Wiadomości

TVP, LeasingTeam i precedensowy outsourcing

1 473

Wywiad z Andżeliką Majewską, Wiceprezes Zarządu LeasingTeam Sp. z o.o.

O&M: Outsourcing w sektorze publicznym to nadal rzadkość na polskim rynku. Wygraliście Państwo największy i precedensowy przetarg w zakresie świadczenia usług na rzecz TVP S.A., w konsekwencji którego przejęliście również ponad 400 pracowników Telewizji. Czy może Pani przybliżyć nam, na czym polegała Państwa współpraca z TVP?

Andżelika Majewska: Popularność outsourcingu w sektorze publicznym niewątpliwie jest mniejsza niż w sektorze prywatnym. Wynika to z faktu, iż takie instytucje niejednokrotnie czerpią z rozwiązań już sprawdzonych w prywatnych przedsiębiorstwach. Natomiast TVP zdecydowała się na wdrożenie rozwiązania niespotykanego dotychczas na taką skalę w instytucjach publicznych, w związku z czym nasza współpraca miała precedensowy charakter. Warto podkreślić, że sama idea wydzielenia części zadań na zewnątrz, a co za tym idzie, przeniesienie niektórych pracowników do zewnętrznej spółki, została opracowana w TVP, która określiła dokładnie zasady i przeprowadziła przetarg na realizację tego procesu.

W 2014 r. Zarząd TVP rozpoczął realizację projektu zmian w organizacji. Celem zmian było poprawienie rentowności spółki. Restrukturyzacja składała się z 7 filarów, w tym m.in. relacji z dostawcami usług (producentami seriali i audycji), majątku trwałego (pozbywanie się zbędnych nieruchomości). Jednym z jej elementów było także ograniczenie kosztów, dzięki zmianom w strukturze zatrudnienia, która polegała na przeniesieniu części funkcji zakładu, w tym pracowników, z czterech grup zawodowych, dziennikarzy, grafików komputerowych, montażystów i charakteryzatorów, do zewnętrznej firmy i korzystaniu z usług podmiotu zewnętrznego na zasadzie zleceń.

Po wygraniu przetargu, na podstawie zawartej umowy, przejęliśmy zorganizowaną część przedsiębiorstwa TVP, a w konsekwencji również 411 pracowników świadczących właśnie usługi dziennikarskie, montażowe, charakteryzatorskie i graficzne. Pracownicy przejęci przez LeasingTeam wykonywali na zlecenie TVP wskazane zadania, przyczyniając się do produkcji programów telewizyjnych.

Zawarcie umowy z TVP było dla nas unikalnym doświadczeniem w zakresie realizacji usług w oparciu o wcześniej nie stosowany na taką skalę model biznesowy. Ten niezwykle ciekawy projekt umożliwił nam zdobycie cennego doświadczenia biznesowego.

Przetarg odbywał się w trybie zamówień publicznych. Z uwagi na charakter zamawiającego, jak rozumiem, LeasingTeam musiał spełnić szereg warunków postawionych przez TVP?

Głównym warunkiem, jaki musieliśmy spełnić, było wykazanie stabilnej sytuacji finansowej przedsiębiorstwa oraz niezalegania z opłatą należności względem Skarbu Państwa. Musieliśmy również udowodnić, że posiadamy odpowiednie doświadczenie w realizacji projektów HR, w tym również w produkcji telewizyjnej, co miało potwierdzać spójność z działalnością TVP. Ponadto, już samo rozpoczęcie świadczenia usług wymagało od nas dużego zaangażowania. Szczególnie w początkowym okresie współpracy, kiedy poznawaliśmy nowych pracowników i wdrażaliśmy usługi im dedykowane, takie jak m.in. doradztwo zawodowe. Przejęci pracownicy, w ramach aktywizacji zawodowej, mogli skorzystać z jednorazowego wsparcia finansowego na rozwój własnej działalności gospodarczej. Znaczna część przejętych pracowników skorzystała z tej możliwości i otrzymała wsparcie wynoszące średnio kilkadziesiąt tysięcy złotych, choć zdarzały się również kwoty wyższe.

Analizując na chłodno pierwsze miesiące Waszej pracy należy stwierdzić, że spotkaliście się z mocną krytyką, a jednak projekt przetrwał i został zrealizowany.

Tego typu zmiany to zawsze wielowątkowy i złożony proces. Szczególnie w przypadku instytucji takiej jak TVP – o rozbudowanej strukturze i różnych formach zatrudnienia. Warto podkreślić, że jest to najważniejszy nadawca medialny, będący w kręgu zainteresowań polityków i częściowo finansowany z publicznych pieniędzy. W związku z tym, od samego początku, ze strony LeasingTeam proces outsourcingu był przejrzyście komunikowany.

Projekt precedensowy napotykać może nieprzewidziane przeszkody. Co według Państwa było największym wyzwaniem w realizacji usług na rzecz TVP?

Z uwagi na charakter przejętych grup pracowniczych, w szczególności dziennikarzy, współpraca z TVP wiązała się z publikowaniem w dostępnych byłym pracownikom TVP źródłach, informacji na temat współpracy. Niejednokrotnie wypowiedzi te były niewątpliwie nakierowane na zdyskredytowanie przeprowadzanego procesu.

Również działania związków zawodowych, w szczególności zaś skierowanie do sądu pozwu o unieważnienie zawartej umowy, miały na celu, jak się wydaje, wymuszenie zmiany decyzji zarządu TVP o wydzieleniu konkretnych funkcji do LeasingTeam. Sprawa wszczęta przez związek zawodowy obecnie jest w toku, niemniej Sąd Okręgowy, jako sąd pierwszej instancji, całkowicie odmówił zasadności roszczeń związków zawodowych, podkreślając brak interesu prawnego w kierowaniu tak sformułowanego żądania. Warto również wskazać, że w związku z publicznym charakterem zamawiającego, projekt od początku jego powstania kontrolowany był przez szereg organów państwowych, np. CBA czy NIK, które nie stwierdziły nieprawidłowości w jego wykonywaniu.

Obecnie nie współpracują już Państwo z TVP. Jak ocenia Pani realizację tego projektu?

Umowa z TVP wygasła wraz z upływem okresu, na jaki została zawarta, czyli po dwóch latach. Poprzedni zarząd TVP wielokrotnie wyrażał chęć przedłużenia obowiązywania umowy. Niemniej, obecny zarząd nie zdecydował się na kontynuowanie współpracy, pomimo wyraźnych korzyści, zwłaszcza finansowych, jakimi były oszczędności wygenerowane dzięki współpracy z LeasingTeam. Telewizja podkreślała wielokrotnie, iż do wdrożenia procesu zmuszona została fatalną sytuacją ekonomiczną oraz przerostami zatrudnienia w wybranych grupach zawodowych. Zarząd TVP, w celu uniknięcia przeprowadzenia zwolnień grupowych, zdecydował się właśnie na wydzielenie części funkcji i przekazanie ich, po przeprowadzeniu postępowania przetargowego, do zwycięskiego oferenta. Dzięki takiemu rozwiązaniu pracownicy TVP nie tylko uniknęli natychmiastowych zwolnień, ale również zagwarantowano im w umowie dodatkowy rok gwarancji zatrudnienia. Z kolei LeasingTeam, dzięki udziałowi w unikalnym na skalę kraju projekcie, zdobył cenne doświadczenie, które obecnie przekuwa w profesjonalne świadczenie usług na rzecz swoich klientów.

Jakie korzyści wynikały z procesu przejęcia pracowników TVP dla Państwa klienta, a jakie dla pracowników?

Warto podkreślić, że pozwoliło to na pożądaną zmianę modelu realizacji procesów. Proszę zwrócić uwagę, że reorganizacja TVP była zalecana przez instytucje kontroli organów państwa, ze względu na potrzebę dostosowania procesów do wymagań rynkowych, technologicznych i organizacyjnych. Dużą korzyścią były również oszczędności, wygenerowane dzięki wdrożeniu outsourcingu. W efekcie przejęcia 411 pracowników TVP przez LeasingTeam, a także zmniejszenia zatrudnienia o 1000 etatów, TVP ograniczyło wydatki o ponad 17%.

Paradoksalnie, outsourcing uchronił też pracowników przed natychmiastową utratą pracy. Doradztwo zawodowe oraz inne rozwiązania, które proponowaliśmy pracownikom, miały zmobilizować przeniesione do LeasingTeam osoby do większej aktywności na rynku pracy. Przejęcie pracowników przez LeasingTeam umożliwiło kontynuowanie zatrudnienia przez co najmniej 13 miesięcy, na tych samych warunkach co w TVP. Jednocześnie, pracownicy, którzy założyli działalność gospodarczą, mogli otrzymać jednorazowe wsparcie finansowe na jej rozwój. Duża część pracowników, zdecydowała się założyć takie działalności i do dnia dzisiejszego jest aktywna na rynku pracy.

Świadczy usługi nie tylko na rzecz TVP, ale również na rzecz innych podmiotów w tej branży.

Czym tak naprawdę jest outsourcing procesów i funkcji, i jak prawidłowo wdrażać taką usługę?

Outsourcing procesów i funkcji polega na przejęciu przez zewnętrznego dostawcę odpowiedzialności za procesy lub funkcje niemieszczące się w definicji działalności podstawowej danej organizacji. Podpisując umowę z firmą świadczącą outsourcing, zleceniodawca określa szczegółowo efekty, jakie chciałby uzyskać, ale bez instrukcji dotyczących sposobu wykonywania poszczególnych zadań, pozostawiając inicjatywę w tym zakresie zleceniobiorcy. Prawidłowe wdrożenie usługi wymaga od zleceniodawcy przede wszystkim wyboru doświadczonego i zaufanego partnera, który będzie go wspierał na każdym etapie realizacji outsourcingu. Dobra i otwarta komunikacja pomiędzy stronami, już od samego początku trwania rozmów, ma bardzo duże znaczenie dla właściwego przebiegu współpracy. Należy jasno określić cel przedsięwzięcia, planowane KPI oraz SLA, a następnie przeprowadzić szczegółową analizę wdrożenia procesu.

Jeśli mielibyście Państwo porównać współpracę z klientami z sektora prywatnego i publicznego, to jakie są zasadnicze różnice i z kim jest „łatwiej” pracować?

Każda firma, bez znaczenia czy działa w sektorze prywatnym czy publicznym, ma swoje cele, które chce realizować. Zadaniem LeasingTeam jest dostarczanie i wdrażanie rozwiązań, które pomogą organizacjom skupić się na swojej podstawowej działalności, dzięki przekazaniu na zewnątrz mniej istotnych, z ich punktu widzenia, procesów i funkcji. W mojej ocenie, nie można jednoznacznie określić z jakiego sektora firmą lepiej się współpracuje. Do każdego klienta i jego potrzeb należy podchodzić indywidualnie i w ten sposób wypracować najbardziej efektywny model współpracy.

Co zyskują firmy, które korzystają z outsourcingu?

Firmy, które korzystają z usługi outsourcingu, zyskują szereg korzyści. Przede wszystkim w obszarze finansowym, gdyż outsourcing pozwala wygenerować oszczędności. Dodatkowo, przedsiębiorstwa oddają na zewnątrz dużą odpowiedzialność, np. związaną z kwestią obsługi kadrowo-płacowej pracowników i mogą skupić się na swojej podstawowej działalności.

Współpraca z firmą zewnętrzną pomaga również w przeprowadzeniu trudnych zmian, które często spotykają się z oporem i ich przeprowadzenie własnymi siłami jest prawie niewykonalne. Mowa tu o wszelkich zmianach, które dotyczą konotacji, relacji, uzwiązkowienia, procedur czy struktury. Przykładowo, nie zawsze w organizacji można dokonać zwolnień, które z biznesowego punktu widzenia i opłacalności są potrzebne. Z zewnątrz, takie podejście może wydawać się brutalne, ale czasami, żeby firma przetrwała i mogła dalej się rozwijać, konieczne.

Na koniec prośba o złotą radę – czym się kierować przy wyborze dobrego outsourcera usług HR?

Warto kierować się przede wszystkim doświadczeniem firmy outsourcującej i referencjami. Każdy proces outsourcingu jest inny, ze względu na różne oczekiwania zleceniodawców. Doświadczony partner nie tylko, na samym początku, pomoże przeprowadzić dogłębną analizę potrzeb firmy, ale także zaproponuje rozwiązania, które te potrzeby zaspokoją. Warto również pamiętać, że niska cena może nie iść w parze z wysoką jakością.

Dziękujemy za rozmowę.

Outsourcing&More