Workflow - wyniki badania.

Według badań Konica Minolta, w średnich firmach dwie na trzy firmy korzystają z systemu obiegu dokumentów, ale mniej niż 10% w pełni wykorzystuje ich funkcjonalność. U ponad 60% średnich firm wciąż dominującą formą dokumentu jest forma papierowa.

We współczesnym świecie ludzie są zalewani olbrzymią ilością informacji. Coraz większa ilość informacji i dokumentów stwarza problemy z ich przetwarzaniem. Czas dotarcia do informacji wydłuża się. Z tego względu coraz ważniejsze staje się ich porządkowanie. Większość informacji przetwarzanych w organizacjach można pogrupować w procesy biznesowe. Zarządzanie procesami biznesowymi jest bardzo ważnym wyzwaniem, gdyż wydajność obsługi procesami biznesowymi wpływa na wydajność całej organizacji.

Firma Astrafox wraz z partnerem merytorycznym AMODIT przeprowadziła na początku 2014 roku badanie, którego celem było zebranie informacji na temat świadomości nas wszystkich i pracowników polskich firm związanych z wykorzystaniem systemów obiegu dokumentów do usprawnienia procesów zarządzania.

Okazuje się, że koszty papierowego obiegu dokumentów mogą w średniej wielkości firmie wynieś nawet do kilkudziesięciu tysięcy miesięcznie. Wliczamy w te koszty nie tylko fizyczne zużycie papieru, które średnio na rok na pracownika wynosi 12 ryz, ale przede wszystkim utracony czas na przesyłanie, szukanie, przeglądanie dokumentów.

Na pytanie - czy można usystematyzować procesy biznesowe zachodzące w firmie i mieć możliwość ich sterowania – 100 % respondentów odpowiedziało że tak. Świadczy to o wysokiej samoświadomości co do dostępnych na rynku rozwiązań i ich zalet. Potwierdzają to także odpowiedzi na kolejne pytani e dotyczące tego czy system workflow umożliwia dostęp do zarchiwizowanego dokumentu on-line i podgląd przez osoby będące w różnych oddziałach firmy. W tym przypadku także 100% respondentów odpowiedziało twierdząco.

Na kolejne pytanie dotyczące jaką część czasu pracy pracownicy biurowi marnują na szukanie dokumentów ponad połowa respondentów odpowiedziała iż jest to 20%. Potwierdzają to także wcześniejsze badanie przeprowadzone przez firmę Gartner.

Prawie 60% respondentów stwierdziło, iż wyszukanie jednego dokumentu zajmuje pracownikowi średnio od 9 do 12 minut. Zgodnie z badaniem przeprowadzonym przez firmę PricewaterhouseCoopers jest to prawda. Jednakże prawie 40% wyszukanych dokumentów okazuje się nieprzydatnych do wykonania zleconego pracownikowi zadania. Okazuje się także, że co 20 dokument znajdujących się w obiegu jest tracony lub gubiony.

Na koniec warto się zatem zastanowić dlaczego warto wdrożyć workflow. Główne powody to:

• standaryzacja procesów
• poprawa efektywności
• zwiększenie bezpieczeństwa
• lepsze zarządzanie wiedzą
• elastyczna współpraca

ASTRAFOX Sp. z o. o.