Uprawnienia kontrolne pracodawcy w kontekście pracy zdalnej - według prawa pracy

Trwająca od ponad roku epidemia koronawirusa i związana z nią konieczność podjęcia - także przez pracodawców i pracowników - szczególnych środków ochronnych w celu przeciwdziałania COVID-19, wpłynęła na upowszechnienie się pracy zdalnej. Z uwagi na lakoniczną regulację prawną dotyczącą tej formy wykonywania pracy, pojawia się wiele wątpliwości i pytań odnośnie jej stosowania. Jednym z nich jest kwestia dopuszczalnego zakresu kontroli pracownika zdalnego przez pracodawcę.

W związku z zaistniałą w 2020 roku sytuacją pandemiczną, pojawiła się konieczność niezwłocznego uregulowania pracy zdalnej. Postanowienia dotyczące możliwości zastosowania przez pracodawcę tej formy pracy zostały przyjęte w ustawie z dnia 2 marca 2020 roku o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Ustawa o COVID-19).

Zgodnie z art. 3 tej ustawy, w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19 oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, w celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania.

Przepisy Ustawy o COVID-19 wskazują, że praca zdalna jest wykonywana na polecenie pracodawcy, które może być w każdej chwili cofnięte. Pracodawca powinien zapewnić narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługę logistyczną. Dopuszczalne jest także używanie narzędzi i materiałów pracownika. Na polecenie pracodawcy pracownik wykonujący pracę zdalną ma obowiązek prowadzić ewidencję wykonanych czynności, uwzględniającą w szczególności opis tych czynności, a także datę oraz czas ich wykonania.

Wprowadzone przez rząd przepisy w sposób ogólny wskazują jedynie na możliwość wprowadzenia pracy zdalnej, nie precyzują natomiast szczegółowych zasad organizacji takiej pracy oraz dopuszczalnych form kontroli pracowników. Z tego względu, określenie porządku i organizacji pracy, kierownictwa i nadzoru nad wykonywaną pracą oraz rozliczanie jej efektów może się odbywać na zasadach ogólnych oraz na podstawie przyjętych u danego pracodawcy regulacji wewnątrzzakładowych. Także obowiązek dbania o bezpieczne i higieniczne warunki pracy oraz odpowiedzialność pracodawcy za respektowanie tych warunków przez osoby zatrudnione zdalnie wymaga zastosowania istniejących już mechanizmów kontroli pracownika, a także ewentualnego uregulowania ich przez pracodawcę we własnym zakresie.

W praktyce, zaobserwować można, że pracodawcy coraz częściej decydują się na przyjęcie zakładowego regulaminu pracy zdalnej. Taką praktykę należy ocenić bardzo pozytywnie. Regulacja wewnątrzzakładowa umożliwia bowiem pracodawcy nie tylko jasne określenie formy wydawania polecenia pracy zdalnej (i jego odwołania), konkretnych, dostosowanych do specyfiki i potrzeb pracodawcy zasad pracy poza stałym miejscem jej wykonywania, wypłaty ekwiwalentu za korzystanie z prywatnych narzędzi, zasad BHP, ale także zasad monitorowania pracy pracowników oraz czasu ich pracy.

Tym samym, regulaminy wewnątrzzakładowe uzupełniają regulacje ustawowe, które – w aktualnym stanie prawnym - nie normują tych kwestii.

Jak wyglądają uprawnienia kontrolne pracodawcy w zakresie pracy zdalnej? Jakimi narzędziami dysponuje?

Katarzyna Zwierz-Wilkocka, radca prawny, odpowiedzialna za praktykę prawa pracy w kancelarii Noerr: Zmiana formy wykonywania pracy na pracę zdalną nie ma wpływu na uprawnienia kierownicze i nadzorcze pracodawcy oraz obowiązek dyspozycyjności pracowników w określonych godzinach czy też możliwości rozliczania wyników takiej pracy. Polecenie pracy zdalnej nie modyfikuje też podstawowych obowiązków pracownika wynikających z art. 100 § 1 Kodeksu pracy, tj. obowiązku wykonywania pracy sumiennie i starannie oraz stosowania się do poleceń służbowych przełożonych, jeżeli nie są one sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę.

Nie ulega natomiast wątpliwości, iż w sytuacji gdy praca odbywa się w formie zdalnej, pracodawca traci w znacznym stopniu możliwość bezpośredniej kontroli warunków, przebiegu i sposobu wykonywania pracy. Tym samym, sposób bezpośredniej kontroli ze strony pracodawcy zostaje istotnie ograniczony i wymaga nowego podejścia w celu zabezpieczenia interesów pracodawcy oraz ograniczenia jego odpowiedzialności, w tym w szczególności w zakresie bhp czy ochrony danych osobowych.

Uprawnienia pracodawcy w trybie pracy zdalnej, w dużym stopniu zależą od jego właściwego przygotowania się do pracy w tym trybie pracy, zarówno od strony technicznej (sprzęt i oprogramowanie), jak i formalnej (ustalenie procesów, przygotowanie procedur, powiadomienie pracowników o obowiązujących zasadach).

Pracodawca, wprowadzając możliwość działań kontrolnych, powinien rozpocząć od ustalenia zasad obowiązujących w odniesieniu do poszczególnych elementów pracy zdalnej, a następnie określić dostosowane do nich zasady kontroli.

Warto podkreślić, iż pracodawca ma możliwość skorzystania z różnych form sprawowania kontroli nad działaniami pracownika, z zastrzeżeniem, iż pracownik musi wiedzieć, że jest poddawany monitorowaniu. Oznacza to, że tego typu regulacje powinny być wprost wskazane w treści umowy o pracę lub w dokumentach wewnątrzzakładowych. W przypadku, gdy pracodawca nie dysponuje stosownymi dokumentami, powinien on indywidualne poinformować pracownika o zamiarze kontroli jego działań podejmowanych w czasie pracy. Niezależnie od powyższego, wszelkie działania kontrolne powinny być także zawsze prowadzone z poszanowaniem praw pracowniczych oraz praw człowieka.

Co i w jaki sposób może zatem kontrolować pracodawca?

Po pierwsze, przy pracy w trybie zdalnym szczególnego znaczenia nabiera konieczność kontroli czasu pracy pracowników, w tym weryfikacja godzin rozpoczynania i kończenia pracy, ewidencjonowania jej, czy też usprawiedliwiania nieobecności. Jest to szczególnie istotne w przypadku osób zatrudnionych w podstawowym systemie czasu pracy, z uwagi na fakt, iż od 1 stycznia 2019 roku pracodawca ma obowiązek wskazywać w ewidencji czasu pracy m.in. godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy.

Przepisy Kodeksu pracy nie narzucają określonych zasad potwierdzania obecności pracownika w pracy; kwestia ta jest określana przez pracodawców w regulaminie pracy bądź w pisemnej informacji dla pracownika. Zdarza się, iż rozwiązania przyjęte w trybie pracy „biurowej”, przestają funkcjonować w przypadku pracy zdalnej. Pracodawca powinien wówczas określić adekwatne sposoby oznaczania obecność pracowników, rozliczania się z wykonanych zadań, a także zasady wykonywania pracy w nadgodzinach. Będzie to zależne od rodzaju pracy, sprzętu i możliwości technicznych.

Najpopularniejszymi metodami stosowanymi od lat w przypadku telepracy, które można analogicznie wdrożyć przy pracy zdalnej, są: zalogowanie się do systemu informatycznego (może być to moduł systemu kadrowego lub inny system, z którego korzysta pracodawca, np. połączenia za pomocą systemu VPN), czy też przesłanie e-maila/SMS-a/wiadomości w firmowym komunikatorze do przełożonego z informacją o rozpoczęciu i zakończeniu pracy w danym dniu.

Po drugie, podczas pracy zdalnej pracownik powinien być dostępny dla pracodawcy w ustalonym czasie pracy. Jedną z form kontroli pracownika może być zatem także wprowadzenie regulacji umożliwiającej kontrolowanie, czy w wyznaczonym czasie pracownik faktycznie wykonuje pracę. Może się to odbywać np. za pomocą monitoringu aktywności w systemach komputerowych.

Po trzecie, pracodawca może zastosować kontrolę wykonywania zadań podczas pracy zdalnej. Pracodawca może kontrolować zakres wykonywanej pracy przy użyciu środków komunikacji elektronicznej; może także zobowiązać pracownika do sporządzania raportów i wysyłania ich codziennie, co tygodniowo czy co miesiąc. Zgodnie z art. 3 ust. 6 i 7 Ustawy o COVID-19, na polecenie pracodawcy pracownik wykonujący pracę zdalną ma obowiązek prowadzić ewidencję wykonanych czynności uwzględniającą w szczególności: opis i datę tych czynności oraz czas ich wykonania.

W trybie pracy zdalnej pracownicy mają obowiązek wykonywania pracy sumiennie i starannie oraz stosowania się do poleceń przełożonych. Pracodawca ma zatem prawo wymagać przekazywania efektów pracy w określony przez siebie sposób, aby skontrolować jej wykonanie i jakość. Może także kontrolować, czy przy wykonywaniu swoich obowiązków, pracownik należycie stosuje środki zabezpieczające przed ujawnieniem informacji i danych poufnych dotyczących przedsiębiorstwa pracodawcy. Oczekiwania ze strony pracodawcy i sposób oceny wykonywania pracy powinny zostać jasno zakomunikowane pracownikom.

Czy pracodawca, który zainstalował na komputerze pracownika aplikację kontrolującą jego pracę, ma obowiązek poinformowania go o tym, że jego praca jest monitorowana?

Tryb pracy zdalnej nie wpływa na możliwości stosowania systemów monitorowania pracy, a także ograniczeń, które zostały uregulowane w Kodeksie pracy oraz w przepisach dotyczących konieczności poszanowania godności i prywatności pracowników.

W przypadku pracy zdalnej, w praktyce, najczęstsze zastosowanie może mieć monitoring poczty elektronicznej pracownika bądź inne formy monitoringu elektronicznego, np. śledzenie aktywności na komputerze.

Zgodnie z art. 22(3) § 1 Kodeksu pracy monitoring poczty elektronicznej może zostać wprowadzony, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy.

Jednocześnie, monitoring poczty elektronicznej nie może naruszać tajemnicy korespondencji ani innych dóbr osobistych pracownika. Monitorowanie komputera pracownika powinno odbywać się w formie uniemożliwiającej pracodawcy pozyskanie tzw. informacji wrażliwych na temat pracownika - m.in. dotyczących jego stanu zdrowia, spraw osobistych czy stanu finansów.

Oznacza to, że pracownicy muszą być powiadomieni o wprowadzeniu monitoringu oraz o celu, zakresie i sposobie funkcjonowania monitoringu. Aby uniknąć ewentualnego podejrzenia prywatnych danych pracowników, pracodawcy często decydują się na wdrożenie zakazu korzystania z poczty lub komputerów służbowych w celach prywatnych.

Dopiero w sytuacji, gdy pracodawca stwierdzi, że monitoring jest czynnością niezbędną, powinien podjąć działania potrzebne do jego wprowadzenia, tj. sporządzić stosowne dokumenty, mające na celu poinformowanie pracownika o zamiarze kontroli komputera, ewentualnie wdrożyć procedury monitoringu oraz przygotowanie techniczne w postaci zainstalowania właściwego programu.

Pracodawca powinien poinformować pracowników o wprowadzeniu monitoringu w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem. Ponadto, pracodawca zobowiązany jest do wykonywania w stosunku do monitorowanych pracowników obowiązków informacyjnych określonych w art. 13 RODO. Polecenie pracy w trybie zdalnym nie modyfikują w żaden sposób tych obowiązków.

Bez wątpienia możliwość efektywnego, ale jednocześnie zgodne z prawem monitorowania pracowników ma szczególnie istotne znaczenie w przypadku pracowników zdalnych. Monitoring komputera często jest bowiem jedną z nielicznych możliwości weryfikacji pracy pracownika.

Warto pamiętać, że monitorowanie pracy zdalnej ma ograniczać się do kontroli wykonywanych obowiązków i nie może naruszać prywatności pracownika.

Czy pracodawca ma prawo do kontroli miejsca zamieszkania pracownika podczas pracy zdalnej?

Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest zapewnienie pracownikowi bezpieczeństwa w trakcie wykonywania jego obowiązków służbowych. Także tych realizowanych w warunkach pracy zdalnej.

W sytuacji gdy pracownik pracuje stacjonarnie w biurze, ergonomiczna ocena stanowiska pracy nie jest trudna. Nieco bardziej skomplikowana jest jednak taka kontrola w przypadku pracowników biurowych wykonujących pracę w trybie zdalnym.

Jeżeli pracodawca posiada regulamin pracy, w którym uwzględnione zostały zasady prowadzenia kontroli miejsca pracy zdalnej, postępowanie zgodnie z założeniami regulaminu upoważnia pracodawcę do przeprowadzenia kontroli w miejscu pracy pracownika na określonych w regulaminie warunkach. Jeżeli jednak w regulaminie pracy nie ma takiego zapisu, pracodawca może przeprowadzić kontrolę w mieszkaniu, wyłącznie pod warunkiem uprzedniego uzyskania zgody pracownika. Trudno bowiem sobie wyobrazić, by pracodawca - powołując się na swe uprawnienia kierownicze wynikające ze stosunku pracy - bez zgody pracownika ingerował w jego mir domowy.

Należy wskazać, iż wykonywanie czynności kontrolnych nie może naruszać prywatności pracownika i jego rodziny, ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych, w sposób zgodny z ich przeznaczeniem. Dodatkowo należy mieć na wadze, iż kontrola powinna być adekwatna do sytuacji i ­- zgodnie z treścią art. 11(1) Kodeksu pracy - nie może naruszać godności, ani innych dóbr osobistych pracownika.

Warto podkreślić, iż możliwe jest także dokonanie przeglądu stanowiska pracy pod kątem bhp w formie zdalnej. W takiej sytuacji, pracodawca może skorzystać z ankiety elektronicznej, którą wypełnia pracownik. W ankiecie pracownik jest zobowiązany do podania stanu faktycznego związanego z miejscem swojej pracy.

Ograniczona możliwość kontroli stanowiska pracy powoduje, że pracodawcy, polecając pracę w formule zdalnej, często pobierają od pracowników oświadczenia o stanie bezpieczeństwa w miejscu, w którym będą wykonywać pracę zdalną lub o świadomości pracownika, że ma obowiązek przestrzegać zasad bhp.

Dobrą praktyką jest uwzględnienie w regulaminie pracy zdalnej obowiązujących przy jej wykonywaniu zasad bhp. Warto także przekazać pracownikom krótkie instrukcje bhp w zakresie wykonywania pracy w tej formie. W regulacjach tych możliwe jest również wprowadzenie opcji kontroli pracownika w jego miejscu pracy, za zgodą pracownika.

Wstęp do wywiadu: Katarzyna Zwierz-Wilkocka, radca prawny, odpowiedzialna za praktykę prawa pracy w kancelarii Noerr