Wiadomości

To nie CUW, to partner biznesowy

1 209

TRUMPF jest globalnym producentem obrabiarek i laserów do przemysłowej obróbki, posiadającym 70 spółek w prawie wszystkich krajach europejskich, w Ameryce Północnej i Południowej oraz w Azji. Jak zorganizowane są centra usług wspólnych grupy TRUMPF na całym świecie?

Paweł Płocki, Trumpf Shared Service Centre: TRUMPF dostarcza rozwiązania oparte na laserze i zaawansowane maszyny robocze od blisko 100 lat. Warto zwrócić uwagę, że firma bardzo dynamicznie rozwija także dwa inne obszary biznesowe – jest to produkcja drukarek 3D oraz know-how dla tzw. Przemysłu 4.0 (Smart Factory). W TRUMPF-ie powstały bardzo ciekawe rozwiązania w tym zakresie. Na przykład zdalny serwis maszyn przy użyciu okularów interaktywnych czy szczegółowe wizualizacje maszyn i hal produkcyjnych przy użyciu technologii VR. Dostarczamy lasery przemysłowe dla wielu znanych marek, głównie z przemysłu samochodowego.

W tej chwili warszawskie Centrum jest pierwszym w grupie TRUMPF. Obsługujemy 15 europejskich spółek (głównie niemieckich, ale również szwajcarską oraz polską), a także Japonię. I mamy kolejne w planach. Nie wykluczone, że w przyszłości powstaną regionalne centra w innych lokalizacjach, szczególnie, że grupa TRUMPF bardzo prężnie działa na kilku kontynentach.

Polskie Centrum Usług Wspólnych TRUMPF zostało utworzone w 2015 r. Czemu firma zdecydowała się na taki krok? Jakimi procesami operacyjnymi zajmuje się CUW w Polsce?

TRUMPF tworząc CUW w Warszawie kierował się podobnymi przesłankami, jak większość innych firm decydujących się na taki krok – ale przede wszystkim standaryzacją procesów finansowych. Mając znacznie zharmonizowane procesy, jeden system ERP w większości spółek i plan na wdrożenie go w pozostałych, można było realnie myśleć o centralizacji usług księgowych. Ponieważ firma rośnie głownie organicznie, sporadycznie dokonując akwizycji, nie ma konieczności adoptowania zupełnie nowych procesów i systemów. Z doświadczenia wiem, że taka sytuacja stwarza wiele problemów w codziennej pracy CUW.

Polska została wybrana ze względu na bliskość do głównej siedziby firmy w Ditzingen pod Stuttgartem, atrakcyjność kosztową, a także – na czym firmie bardzo zależało – poziom kompetencji pracowników. Ponadto pożądana była dostępność pracowników władających dobrze językiem niemieckim. TRUMPF jest niemiecką, rodzinną firmą i możliwość porozumienia się z zespołami księgowymi w rodzimym języku była dla naszych klientów zza Odry niezwykle istotnym czynnikiem.

W ramach warszawskiego centrum mamy przede wszystkim procesy Accounts Payable oraz Intercompany. Niedawno zakończyliśmy przejmowanie procesu przygotowywania płatności, a od września zaczynamy zarządzać danymi dostawców TRUMPF dla wszystkich spółek w naszym portfolio.

Najbliższa dekada przyniesie bardzo wiele zmian – społecznych, gospodarczych, ale też technologicznych. Czy Wasze centrum korzysta już z nowych technologii i robotyzacji procesów? Jak, w Waszym przypadku, to wpływa na wydajność działań?

Robotyzacja to temat rzeka i wiele już zostało powiedziane, także na łamach magazynu Outsourcing &More. Ze swojej strony mogę dodać, że byłem i jestem nieco sceptyczny w temacie robotyki w CUW, ponieważ roboty nie w każdym przypadku są wskazane. Wiele zależy od charakteru procesów, rodzajów transakcji i wolumenów. Co oczywiście nie znaczy, że nie ma dla nich miejsca w CUW, wręcz przeciwnie.

Kilka miesięcy temu zaoferowaliśmy naszym pracownikom możliwość wzięcia udziału w wewnętrznym programie szkoleniowym uczącym podstaw programowania, tworzenia skryptów oraz makr. Znalazło się kilku chętnych, którzy mieli wcześniejsze doświadczenia w tym zakresie i chcieli je rozwinąć. Były także osoby, które chciały podjąć się nauki czegoś nowego. Plan był taki, aby rozszerzyć kompetencje księgowych doskonale rozumiejących już procesy finansowe. Umiejętności podstaw programowania umożliwiły tworzenie prostych aplikacji usprawniających te procesy. Tym sposobem powstała nieformalna Grupa Deweloperów.

W tej chwili przy pomocy trenera i jednocześnie naszego eksperta od doskonalenia procesów, nasza grupa księgowych stworzyła kilka automatyzacji, kolejne są w trakcie tworzenia. Wszystkie gotowe aplikacje funkcjonują przynajmniej od kilku miesięcy w codziennych operacjach i doskonale spełniają swoją funkcję. A przede wszystkim nasze boty całkowicie eliminują w wycinkach procesów manualną, mozolną pracę doświadczonych księgowych, którzy nie muszą już „przeklikiwać się” przez stosy transakcji.

Postrzegacie siebie jako partner biznesowy dla spółek TRUMPF, a nie jako usługodawca. Jakimi wartościami, standardami, umiejętnościami chcecie się wyróżniać?

Powiem zupełnie otwarcie, że największym problemem, a zarazem wyzwaniem dla nas jest, że to postrzeganie dotychczas działa niestety tylko w jedną stronę. Pracujemy intensywnie nad tym, aby „awansować” trochę w oczach naszych kolegów z biznesu i wyjść z roli tylko usługodawcy. Tym bardziej, że w moim zamyśle nasze CUW nie jest i nigdy nie będzie wyłącznie fabryką masowej produkcji transakcji księgowych. Produkcja masowa może być zautomatyzowana, a my mamy znacznie większy potencjał – moim głównym zadaniem i osobistą ambicją jest go wykorzystać. Przytoczę konkretny przykład.

Jedna z amerykańskich spółek grupy TRUMPF z Zachodniego Wybrzeża potrzebuje pomocy przy usprawnieniu czynności administracyjnych w procesach sprzedażowych. Spółka ta generuje rocznie ok. 30 mln dolarów przychodu, zatrudnia tylko kilka osób. Będąc niewielką w całej rodzinie TRUMPF, trudno jest jej trafić na listę priorytetów centralnego działu IT. I w tym dostrzegliśmy szansę z kategorii tzw. „win-win”.

Nasza Grupa Deweloperów pomoże spółce z USA z drobnymi automatyzacjami, które usprawnią codzienną pracę, wyeliminują błędy, pozwolą skupić się na sprzedaży zamiast na obowiązkach administracyjnych. A przy okazji, wygenerują dużo PR-owych punktów dla warszawskiego CUW. To będzie nasz pilotażowy program, który, mam nadzieję, da nam kolejne szanse wykazania się w TRUMPF jako przydatny partner, posiadający kompetencje na miarę XXI wieku.

Jakich kompetencji i umiejętności oczekujecie od swoich pracowników?

Przede wszystkim stawiamy na dobrą komunikację i współpracę wśród członków zespołu. Dbamy o atmosferę, dlatego nasi pracownicy powinni być otwarci na budowanie relacji i wykazywać chęć dzielenia się doświadczeniami. Zależy nam na utrzymaniu partnerskich relacji ze spółkami, które obsługujemy, więc liczy się dla nas zrozumienie ich potrzeb biznesowych i nastawienie na realizację stawianych przed nami celów. Chcielibyśmy również, aby angażowali się w nowe inicjatywy, dlatego cenimy chęć rozwoju, proaktywność i poczucie odpowiedzialności za całość wykonywanego procesu.

Jeśli mówimy o twardych umiejętnościach, to oczywiście liczą się: znajomość języków obcych, obsługa systemu ERP oraz doświadczenie w księgowości (najlepiej w strukturach CUW). Umożliwiamy rozwijanie tych kompetencji poprzez regularne, wewnętrzne szkolenia, które jak dotychczas cieszą się dużym zainteresowaniem. Warto dodać, że mamy pracowników z różnymi certyfikatami księgowymi, a także takich, którzy są w trakcie kształcenia się w tym kierunku, np. w Stowarzyszeniu Księgowych w Polsce.

Jakie są plany rozwojowe CUW TRUMPF w Polsce na kolejne 5 lat? Jakie wyzwania stoją przed Wami?

Może zacznę od wyzwań. Przede wszystkim musimy zadbać o zbudowanie znacznie większej świadomości w naszej globalnej organizacji co do tego, czym jest i czym nie jest CUW. Borykamy się z problemami, które prawdopodobnie wynikają z niezrozumienia tego, w jaki sposób funkcjonuje CUW, czego należy, a czego nie należy oczekiwać. Taka edukacja naszych partnerów to długotrwały proces i liczę się z tym, że w krótkim okresie jakakolwiek zmiana może być niezauważalna.

Równie ważna kwestia to zaufanie. Musimy zdobyć go więcej, a następnie utrzymać, aby organizacja chciała powierzyć nam więcej odpowiedzialności. W tej chwili jesteśmy na etapie dostarczania dobrej jakości już przeniesionych procesów. Rozpoczynamy etap rozszerzania zakresu usług, metodą małych – a nawet bardzo małych – kroków. Bierzemy także pełną odpowiedzialność za projekt globalnego wdrożenia nowej aplikacji do zarządzania obiegiem dokumentów księgowych (tzw. workflow).

Jeśli zaś chodzi o plany rozwojowe to zdecydowanie zależy nam na wspomnianym rozszerzeniu obecnego zakresu usług i wydaje się, że jest gotowość organizacji do rozpoczęcia w niedługim czasie poważniejszych dyskusji na ten temat. Potencjał jest nie tylko w procesach czysto transakcyjnych, jako CUW możemy być użyteczni dla organizacji na wiele różnych sposobów. Na przykład jako prawdziwe centrum kompetencji automatyzacji i usprawniania procesów, także tych znajdujących się poza naszym zakresem usług i nigdy nie mających się znaleźć w CUW.

Osobiście zależy mi przede wszystkim na tym, aby w naszym Centrum było różnorodnie, aby osoby o różnych ambicjach, planach zawodowych i kompetencjach mogły znaleźć coś ciekawego dla siebie. Procesy transakcyjne spoza obszaru AP lub Intercompany, analityka czy raportowanie biznesowe, automatyzacje, inne projekty – ewidentnie jest u nas potencjał rozwoju i jestem zdeterminowany, aby go wykorzystać.