Wiadomości

Spełnianie potrzeb pracowników i troska o zdrowie. Employer branding czy "must have"?

582

Podczas tworzenia projektu biura coraz częściej, obok efektywności, mobilności i designu, rozpatrywanym kryterium są zdrowie psychiczne i fizycznego pracowników. Częściej niż kiedykolwiek mierzonymi elementami efektywności biura są zadowolenie pracowników z funkcjonalności, ergonomii i estetyki przestrzeni. Jak zrozumieć potrzeby własnego biznesu i uwzględnić je w realizacji biura radzi Mikomax Smart Office – producent mebli biurowych.

Na przełomie 30 lat funkcjonowania firmy wykonaliśmy tysiące projektów przestrzeni biurowych na całym świecie. Wieloletnie doświadczenie daje nam szeroki obraz tego, jak bardzo wraz z biegiem czasu, zmieniają się potrzeby oraz wymagania pracowników związane z projektem powierzchni biurowej. Ostatnia dekada to zdecydowanie kult pracownika i jego zdrowia. Od środowiska pracy wymagane jest coraz więcej, i co ważne, pracownicy nie boją się o tym głośno mówić. Oczekują zróżnicowanej przestrzeni, dedykowanej do zróżnicowanych obowiązków, troski o ich komfort psychiczny oraz rozwiązań, które pozwolą zadbać o zdrowie fizyczne, nawet podczas 8 godzinnej pracy przy komputerze. Jakie są najczęstsze wymagania pracowników wobec biura i w jaki sposób można im sprostać?

DYNAMICZNA PRACA – TRYB SIT & STAND

Ciało człowieka zostało stworzone do bycia w ruchu – chodzenia, biegania, polowania. Oczywistym jest, że we współczesnym świecie siedzenie dawno wyparło postawę stojącą i niemożliwym jest wyeliminowanie tego trybu życia, jednak konsekwencje, jakie z tego płyną, mobilizują do zmiany. Przez ostatnich 20 lat, obok nowotworów i wypadków drogowych, to właśnie siedzenie zostało uznane za najczęstsze zagrożenie dla naszego zdrowia.

Producenci mebli biurowych od lat są świadomi potrzeby optymalizacji ruchu w pracy, dlatego też na rynku istnieją tysiące biurek z elektryczną regulacją wysokości blatu. Gdzie zatem leży problem? Pracownicy często nawet nie wiedzą, że posiadają taką możliwość, a jeśli wiedzą – nie korzystają z niej. Z rozmów przeprowadzonych z użytkownikami przestrzeni biurowych wyposażonych w takie rozwiązania, dowiedzieliśmy się dlaczego, mimo wszystko, zamiast stania wybierają siedzenie. Otóż elektryczna regulacja wysokości blatu nie zachęca użytkownika do zmiany pozycji. Czas unoszenia blatu jest dość długi, biurka często nie są podłączone do prądu, a w kulturze firmy nie istnieje zwyczaj pracy stojącej.

Wnioski są proste – musimy uświadamiać swoich pracowników, zachęcać ich do stania, a przede wszystkim dać im taką możliwość. Pomocne w tej sytuacji mogą okazać się materiały edukujące, albo biurka z manualną regulacją wysokości blatu. Nagrodzone Red Dot biurko Stand Up do pracy w trybie sit & stand, nie wymaga przyłącza do prądu, umożliwia szybkie przejście z jednej pozycji do drugiej i dodatkowo dostępne jest w wielu wariantach kolorystycznych, po to, aby było jak najbardziej przyjazne użytkownikowi.

SKAZANI NA BIURKO – WIĘKSZY STRES, MNIEJSZA EFEKTYWNOŚĆ

Długie godziny przy komputerze mogą być wyczerpujące zarówno intelektualnie, emocjonalnie, jak i fizycznie. Czasami potrzeba wyłącznie zmiany otoczenia, aby odświeżyć umysł i podejść do pracy ze świeżą energią. Wielokrotnie podczas badań środowiskowych w firmach, z którymi planujemy podjąć współpracę, pracownicy skarżą się, że open space nie daje im możliwości wyboru otoczenia. W związku z czym spędzają 8 godzin dziennie, 5 dni w tygodniu, przy tym samym biurku. Monotonia i brak ruchu obniżają ich produktywność, stają się wyczerpani, skrępowani i mają poczucie, że ich komfort nie jest ani trochę priorytetowy dla pracodawcy. Dodatkowo na ich efektywność negatywny wpływ ma panujący w biurze chaos. Rozmowy współpracowników, niewyciszone telefony, osoby wchodzące i wychodzące z biura, szumy dobiegające z innych pomieszczeń... Wszystko to powoduje, że zgodnie z badaniami Ipsos, tracimy średnio aż 90 minut wydajności w ciągu ośmiogodzinnego dnia pracy i odnotowujemy całościowy spadek koncentracji nawet o 66%.

Co zatem zrobić w sytuacji, gdy nasze biuro zostało stworzone na zasadach open space? Remont lub zmiana lokalizacji, które nasuwają się jako pierwsze na myśl, to procesy długotrwałe i kosztowne. Warto zatem zastanowić się nad rozwiązaniami akustycznymi dedykowanymi do biura. W tego typu sytuacjach często w swoich projektach sięgamy po ścianki akustyczne, które umożliwiają wydzielenie przestrzeni do samodzielnej pracy i relaksu, bez konieczności budowania ścian. Największą popularnością cieszą się jednak rozwiązania, takie jak hushWork – mobilna, akustyczna kabina dedykowana dla jednej osoby do pracy w skupieniu, wyposażona w blat w manualną regulacją wysokości blatu. Daje pracownikowi możliwość wyboru, gdzie chce wykonywać swoje obowiązki oraz obniża poziom hałasu w biurze. Wysokie właściwości akustyczne zapewniają uczucie komfortu, zarówno osobie pracującej w nim, jak i całemu otoczeniu, dzięki czemu wszyscy czują się lepiej, a efektywność ich pracy wzrasta.

ROZMOWY TELEFONICZNE – BRAK PRYWATNOŚCI WROGIEM PRACOWNIKA

Ważne rozmowy biznesowe, videokonferencje, czy też rozmowy prywatne zasługują na ciszę oraz wymagają ciszy. Zgodnie z badaniami przeprowadzonymi przez YouGov, aż 31% pracowników czuje się skrępowanym podczas rozmów telefonicznych w biurze i nie wyraża swoich prawdziwych myśli w obawie przed krytyką współpracowników. Dodatkowo prowadzenie rozmów w obcym języku czy też negocjowanie warunków wśród innych osób, bywają nie tylko niewygodne, ale także często uniemożliwiają osiągnięcie pożądanego efektu. Pracownicy są rozkojarzeni, krępują się i efekcie nie skupiają się, tak jak powinni, na rozmówcy.

Telefon to w dzisiejszych czasach jedno z głównych narzędzi pracy biurowej, dlatego konieczność zadbania o komfort pracownika podczas rozmowy powinna być priorytetowa. Z pomocą przychodzą tutaj budki telefoniczne dedykowane do biur. Zajmują niespełna 1 m2, w związku z czym idealnie sprawdzą się także w małych biurach. Przez ostatnie lata w większości projektów zawieraliśmy nasze autorskie budki – hushPhone. Wracając po wykonanej realizacji do firm zawsze spotykamy się z tym samym feedbackiem – pracownicy nie potrafią już sobie wyobrazić pracy bez miejsca dedykowanego do rozmów telefonicznych. Wśród największych zalet kabiny hushPhone typują wskazują prywatność, ciszę oraz możliwość przeprowadzenia wygodnej videokonferencji, dzięki rozkładanej półce na laptopa.

BRAK MIEJSC DO SPOTKAŃ

Szacuje się, że wraz z rozwojem przestrzeni typu open space aż o 70% zmniejszyła się ilość spotkań twarzą w twarz. Pracownicy częściej piszą wiadomość e-mail bądź dzwonią, nie tylko do osób spoza biura, ale też do współpracowników. W konsekwencji w ciągu całego dnia pracy wykonują jeszcze mniej kroków oraz zamiera socjalizacja, która buduje poczucie przynależności do grupy i zadowolenie z pracy. Z czego wynika taka sytuacja? Otóż w tradycyjnym open space sala konferencyjna jest często jedyną przewidzianą przestrzenią dla pracy grupowej oraz spotkań, w związku z tym pracownicy skarżą się na brak miejsc do spotkań formalnych oraz nieformalnych w małym gronie. Nie wpływa to ani pozytywnie na ich efektywność ani na efektywność przestrzeni – sala zajmuje dużą powierzchnię, a jednocześnie może być wykorzystywana wyłącznie przez jeden zespół.

Co zrobić w sytuacji, w której nie mamy ani miejsca na wygospodarowanie kolejnej sali konferencyjnej, ani czasu oraz środków na reorganizację całej przestrzeni? Z pomocą po raz kolejny przychodzą kabiny akustyczne. Występują w różnych rozmiarach, dostosowanych do ilości osób, są mobilne, a tym samym dają nam możliwość łatwej relokalizacji oraz – co ważne – w niespełna jeden dzień potrafią odmienić biuro na lepsze. W Centrali Mikomax całkowicie zrezygnowaliśmy z sal konferencyjnych w tradycyjnym rozumieniu i zastąpiliśmy je kabinami hushMeet. Nasi pracownicy mają swobodę spotkań formalnych oraz nieformalnych, a także mnogość wyboru. W ofercie posiadamy aż pięć rodzajów kabin z serii hushMeet, zróżnicowanych pod względem wielkości oraz formy. Każde rozwiązanie jest mobilne oraz akustyczne, dzięki czemu rozmowy są prywatne i niezakłócone dźwiękami tworzonymi w biurze.

SPEŁNIAJ POTRZEBY PRACOWNIKÓW – REALIZUJ PLANY FIRMY

Zmiana biura na takie, które będzie odpowiadało na zróżnicowane potrzeby pracowników niekoniecznie musi wiązać się z dużymi kosztami i ogromnym nakładem pracy. Kluczowym jest rozważenie, czego nasi pracownicy oczekują, jaka jest dynamika ich pracy oraz w jaki sposób możemy wpłynąć na zwiększenie ich zadowolenia z powierzchni biurowej. Dostarczenie pracownikom dedykowanych kabin do pracy, spotkań i rozmów telefonicznych to rozwiązanie korzystne zarówno dla estetyki biura, jego efektywności i poziomu zadowolenia pracowników. Dając im możliwość wyboru miejsca wykonywania swoich obowiązków oraz poczucie prywatności, dajemy im komfort psychiczny, którego rola jest nie do przeceniania.

Autor: Mateusz Siwiaszczyk, Dyrektor Działu Kontraktów, Mikomax Smart Office