Rozwiązania Business Intelligence - czym są i do czego służą?

Firmy toną w oceanie informacji, które kolekcjonują na temat swoich klientów, konkurencji i globalnych rynków. Wiele z tych danych jest fragmentarycznych, zebranych z różnych źródeł w niespójnych formatach i niezwykle rozproszonych. Sam proces zbierania informacji wewnętrznych, a następnie wydobywania ich z systemów operacyjnych i przekształcania w informacje użyteczne biznesowo jest niezwykle czasochłonny i stanowi bardzo powolny proces dla wielu firm. W nowej gospodarce opartej na wiedzy, dane są podstawą każdej operacji biznesowej, począwszy od kanału dystrybucji przez strategie marketingowe, a skończywszy na ryzyku w zarządzaniu.

Czym właściwie są rozwiązania Business Intelligence i do czego służą?

Systemy klasy Business Intelligence są niczym innym jak hurtownią danych do przechowywania ich w postaci szeregów czasowych. Pozwalają przekształcić dane w użyteczną informację, aby móc podejmować na jej podstawie właściwie decyzje biznesowe. Dane są integrowane z wielu źródeł za pomocą systemu ETL (Ekstrakcja, Transformacja i Ładowanie danych), a następnie umieszczane we wspomnianej hurtowni. Analityka systemów klasy Business Intelligence, to gromadzenie wymagań biznesowych i projektowanie wielowymiarowych modeli danych. Za cały ten proces odpowiada analityk systemów BI, który posiada umiejętność zaprojektowania procesów pozwalających na integrację systemów źródłowych. Rekomenduje także rozwiązanie, które pozwoli firmie poprawić efektywność jej funkcjonowania.

Inteligentne rozwiązania biznesowe stały się najwyższym priorytetem wśród liderów biznesu w ciągu ostatnich kilku lat. Mają one wpływ na zwiększanie efektywności operacyjnej firm i redukcję kosztów, a przy tym na zarządzanie poprawą zysków. Sprawiają, że przedsiębiorstwo staje się bardziej konkurencyjne, dynamiczne i zorientowane na klienta. W połączeniu z szerokim wyborem nowych rozwiązań, produkty BI stają się podobnie niezbędne jak systemy klasy ERP i CRM.

Mateusz Skonieczny, specjalista w zarządzaniu procesami finansowymi w przedsiębiorstwach, wdrażający rozwiązania Business Intelligence twierdzi, że: Jeszcze kilka lat temu wykorzystanie nowoczesnych narzędzi BI było zarezerwowane dla dużych międzynarodowych korporacji. Tymczasem z roku na rok zwiększa się zastosowanie tych narzędzi wśród małych i średnich przedsiębiorstw. Współpracując z firmami coraz częściej spotykam się z zastosowaniem BI w podmiotach o rocznych obrotach oscylujących wokół 10 mln zł. Wynika to z faktu, iż mniejsze firmy coraz częściej identyfikują potrzeby w zakresie monitorowania kondycji swoich przedsięwzięć i pozycji na rynku. Większa świadomość tego faktu podyktowana jest presją konkurencyjności oraz koniecznością dostosowania swoich produktów do rosnących potrzeb odbiorcy końcowego. Oznacza to, że waga informacji w biznesie ma niebagatelny wpływ na powodzenie realizowanych przez firmę strategii działania, niezależnie od ich skali.

Rola systemów Business Intelligence w budowaniu przewagi konkurencyjnej

Według badania firmy EMC w Polsce przeprowadzonego w 2013 roku, analiza wielkich zbiorów danych zaczyna istotnie usprawniać proces podejmowania decyzji. Dowodem na to jest fakt, iż firmy które jako pierwsze wykorzystały rozwiązania do analizy tychże zbiorów, uzyskały znaczną przewagę konkurencyjną i zabezpieczyły swój system przed niepożądanymi cyber zagrożeniami. 36% badanych uważa, że proces podejmowania decyzji w ich firmach można by usprawnić dzięki umiejętniejszemu wykorzystaniu danych. Ta sama liczba respondentów stwierdziła, że specjaliści w ich zespołach wykorzystują rozwiązania do analizy wielkich danych, aby podejmować kluczowe decyzje biznesowe. 19% deklarowało osiągnięcie przewagi nad konkurencją dzięki wykorzystaniu rozwiązań do analizy zbioru danych, a 39% stwierdziło, że firmy osiągną sukces, jeśli będą stosować takie rozwiązania.

Jak zauważa Mateusz Skonieczny: Narzędzia Business Intelligence pozwalają na swoistą kwantyfikację współczesnego biznesu we wszystkich jego aspektach z wykorzystaniem różnych wskaźników. Dzięki temu skraca się okres oczekiwania na krytyczne dane na temat kondycji biznesu, pojawiających się trendów, czy też potencjalnych zagrożeń. Co więcej, kompleksowy i wielopłaszczyznowy BI w firmie daje możliwość synchronizacji przepływu danych w czasie rzeczywistym, co oznacza zdolność monitorowania wszystkich strategicznych dla biznesu parametrów bez ograniczeń czasu i miejsca. Dane bowiem są dostępne online.

Lepszy dostęp do wiedzy o rynku i szybsze decyzje

Badanie „Digital Megatrends 2015” (Oxford Economics), wskazuje na szerokie spektrum korzyści, które wynikają z wdrożenia rozwiązań Business Intelligence w firmach. Około 60% kadry kierowniczej przytacza ich ważną rolę w lepszym zrozumieniu swojego i klientów biznesu. Podobny odsetek jest zdania, że mogą one pomóc im podejmować bardziej strategiczne decyzje i reagować w czasie rzeczywistym na wydarzenia rynkowe. Korzyści te odnoszą się więc do wszystkich aspektów biznesu, niezależnie od jego formatu: zdobycia nowych klientów, zmniejszenia kosztów, eliminacji błędów czy poprawy zarządzania łańcuchem dostaw. Newralgiczne znaczenie ma w tym procesie posługiwanie się przez firmy prawidłowymi danymi – błędy bowiem w tym obszarze mogą mieć krytyczne i długotrwałe dla biznesu skutki. Jak wynika więc z raportu Oxford Economics analityka biznesowa we współczesnym środowisku rynkowym ma praktycznie nieograniczone możliwości wykorzystania, począwszy od zagadnień o charakterze strategicznym, a skończywszy na operacyjnym.

Kluczowe wskaźniki wydajności biznesu

Coraz więcej danych dostępnych do analizy sprawia, że systemy BI muszą być dostosowane do celów biznesowych i aby odnieść sukces należy wiedzieć, które wskaźniki są dla danej firmy najważniejsze. Trzeba mieć jednak na uwadze, że wnioski formułowane na podstawie danych, wynikają nie z pojedynczej analizy statycznej, ale z powtarzających się analiz, scenariuszy "co, jeśli", dając użytkownikom możliwość tworzenia własnych wskaźników.

KPI to kluczowe wskaźniki wydajności biznesu wykorzystywane do oceny czynników, które są strategiczne dla sukcesu organizacji. W Business Intelligence służą one do badania trendów biznesowych i wyznaczania taktycznego kierunku działania. Zanim KPI zostanie zidentyfikowany, muszą być spełnione następujące wymagania :

• należy uprzednio zdefiniować proces organizacyjny;
• określić jasne cele biznesowe;
• dokonać jakościowych i ilościowych pomiarów;
• aktywnie podejść do znalezienia i usunięcia wszelkich rozbieżności w przedsiębiorstwie.

Szybkość, użyteczność, efektywność

Dostęp do wszystkich informacji, na które jest zapotrzebowanie w danym momencie powoduje, że systemy Business Intelligence stają się mocnym wsparciem dla menedżerów wielu działów firm. Dotyczy to w szczególności kierowników departamentów finansów, sprzedaży i IT oraz członków zarządów. Dzięki wykorzystaniu inteligentnych rozwiązań, mają oni możliwość podejmowania decyzji opartych na rzetelnych i aktualnych danych, a dzięki temu szybszej responsywności w sytuacjach kryzysowych. Co więcej dają możliwość planowania z powodzeniem określonych działań, przy pomocy cennej wiedzy odnośnie konkurencji czy przyszłych klientów.

Wykorzystywanie rozwiązań BI daje potężne możliwości w zakresie zwiększania efektywności ogólnej biznesu na poziomie operacyjnym. Pozwala także skutecznie zmitygować krytyczne ryzyka biznesowe oraz istotnie ograniczyć koszty. Jest również doskonałym źródłem wiedzy, dającej podstawę do dywagacji o charakterze strategicznym. Jestem przekonany, że w niedługiej perspektywie systemy BI staną się rozwiązaniem tak powszechnym, jakim z czasem stał się dla wszystkich telefon komórkowy. Rosnąca potrzeba wykorzystania ich jako wsparcie biznesu wskazuje, że jest to zmiana, która stanowi już nie alternatywę a konieczność - konkluduje Mateusz Skonieczny.

Filip Korpała