Wiadomości

Różnorodne narzędzia optymalizacji zadań

1 184

Podczas optymalizacji działań przedsiębiorstwa należy sięgać po różnorodne narzędzia, które pozwolą na właściwe określenie obszarów koniecznych do zmiany w cyklach produkcyjnych, a także wdrożenie potrzebnych działań. Jedną z takich metod jest mapowanie procesów biznesowych.

Czym jest Value Stream Mapping i jaka jest jego geneza?

Historia mapowania procesów biznesowych lub inaczej strumienia wartości, czyli z angielskiego Value Stream Mapping, sięga początków lat 80. Została opracowana w państwie, które znane jest z dbałości o wydajność produkcji, czyli Japonii. Stworzyli ją pracownicy motoryzacyjnego giganta, firmy Toyota, którzy w ten sposób chcieli maksymalnie ograniczyć straty w procesie produkcyjnym, by jeszcze bardziej zwiększyć efektywność działań swojego przedsiębiorstwa.

Value Stream Mapping to narzędzie, które ma na celu:

  • ukazanie powiązań między przepływami materiału i informacji w procesie
  • zidentyfikowanie w nim problemów i marnotrawstwa
  • stworzenie krótko i długoterminowego planu optymalizacyjnego
  • zbudowanie podstaw do zarządzania wiedzą w przedsiębiorstwie

Mapowanie strumienia wartości zakłada przedstawienie schematu procesu w sposób graficzny, dzięki czemu łatwiej określić elementy cyklu, które są zbędne i nie przedstawiają wartości dodanej.

Poszczególne fazy

Zasadniczo Value Stream Mapping złożony jest z 3 etapów, pozwalających na skuteczne wyeliminowanie istniejących strat. Są to:

  • Value Stream Analysis – pierwsza faza, która obejmuje przedstawienie w formie graficznej badanych procesów z uwzględnieniem wykorzystywanych technologii, podziału obowiązków w zespole oraz szeregu danych wolumetrycznych np. czasu trwania poszczególnych zadań, liczby błędów itp.
  • Value Stream Design – czyli dogłębna analiza procesów i zidentyfikowanie obszarów do poprawy. Efektem końcowym tego etapu jest wykonanie nowej mapy, która będzie obrazować przyszły, optymalny stan analizowanych procesów,
  • Value Stream Work Plan – przygotowanie mapy drogowej inicjatyw i projektów optymalizacyjnych wraz z analizą korzyści finansowych. Do wdrożenia usprawnień należy zastosować pełną metodologię projektową.

Cel wdrożenia mapowania procesów biznesowych

Metoda VSM jest uniwersalna i ma wiele zastosowań. Ważne, by była używana w konkretnym celu, a materiał procesowy zgromadzony dzięki jej zastosowaniu służył realnej poprawie funkcjonowania organizacji. Mapowanie procesów nie może być celem samym w sobie.

Kilka przykładów zastosowania mapowania strumienia wartości:

  1. optymalizacja i standaryzacja procesów
  2. migracja i centralizacja funkcji wsparcia
  3. wdrożenie systemów / aplikacji IT
  4. automatyzacja / robotyzacja zadań
  5. przygotowanie do outsourcingu procesów