Wiadomości

Skuteczne zarządzanie projektami we współczesnych organizacjach

Na początek proszę nam zdradzić, dlaczego tak ważne jest skuteczne zarządzanie projektami we współczesnych organizacjach. Zwłaszcza obecnie - w czasach wzmożonej pracy zdalnej i hybrydowej?

Włodzimierz Makowski, Członek Zarządu FlexiProject: Zacznę od tego, iż tematyką zarządzania projektami zajmuję się już ponad dwadzieścia lat, miałem okazję zarządzać dużymi projektami bezpośrednio jako kierownik, potem zarządzałem zespołami projektowymi aż wreszcie zostałem Dyrektorem Strategii dużej spółki. Obecnie od kilku lat jestem odpowiedzialny za rozwój systemu FlexiProject, gdzie razem z zespołem systematycznie analizujemy, jak zarządzanie projektami zmienia się na świecie i w Polsce. Niedawno dotarłem do raportu opracowanego przez PMI (Project Management Institute) który mówi, iż „w ciągu kilku nadchodzących lat liczba nowo zatrudnianych Kierowników Projektów w organizacjach będzie rosła szybciej niż zatrudnianie innego typu pracowników”. Zadałem sobie kluczowe pytanie: dlaczego tak się dzieje? Otóż każdy kraj jest częścią globalnej gospodarki, która ma bardzo dużą dynamikę wzrostu i zmian. Lokalne firmy nie konkurują już tylko z innymi lokalnymi firmami. Konkurencja obecnie staje się coraz bardziej globalna. Klienci oczekują innowacji, oczekują nowych produktów oraz nowych technologii. Wszystkie procesy mają dziać się szybciej, lepiej, firmy mają zwiększać systematycznie rentowność i wszystko ma „zachwycać klientów”. Aby to osiągnąć firmy realizują coraz więcej projektów i dokładają starań, aby realizować je coraz lepiej.

Coraz częściej słyszę od firm, że właśnie opracowały nową strategię biznesową i jej wdrożenie wymaga zrealizowania kilkunastu bądź nawet kilkudziesięciu dużych, często innowacyjnych projektów. Dlatego coraz większą rolę zaczyna odgrywać praca projektowa. Wynika to praktycznie wprost z definicji projektu czyli „dostarczenie w założonym czasie i przy określonych zasobach konkretnego efektu”. Firmy które mają aspiracje bycia najlepszymi nie mogą sobie już pozwolić na to, aby projekty toczyły się w „nieskończoność”. Te organizacje, które szybko zbudują silne kultury zarządzania projektami będą coraz częściej wygrywać.

Natomiast jeśli chodzi obecnie o sam fakt wzmożonej pracy zdalnej, to wpłynęła ona przede wszystkim na konieczność zapewnienia dużo lepszej komunikacji dla zespołów projektowych co w praktyce bez dobrego systemu jest praktycznie niemożliwe do osiągnięcia.

Czy w każdej organizacji potrzebny jest system do zarządzania projektami?

W każdej z pewnością nie, ponieważ nie każda organizacja realizuje równolegle kilka lub kilkanaście projektów i nie każda angażuje w realizację projektów znaczące środki. Praktyka pokazuje, że zdecydowana większość średniej wielkości firm (mam tu na myśli firmy o przychodach zaczynających się gdzieś na poziomie 30-40 mln złotych) oraz dużych firm, realizuje w ciągu każdego roku dziesiątki projektów oraz angażuje w nie znaczące zasoby ludzkie i nakłady kapitałowe – w tego typu firmach dobry system do zarządzania projektami jest zdecydowanie potrzebny. W wielu firmach szereg projektów kończy się z opóźnieniem w stosunku do założonego planu. Takie opóźnienia powodują, iż projekty absorbują więcej zasobów niż planowano, a każdy dodatkowy dzień wykorzystania zasobów generuje znaczące koszty. Dodatkowo jeśli firma realizuje nową inwestycję lub określony projekt innowacyjny, czy też wdraża nowy produkt na rynek, to każdy dzień zwłoki oznacza nie tylko zwiększone nakłady, ale także konkretne utracone korzyści finansowe. Powodów takich opóźnień może być wiele, jednak z łatwością można wskazać te, które często pomaga rozwiązać dobry system informatyczny. Taki system do zarządzania projektami w każdej chwili pokazuje, jakie opóźnienia w stosunku do planu ma cały projekt i poszczególne zadania. Kierownictwo firmy poprzez dostęp do regularnych raportów o sytuacji projektowej firmy może odpowiednio wcześnie reagować i podejmować z wyprzedzeniem potrzebne decyzje. Decyzje te bazują na bieżącej i czytelnie pokazanej informacji i ta informacja w tej samej chwili jest dostępna dla wszystkich decyzyjnych osób niezależnie od tego gdzie one się w danej chwili znajdują.

Rys 1: Ekran z systemu FlexiProject pokazujący prawdopodobne opóźnienie projektu w stosunku do planu. Plan pokazują cienkie czarne paski pod każdym zadaniem.


Faktycznie coraz więcej firm w Polsce wdraża zarządzanie projektami – jako klucz do maksymalizacji efektywności działań i usprawnienia pracy. Wiele firm szuka odpowiedniego narzędzia technologicznego. Jakie wsparcie oferuje system FlexiProject?

FlexiProject to zaawansowany system, który z jednej strony oferuje kompletny zestaw narzędzi pozwalający zespołowi projektowemu zrealizować dowolny projekt w organizacji, a z drugiej strony oferuje dla kierownictwa firmy oraz dla Biura Zarządzania Projektami funkcjonalności pozwalające dobrze rozumieć sytuację projektową firmy.

Zespoły projektowe przy wykorzystaniu FlexiProject mogą opracować kartę projektu, harmonogram, budżet, plan ryzyk czy też opisać wszystkie efekty (produkty) jakie ma dostarczyć projekt. Cały zespół projektowy może się komunikować przy pomocy wewnętrznego komunikatora bez sięgania do maili – wówczas informacje projektowe są w jednym miejscu i są łatwo dla wszystkich dostępne. System w czytelny sposób pozwala przypisywać odpowiedzialność za realizację poszczególnych zadań oraz pokazuje opóźnienia w ich realizacji.

Jeśli chodzi o kierownictwo firmy oraz PMO to nasz system również oferuje bardzo ciekawe funkcjonalności. Chyba najciekawszą z nich i praktycznie niedostępną w żadnym innym znanym mi systemie są automatyczne przeglądy projektowe, które zapewniają świetny sposób komunikacji pomiędzy kierownikami projektów a np. zarządem firmy. Dodatkowo system pozwala budować szablony projektowe, które umacniają stosowanie standardów oraz oferuje dużą elastyczność w tworzeniu różnych raportów. Warto też wspomnieć, że to co nasz system oferuje, a co jest coraz bardziej przez firmy poszukiwane to powiązanie projektów z celami strategicznymi firmy.

Rzeczywiście bogactwo funkcjonalności opisane przez Pana robi wrażenie, proszę opowiedzieć czym kierujecie się przy rozwoju systemu i jakie macie aspiracje na przyszłość?

Bazą dla dynamicznego rozwoju systemu są trzy elementy: obserwacja światowych trendów, regularne rozmowy z firmami, które już używają naszego systemu oraz nasza wiedza i doświadczenie.

Dążymy do posiadania systemu, który nie będzie odbiegał od światowych standardów, a naszą aspiracją jest, aby w wybranych aspektach nawet te standardy kreować. W naszym systemie jako jedni z pierwszych wprowadziliśmy automatyczne przeglądy projektowe i teraz widzimy, że ta funkcjonalność zaczyna się pojawiać u naszych rywali z branży. My jednak pracujemy już nad kolejnymi ciekawymi rozwiązaniami i w ten sposób chcemy być o krok przed konkurencją.

Systematycznie również rozmawiamy z użytkownikami naszego systemu i z uwagą wsłuchujemy się w ich problemy oraz rekomendacje jak można nasz system usprawnić.

Naszym celem jest zbudowanie systemu, który zapewni firmom skuteczność w zarządzaniu projektami, ale będzie też bardzo przyjazny i intuicyjny dla wszystkich jego użytkowników. Dlatego pracując nad każdą kolejną funkcjonalnością zawsze zadajemy sobie pytanie czy spełni ono oczekiwanie biznesowe oraz czy będzie intuicyjne i przyjemne w pracy. Współcześni użytkownicy nie chcą „nieprzyjemnego i zbyt skomplikowanego” systemu.

Do tej pory regularnie, co około trzy miesiące wydajemy nową wersję systemu spełniając w ten sposób oczekiwania naszych klientów i chcemy takie tempo rozwoju i innowacji zachować w kolejnych latach.


Wspomina Pan o klientach pracujących z systemem FlexiProject, proszę zdradzić kim oni są?

Próbując odpowiedzieć na tak zadane pytanie wrócę do zdradzenia pewnych założeń, które przyjęliśmy rozpoczynając budowę systemu. Zakładaliśmy wtedy, że nasz system zaczniemy sprzedawać na początku dla małych firm i stopniowo rozwijając system naszymi klientami będą stawać się coraz większe firmy. Rzeczywistość okazała się być trochę inna i dużo bardziej dla nas optymistyczna. Od samego początku na naszym systemie pracuję takie firmy jak np. Supermarkety OBI, Urząd Komisji Nadzoru Finansowego, Torf Corporation czy też Towarzystwo Ubezpieczeniowe Inter Polska albo Columbus Energy. Patrząc na wymienione przykładowe firmy widać że są one z różnych branż. Naszą intencją jest budowanie systemu, który nie będzie specyficzny dla żadnej branży ale będzie na tyle elastyczny, aby prawie każda firma, bez względu na charakter prowadzonych projektów mogła z niego skorzystać. Zdajemy sobie też przez to sprawę, że nasz system, przynajmniej w chwili obecnej nie będzie spełniał specyficznych wymagań np. dużych firm z sektora budownictwa.

Jak długo trzeba wdrażać FlexiProject? Czy narzędzie jest skomplikowane w obsłudze?

Nasz system jest bardzo intuicyjny w obsłudze i dlatego jego wdrożenie jest bardzo szybkie. Sama parametryzacja systemu to najwyżej kilka dni. Potem szkolenia użytkowników i można rozpocząć operacyjną pracę z systemem. Oczywiście trochę czasu zajmuje pracownikom w firmach zaadoptowanie się do pracy na naszym systemie ale to jest już chyba naturalny proces zmian dziejących się w firmach.

Jakie widzi Pan perspektywy biznesowego rozwoju dla Państwa oprogramowania?

Oceniając perspektywy sprzedaży na polskim rynku jesteśmy pełni optymizmu. Wynika on przede wszystkim z faktu, iż bardzo dużo wysiłku wkładamy w marketing naszego systemu i owocuje to tym, że systematycznie zwiększa się ilość zapytań ofertowych na nasz system. Zdecydowana większość prezentacji sprzedażowych jest bardzo pozytywnie odbierana przez klientów. Szczególnie wysoko oceniają oni intuicyjność i zaawansowanie funkcjonalne naszego systemu. Niedawno na zakup naszego systemu zdecydowała się duża korporacja z Ukrainy, dało to nam impuls do przetłumaczenia naszej strony internetowej oraz całego systemu na język ukraiński (obecnie funkcjonuje on po polsku i po angielsku). Niemniej jednak sądzimy, że pewnie przez kolejne dwa trzy lata będziemy się koncentrować na polskim rynku, a następnie spróbujemy z pewnością poszukać szans za granicą. Wg. mnie potencjał na tego typu system na polskim rynku jest jeszcze bardzo duży i sądzimy, że sprzedaż przynajmniej 30 systemów rocznie jest bardzo realistyczna. To co nas cieszy to fakt, że coraz częściej klienci wybierają system w wersji chmurowej, chociaż jest on też dostępny w wersji on premises Nam daje to większą elastyczność w zarządzaniu systemem a klienci nie muszą na start ponosić większych nakładów klapiatych. Moim zdaniem ta coraz większa otwartość na chmurę, zaufanie do jej bezpieczeństwa powoduje, że decyzje zakupowe w firmach zapadają szybciej co również wpływa na nasz optymizm o którym wspomniałem na początku.