Rynek BPO według Paula Blackmana Colliers International
Outsourcing&More: Paul, branża BPO w Polsce szybko się rozwija i z pewnością jest jedną z głównych gałęzi przemysłu zainteresowaną nowymi i nowoczesnymi powierzchniami biurowymi. Jaki jest procent tych inwestycji w porównaniu do innych umów najmu?
Paul Blackman: Myślę, że ważne jest, aby podkreślić, że termin BPO oznacza różne rzeczy dla różnych osób, często obejmując ITO (Information Technology Outsourcing) oraz SSC (Shared Service Centers). W Polsce sektor ten jako całość szybko się rozwija, choć firmy z sektora BPO nie zawsze decydują się na prowadzenie swojej działalności w nowych i nowoczesnych powierzchniach biurowych, niektóre wręcz z przyczyn ekonomicznych prowadzą swoją działalność w pomieszczeniach ogólnie słabej jakości. Szacujemy, że między rokiem 2009 a III kwartałem 2012 r., firmy z sektora BPO stanowiły 50% całkowitego wolumenu powierzchni biurowej wynajmowanej w polskich miastach regionalnych.
O&M: Najpopularniejszymi umowami podpisywanymi przez przedsiębiorstwa z branży BPO są długoterminowe umowy najmu – czy możesz nam przybliżyć naturę takich umów? Jaki jest optymalny okres umowy najmu?
PB: Aby udzielić odpowiedzi na to pytanie najpierw należałoby się zastanowić dla kogo – czy dla właściciela nieruchomości, czy dla najemcy. Właściciel zawsze będzie chciał zawrzeć umowę najmu na tak długo, jak to będzie możliwe, najlepiej na 10 lat bez możliwości rozwiązania umowy przez najemcę, gdyż taka umowa będzie wtedy maksymalizować wartość inwestycji, budynku. Dla najemcy z sektora BPO świętym Graalem jest całkowita elastyczność, tj. możliwość powiększenia czy zmniejszenia wynajmowanej powierzchni biurowej w każdym czasie trwania umowy, w zależności od liczby zatrudnionych pracowników.
Można to osiągnąć przez wprowadzenie do umowy najmu zapisów o możliwości rozwiązania umowy, powiększenia lub zmniejszenia wynajmowanej powierzchni czy prawa pierwszeństwa najmu.
Zawsze jednak uzgodniona struktura umowy najmu jest kompromisem, wypracowanym między tymi dwoma rozbieżnymi aspiracjami. Minimalny czas najmu, który zazwyczaj większość właścicieli budynków będzie skłonna zaakceptować to 3 lata, podczas gdy maksymalny czas najmu, do którego większość najemców BPO zazwyczaj się zobowiązuje to 7 lat z możliwością zmiany warunków umowy po 5 latach. Najemcy powinni jednak pamiętać, że elastyczność ma swoją cenę i że im dłuższy okres najmu, tym atrakcyjniejsze będą warunki handlowe proponowane przez właściciela. Warto również wspomnieć, że w Polsce są najemcy BPO, którzy zdecydowali się na kupno, a nie najem lokali biurowych, mimo że oznacza to znacznie dłuższe zobowiązanie niż umowa najmu.
O&M: Colliers jest jedną z wiodących firm specjalizujących się w doradztwie na rynku nieruchomości. Opowiedz nam trochę o charakterze usług doradczo-konsultingowych, które świadczy Colliers.
PB: Obecnie zatrudniamy w Polsce ponad 200 ekspertów świadczących pełen zakres usług związanych z nieruchomościami, za wyjątkiem rynku mieszkaniowego. Colliers oferuje pełen wachlarz usług dla użytkowników nieruchomości, właścicieli i inwestorów na całym świecie, w tym z zakresu rozwiązań korporacyjnych, pośrednictwa przy transakcjach sprzedaży i najmu, zarządzania nieruchomościami i aktywami, zarządzania projektami, sprzedaży i kupna działek inwestycyjnych oraz doradztwa inwestycyjnego, wyceny nieruchomości, bankowości hipotecznej oraz badań rynkowych. Colliers International działa na polskim rynku od 1997 r. Firma nasza posiada również zespół, którego jestem dyrektorem, dedykowany doradztwu na rzecz najemców z sektora BPO przy formułowaniu i wdrażaniu ich strategii nieruchomości biurowych w Polsce.
Rodzaj usług świadczonych na rzecz najemców BPO zależy od tego, czy dany najemca ustanowił już swoją obecność na polskim rynku. Dla podmiotów, które już ją ustanowiły naszym głównym celem jest, aby wynajmowane powierzchnie biurowe najlepiej spełniały ich potrzeby biznesowe. Wspólnie z najemcami pracujemy nad strategiami rozszerzenia ich działalności albo w dotychczasowym miejscu jej prowadzenia lub poprzez przeniesienie czy zmniejszenie ich działalności biznesowej, poprzez negocjowanie z istniejącym właścicielem nieruchomości lub poprzez podnajem nadwyżki ich powierzchni biurowej.
Naszym celem jest podpisanie takich umów najmu, które zmaksymalizują elastyczność najemcy odnośnie zwiększenia lub zmniejszenia metrażu wynajmowanej powierzchni, jednocześnie ograniczając średni roczny koszt utrzymania stanowiska pracy jednego pracownika przez okres najmu.
Firmom z sektora BPO, które nie są obecne na polskim rynku, oferujemy usługi doradcze dotyczące różnych regionalnych rynków powierzchni biurowych, jak również rozległą wiedzę na temat czynników demograficznych i infrastruktury. Jesteśmy również w stanie przedstawić takie firmy odpowiednim krajowym i lokalnym wewnętrznym agencjom inwestycyjnym w celu umożliwienia im znalezienia najbardziej dla nich odpowiedniej lokalizacji w Polsce.
Po dokonaniu wyboru odpowiedniej lokalizacji możemy przejść do bardziej tradycyjnych aspektów wyboru nieruchomości i negocjacji. Na dzień dzisiejszy szacujemy, że doradzaliśmy 28 polskim firmom BPO w transakcjach najmu nieruchomości o łącznej powierzchni biurowej 150 000 m2.
O&M: W relacji między wami, deweloperem i klientem istnieje wiele etapów współpracy. Czy możesz opisać jak wygląda taka współpraca i jakie są typowe etapy procesu negocjacji?
PB: Generalnie, kiedy firma planuje na przykład wynajęcie nowego biura, wyróżniamy 4 główne etapy takiej transakcji, przy których oczywiście doradzamy. A mianowicie są to:
Etap 1: Zbadanie obecnej sytuacji lokalowej klienta oraz analiza rynku
Pierwszy etap polega na zrozumieniu i zorientowaniu się w obecnej sytuacji klienta odnośnie zajmowanych przez niego pomieszczeń biurowych oraz uzyskaniu informacji na temat jego celów na przyszłość.
Etap ten obejmuje również zapoznanie się z umową najmu, która obecnie wiąże klienta, aby dowiedzieć się między innymi, jaka jest data wygaśnięcia umowy, okres jej wypowiedzenia, warunki dotyczące władania lokalem po jej wygaśnięciu oraz wszelkie wymogi dotyczące przywrócenia pomieszczeń do stanu zastanego.
Następnie, w wyniku pracy z klientem tworzony jest dokument, który nazywamy Analizą Potrzeb. Dokument ten określa kryteria, według których będziemy szukać nowej lokalizacji dla klienta. Między innymi są to: wymagana powierzchnia, wymagania odnośnie miejsc parkingowych, wszelkie szczegółowe wymagania techniczne, potrzeby oznakowania zewnętrznego oraz względy środowiskowe.
Jeśli chodzi o wymagania dotyczące powierzchni klient proszony jest o przedstawienie nam szczegółowego zestawienia uwzględniającego jego potrzeby w tym zakresie. Zazwyczaj brane są pod uwagę: kategorie pracowników i to jak dużej powierzchni potrzebują – czy pomieszczenia mają być dla jednej czy dwóch osób, czy może klient woli otwartą przestrzeń; jakie są zasady dotyczące efektywności zajmowanej powierzchni.
Klient musi również przedstawić nam informacje dotyczące innych potrzebnych mu pomieszczeń, takie jak liczba i wielkość sal konferencyjnych i serwerowni, pomieszczeń przeznaczonych na archiwizację dokumentów, stołówek pracowniczych i tzw. break-out-areas. Następnym krokiem jest przygotowanie szczegółowego harmonogramu, który będzie określał różne kroki, jakie będą musiały być podjęte w trakcie procesu przejęcia budynku oraz to kto jest za nie odpowiedzialny – klient, konsultant czy osoby trzecie.
Po przygotowaniu szczegółowej analizy potrzeb i harmonogramu działań przystępujemy do sondowania rynku w celu stworzenia pierwszej wstępnej listy budynków potencjalnie odpowiadającym ustalonym kryteriom. Czasami jest to aż 20 różnych budynków, więc na koniec Etapu 1, przeglądamy razem z klientem listę budynków i porównujemy ich parametry z jego potrzebami w celu dopracowania wstępnej selekcji obiektów, które będą oglądane i do których zostaną wysłane formalne RFP (Request for Proposal – Zapytanie ofertowe). Zazwyczaj początkowa lista budynków branych pod uwagę zawiera od 5 do 8 budynków.
Etap 2: Oglądanie lokalizacji, RFP oraz przygotowanie wstępnej listy wyselekcjonowanych lokali
Etap 2 obejmuje oglądanie budynków umieszczonych na wstępnej liście opcji branych pod uwagę oraz potwierdzenie przez klienta, że są to te budynki, których deweloperzy mają otrzymać dokument RFP. RFP jest bardzo szczegółowym siedmiostronicowym dokumentem przekazywanym do wypełnienia wszystkim deweloperom ze wstępnej listy. W RFP należy udzielić odpowiedzi na pytania dotyczące różnych kwestii, poczynając od proponowanych warunków handlowych poprzez możliwości elastyczności zawierania umowy najmu a kończąc na wyszczególnieniu ekologicznych atutów danego budynku.
Wśród najemców istnieje tendencja do zbyt nadmiernego koncentrowania się na stawkach czynszu za m2, podczas gdy to, na co naprawdę powinni zwracać uwagę to roczny koszt utrzymania stanowiska pracy dla jednego pracownika. Niektóre budynki są bardziej wydajne niż inne, więc na tym etapie prosimy deweloperów o przygotowanie przykładowego planu przestrzennego pokazującego minimalną ilość miejsca dostosowanego do wymogów przestrzennych najemców, przy jednoczesnym przestrzeganiu korporacyjnych wymagań najemców dotyczących powierzchni biurowej przypadającej na jednego pracownika i specyfikacji technicznych budynku.
Po otrzymaniu odpowiedzi na RFP i planów przestrzennych rozpoczyna się proces ich analizy w celu ułożenia rekomendowanej ostatecznej listy budynków branych pod uwagę. Odpowiedzi RFP są oceniane na podstawie listy 20 kryteriów oceny i według ich znaczenia dla klienta. Oczywiście najważniejszym spośród wszystkich kryteriów jest zazwyczaj finansowy aspekt transakcji, ale są wśród nich również takie kryteria jak reputacja i osiągnięcia dewelopera, elastyczność umowy najmu w zakresie terminu jej rozwiązania (break option), opcji rozszerzenia powierzchni najmu (expansion option), opcji zmniejszenia powierzchni najmu (reduction option) oraz specyfikacji technicznej budynku. Analiza finansowa jest zazwyczaj przeprowadzana biorąc pod uwagę okres 5 lat i brane są pod uwagę wszystkie aspekty kosztowe planowanej transakcji. Następnie, klientowi przedstawiane są wyniki analizy, które będą wykorzystane przy wyborze ostatecznej listy budynków branych pod uwagę. Zwykle są to 2 lub 3 budynki, których najem będzie rozważany w Etapie 3.
Etap 3: Negocjacje handlowe, podejmowanie decyzji i podpisanie listu intencyjnego
Etap 3 to seria równoległych negocjacji handlowych z deweloperami lokali znajdujących się na ostatecznej wstępnej liście lokali branych pod uwagę (tzw. Final Shortlist), które mają na celu wyłonienie zwycięzcy, z którym zostanie podpisany list intencyjny. Negocjacje handlowe mają na celu przyciśnięcie dewelopera, aby zaproponował nam najlepsze warunki zarówno finansowe jak i te, które nie mają takiego charakteru. Najlepsze wyniki negocjacji osiąga się zazwyczaj dzięki systematyczności i odpowiedniemu założeniu oczekiwań klientów, ale nie bez znaczenia jest również otwarta komunikacja z deweloperami i wyjaśnianie dlaczego zależy nam na konkretnym punkcie umowy i dlaczego jest on tak ważny dla naszego klienta.
Jak już wspomniałem, ostatecznie uzgodnione warunki handlowe są kompromisem osiągniętym przez strony dążące do rozbieżnych celów, ale zazwyczaj wyłania się zwycięzcę, czyli budynek, który najlepiej spełnia wszystkie zidentyfikowane oczekiwania i potrzeby najemcy za rozsądną cenę.
Ważne jest, aby pamiętać na tym etapie, że najemcy nie zawsze wybierają najtańszą opcję. Rozsądni najemcy zdają sobie sprawę, że elastyczność i jakość mają swoją wartość i zwykle gotowi są za to zapłacić, oczywiście w granicach rozsądku. Jedną z najtrudniejszych części tego etapu są negocjacje dotyczące wyposażenia pomieszczeń, czyli głównie, kto jest za to odpowiedzialny, a co ważniejsze, kto za to zapłaci. Jest to prawdopodobnie najbardziej czasochłonny aspekt tego etapu, a także taki, który ma duży wpływ na analizę finansową różnych opcji.
Następnym krokiem po wyborze preferowanej opcji relokacji jest negocjowanie i podpisanie LOI (Letter of Intent) czyli listu intencyjnego. List intencyjny podsumowuje najważniejsze aspekty handlowe planowanej transakcji i bazuje zazwyczaj na otrzymanej odpowiedzi na dokument RFP. Dopiero po podpisaniu takiego listu intencyjnego przechodzimy do etapu 4.
Etap 4: Negocjacje i podpisanie umowy najmu
Etap 4 to praca zarówno z klientem i jego doradcami prawnymi, zewnętrznymi lub in-house, jak również odpowiedzialnym Menadżerem Projektu, a czasem również i architektem, których wspólnym celem jest wynegocjowanie tekstu umowy najmu, która będzie podpisana przez strony.
Zasadniczym celem umowy najmu jest sformalizowanie warunków handlowych zawartych w podpisanym liście intencyjnym, ale również unormowanie szeregu prawnych zagadnień typu „co jeśli?”, czyli przykładowo co się stanie, jeśli budynek jest częściowo zniszczony lub gdy wynajmujący przerwie świadczenie usług lub gdy najemca zbankrutuje albo przestanie płacić czynsz. Ostatecznym celem jednak jest stworzenie dokumentu, który zadowoli obie strony w zakresie obowiązków i kar za nieprzestrzeganie postanowień wynegocjowanej umowy.
Umowy najmu są koncepcyjnie dość proste, ale w praktyce okazują się być skomplikowanymi dokumentami, szczególnie jeśli chodzi o Załączniki Techniczne załączane do tego typu umów. Dlatego może się okazać, że posiadanie dobrego doradcy prawnego jest na wagę złota.
Klienci często pytają, ile trwają wszystkie cztery etapy procesu i odpowiedź jest zawsze taka sama – to zależy. Colliers jako konsultant, a deweloperzy jako właściciele nieruchomości zazwyczaj reagują bardzo szybko. Najważniejszym czynnikiem, który określa, jak szybko transakcja może dojść do skutku, jest szybkość podejmowania decyzji przez potencjalnego najemcę. Jednak przy obecnej sytuacji na rynku najemcy powinni spodziewać się, że łączny czas realizacji wszystkich etapów transakcji wyniesie przeciętnie od 4 do 9 miesięcy. Czasem jednak taki proces może trwać nawet ponad rok.
O&M: Jak wiadomo, negocjacje zwykle są bardzo czasochłonne i mogą stanowić duże wyzwanie – który projekt przeprowadzany w Polsce był dla Ciebie najtrudniejszy i stanowił największe wyzwanie zawodowe?
PB: Przez 7 lat pracowałem i brałem udział w negocjowaniu transakcji nieruchomościowych w Rosji, więc zasadniczo trudno jest mi się odnieść i scharakteryzować dzisiejszy polski rynek biurowy jako szczególnie trudny; powiedziałbym raczej, że jest niezwykle dojrzały i wysoko rozwinięty, zważywszy na jego stosunkowo krótkie istnienie. Jeśli zaś chodzi o współpracę z najemcami z sektora BPO, to takie przedsiębiorstwa są z natury bardzo dynamicznymi i przedsiębiorczymi organizacjami o znacznie bardziej spłaszczonej strukturze organizacyjnej niż tradycyjne przedsiębiorstwa, takie jak banki czy firmy farmaceutyczne.
W związku z tym podejmowanie przez takie podmioty decyzji może być czasem dużo dłuższym procesem i mniej zorganizowanym niż przez podmioty z innych sektorów. Zazwyczaj jest to też wieloetapowy proces, do tego stopnia, że ostateczna decyzja po kilku dniach lub tygodniach może okazać się jedynie decyzją wstępną. To z kolei stwarza wyzwanie, jakim jest zarządzanie oczekiwaniami deweloperów lub właścicieli budynków, z którymi negocjowana jest umowa.
Jednak biorąc pod uwagę obecną sytuację gospodarczą i charakter działalności BPO, niemal za każdym razem największym wyzwaniem w doradzaniu najemcom z sektora BPO jest próba dopasowania się do potrzeb przedsiębiorstwa zawierającego umowę najmu na okres 3 lub 5 lat, a które najprawdopodobniej nie może dokładnie określić poziomu zatrudnienia za 6 czy 12 miesięcy, nie mówiąc już o 5 latach naprzód.
O&M: Paul, bardzo Ci dziękuję za rozmowę. W imieniu Outsourcing&More życzę Ci wszystkiego najlepszego w 2013 roku oraz wielu udanych transakcji nieruchomościowych w miastach w całej Polsce.
Colliers International jest obecnie trzecią największą na świecie firmą doradczą działającą w obszarze rynku nieruchomości poprzez sieć ponad 520 biur w 62 krajach. Jako część spółki giełdowej FirstService Corporation (notowanej na NASDAQ oraz TSX) Colliers oferuje z jednej strony stabilność silnego partnera finansowego, a z drugiej – ogromne zaangażowanie w realizowane projekty wynikające z modelu własności partnerskiej. Colliers doradza najemcom komercyjnym, właścicielom nieruchomości oraz inwestorom. Zajmuje się pośrednictwem w zakresie wynajmu, sprzedaży i zarządzania nieruchomościami, a także doradztwem na rynku inwestycji hotelowych i rekreacyjnych, nadzorem budowlanym, wyceną oraz badaniami rynku. W Polsce firma działa od 1997 roku i posiada biura w Warszawie, Krakowie i Wrocławiu, w których łącznie zatrudnia ponad 190 specjalistów.
Paul Blackman, Colliers International
