Sprawne działanie niezależnie od branży
Praca w wielu branżach jest niewątpliwie odmienna i nie da się jej do siebie przyrównać. Jest jednak coś co łączy wszystkie te sfery. Mianowicie przy realizacji określonych zadań czy projektów bardzo często dochodzi do sytuacji, w której nie wszystkie osoby pracujące nad danym zagadnieniem zostają poinformowane o wcześniej przyjętych ustaleniach lub po prostu ustalenia te “giną” w natłoku maili. Wtedy też, gdy zachodzi potrzeba szybkiego ich wyszukania - jest to po prostu niemożliwe. Jednak, czy tak musi być? Okazuje się, że nie. Na rynku funkcjonuje aplikacja, która w znacznym stopniu usprawnia komunikację w firmie i z powodzeniem spełnia swe zadania w wielu branżach. Mowa tutaj oczywiście o Redmine. Co to takiego i na czym polega fenomen tej aplikacji?
Redmine jest aplikacją usprawniającą komunikację w zespole. Jest to oprogramowanie Open Source, które w elastyczny sposób dostosowuje się do potrzeb danej firmy. Przy jej wykorzystaniu sami możemy zdecydować, który jej aspekt chcemy rozwijać, dla ilu pracowników będzie przeznaczona czy też jakiej przestrzeni na pliki potrzebujemy. Idealnie sprawdzi się w firmach, w których pracuje większa liczba osób lub w których jednocześnie pracuje się na więcej niż jednym projektem. Dlaczego? Otóż sprawa wygląda bardzo prosto. W sytuacji, gdy w danej firmie pracuje wyłącznie kilka osób całkowicie wystarcza komunikacja oparta na wiadomościach e-mail. Jednak, gdy grono pracowników lub realizowanych projektów się powiększa taka komunikacja przestaje być efektywna. Dochodzi bowiem do sytuacji, w której nie wszystkie osoby pracujące nad danym zagadnieniem mają wgląd do ustaleń wysyłanych poprzez e-maile. Oczywiście można takie osoby dołączyć do kopii wiadomości, jednak nie zawsze wszyscy o tym pamiętają. Również i później, gdy taka komunikacja trwa już dłużej ilość wysłanych maili jest ogromna i wtedy najważniejsze informacje zaczynają “ginąć”, co utrudnia dalszą pracę nad projektem. Wdrożenie w swej firmie Redmine sprawi, że całość komunikacji związanej z danym zagadnieniem będzie w jednym miejscu, a dostęp do tych informacji można przydzielić wyłącznie określonym pracownikom, którzy nad nim pracują. Samo wdrożenie Redmine w firmie jest bardzo proste. Podobnie z samą konfiguracją parametrów. Poradzi sobie z nią każdy z pracowników firmy i nie trzeba do tego mobilizować całego zespołu informatycznego. Z pewnością należy podkreślić fakt, że taką konfigurację można wykonać w dowolnym momencie, w zależności od potrzeby.
Poprawa komunikacji w zespole to niewątpliwie największa korzyść jaką daje ta aplikacja. Użytkownicy mają 100% pewności, że e-maile nie będą “ginęły” na skrzynkach pocztowych. Jednak poza tym jest jeszcze kilka plusów, które wynikają z korzystania z tej aplikacji na polu firmowych. Umożliwia ona rozdzielenie zadań do konkretnych osób pracujących nad danym zagadnieniem, dzięki czemu mamy kontrolę nad prawidłowym przebiegiem prac. Zawsze wiadomo kto i za co jest odpowiedzialny, dzięki czemu wzrasta skuteczność działań oraz ilość projektów zrealizowanych w terminie. Z pewnością wpłynie to pozytywnie na wizerunek firmy.
Można by pomyśleć, że taka aplikacja znajdzie zastosowanie wyłącznie w branży IT. Nic bardziej mylnego. Okazuje się ona pomocna na wielu innych obszarach działalności. Za przykład niech tutaj posłużą tutaj usługi, a dokładnie sklep internetowy. Obsługa tego kanału sprzedaży wymaga zaangażowania wielu osób, o rożnych specjalizacjach. Bardzo często także poza zwykłą obsługą sklepu i Klientów dochodzi także jego promocja, konfiguracja, optymalizacja, serwis. Wszystkie te działania prowadzone są równolegle. I zaczyna pojawiać się problem, kto jest za co odpowiedzialny i w jakim terminie dane zadanie powinno być gotowe. I tutaj z pomocą przychodzi właśnie Redmine. Jednym z e-sklepów, które w swej działalności zdecydowało się na wdrożenie tej aplikacji jest sklep ze sprzętem i akcesoriami dla surferów.
Z Redmine korzystamy już od ponad roku i wdrożenie go u nas było bardzo dobrą decyzją. Każdego dnia w sklepie internetowym pojawia się wiele zamówień, które trzeba zrealizować. Dodatkowo dochodzi jego promocja w Sieci i obsługa sklepu stacjonarnego, tak więc dzieje się wiele. Sprawnie działająca komunikacja to podstawa i właśnie dzięki Redmine jesteśmy w stanie trzymać to wszystko w ryzach. Zawsze wiadomo, kto z teamu za co odpowiada - wyjaśnia Bartosz Grzesiek, właściciel e-sklepu - Używamy go też do komunikacji z firmą, która zapewnia naszemu e-sklepowi wsparcie IT. Całość informacji związanych z obsługą serwisową sklepu mamy w jednym miejscu, możemy wrócić do tego w dowolnym momencie, bez wyszukiwania na skrzynkach mailowych. A zapewne każdy, kto prowadzi firmę wie, że codziennie spływa na nią ogrom wiadomości. Wiemy też jaki jest postęp prac nad danym zagadnieniem i kiedy możemy spodziewać się pełnej jego realizacji przez dział techniczny.
Jednak to nie jedyny przykład branży, w której Redmine okazuje się być przydatny. Również - jak mogłoby się wydawać - mniej ‘dynamiczne’ branże jak księgowość czy edukacja mogą usprawnić swe działanie dzięki tej aplikacji. Bowiem oprogramowanie to idealnie sprawdza się w tzw. zwinnym zarządzaniu np. Agile. Każda z zatrudnionych w firmie osób ma możliwość logowania swego czasu pracy, dzięki czemu kadra zarządzająca może kontrolować, ile konkretnie czasu zostało poświęcony na dany projekt i ile finalnie kosztował on firmę. Daje to szansę na analizę tego co zostało już wykonane i wyciągnięcie wniosków na przyszłość. Na wprowadzenie Redmine w swej działalności zdecydował się właściciel jednego z biur księgowych - Jarosław Urbański.
Początkowo moja firma była działalnością jednoosobową. Całość dokumentacji trzymałem u siebie w biurze lub na dysku komputera. Z czasem jednak firma się rozrastała, nowych Klientów wciąż przybywało. Wiązało się to z koniecznością zatrudnienia nowych pracowników i tutaj zaczynał wkradać się chaos. Pojawiało się coraz więcej zagadnień, komunikacja moich pracowników z Klientami stawała się coraz bardziej kłopotliwa, a co najważniejsze - brakowało sprawnego przepływu dokumentów. W branży, w której działam nie może być mowy o zagubionych bądź nierozliczonych dokumentach. Jeden z moich Klientów, który sam zdecydował się na jego wdrożenie, polecił mi Redmine. Okazało się, że jest to narzędzie, które bardzo usprawniło działanie mojego biura. Dokumenty załączamy teraz Klientom poprzez Redmine. Dzięki czemu ani oni, ani my nie musimy ich odgrzebywać z komunikacji mailowej. Wystarczy wejść w określone zagadnienie związane z danym Klientem i widoczna jest zarówno cała dotychczasowa korespondencja z nim, jak i dokumenty, które zostały mu załączone. W Redmine znajduje się wiele różnych dodatków, np. Dokumenty, Pliki. Mamy tutaj dodane wszystkie wzory dokumentów i każdy z moich pracowników ma do nich dostęp. Może je pobrać w dowolnym dla siebie momencie, w zależności od tego co akurat potrzebuje. Wszystko jest w jednym miejscu i to co jest tutaj fajne to fakt, że dostęp do tego można mieć z dowolnego miejsca - nie tylko ze służbowego komputera - 24 godziny na dobę. Wystarczy, że mój pracownik zaloguje się na swoje konto i już ma dostęp. Tak jak już mówiłem, aplikacja umożliwia przydzielenie dostępu do danych wszystkim pracownikom. Jednak ze względu na poufność danych w szczególnych przypadkach sam mogę decydować, kto i do jakich dokumentów ma dostęp.
Aplikacja Redmine z powodzeniem znajdzie także zastosowanie w wielu innych branżach, tj. energetyka, branża spożywcza czy produkcja.
Pomimo szerokiego aktualnie zastosowania aplikacji Redmine na wielu obszarach działalności, początkowo wspierała ona wyłącznie branżę IT. Była pomocna przy realizacji szeroko zakrojonych projektów z zakresu technologii informacyjnej. Niekiedy jej początki bywały bardzo niepozorne. Tak jak na przykład miało to miejsce poznańskiej firmie zajmującej się wdrożeniami e-commerce. Jak twierdzi CEO tej firmy - Błażej Łukomski - gdy startowali z działalnością w 2000 roku ilość realizowanych przez nich projektów była mniejsza i w zupełności wystarczyła komunikacja mailowa. Z czasem jednak portfolio Klientów rozrastało się, a ilość zatrudnionych pracowników zwiększała się. Powodowało to, że zadania i najważniejsze informacje gdzieś uciekały. Dlatego też zdecydowali się na wprowadzenie wewnętrznego systemu do zarządzania projektami.
Początkowo używaliśmy jej wyłącznie na własne potrzeby, bo projekty z branży IT mają to do siebie, że bywają realizowane bardzo długo, a przez to poruszanych zagadnień i ustaleń bywa mnóstwo. Często też bywają niesamowicie złożone - jedno zagadnienie bywa powiązane z innym, a realizacja obu odbywa się w zupełnie innym czasie. Jesteśmy pewni, że przy zwykłej komunikacji opartej wyłącznie na e-mailach nasza skuteczność w terminowych realizacjach projektów nie byłaby tak wysoka! Redmine bardzo usprawnił nasza prace i z czasem udostępniliśmy go także naszym Klientom i partnerom. Oni również zaczęli dostrzegać zalety tego rozwiązania i wdrażali Redmine w swoich działalnościach. Stało się to dla nas impulsem do zastanowienia się, czy nie warto udostępnić tego rozwiązania także na zewnątrz, poza grono naszych Klientów. Dzięki tej aplikacji wszystkie dane, informacje, ustalenia i komunikacja pomiędzy członkami naszego zespołu, a także Klientami są w jednym miejscu. Dla każdego z Klientów mamy w Redmine założony osobny projekt, dzięki czemu nie ma mowy o tym, by wkradł się tam chaos. Do każdego z projektów możemy dodawać nieograniczoną ilość zagadnień, przy czym każde z nich dotyczy osobnego zadania. Dzięki temu każde z zadań możemy traktować indywidualnie, czyli określać osobę za nie odpowiedzialną, mierzyć czas pracy poświęcony na jego realizację, określać szacowany czas jego oddania do Klienta oraz zamieszczać tam wiele innych informacji, które są cenne przy wykonywaniu zadania oraz pozwalają być Klientowi na bieżąco z tym, co aktualnie jest dla niego realizowane. Tym co jest również ważne, zarówno z punktu widzenia Klienta oraz dla nas, są Dokumenty oraz Wiki. Pierwszy z nich stanowi miejsce, w którym przetrzymujemy wszystkie najważniejsze dokumentacje, dzięki czemu wszystko mamy w jednym miejscu. Wiki natomiast jest niczym innych jak odpowiednikiem znanej wszystkim Wikipedii, jednak w wersji bardziej technicznej, tworzonej dla Klienta przez członków naszego Zespołu. To tutaj znajduje się podstawowe kompendium wiedzy związane z danym projektem (np. różnego rodzaju instrukcje obsługi, założenia i funkcjonalności modułów z których korzysta Klient, wszelkiego rodzaju wytyczne, itd.), do których dostęp ma zarówno Klient, jak i nasz zespół.
Handlostacja.pl
