Wiadomości

Wykres Gantta - jak efektywnie zarządzać projektami

1 653

Przy zarządzaniu projektami i portfelami projektów jednym z najbardziej funkcjonalnych – a przy tym niezwykle popularnych – narzędzi jest wykres Gantta. Aby go jednak efektywnie wykorzystać należy pamiętać o kilku podstawowych zasadach.

Wykres Gantta – w największym skrócie – to graficzne przedstawienie zadań i czasu potrzebnego na ich wykonanie. Po latach doświadczeń związanych z tym narzędziem, często dzielę się swoimi spostrzeżeniami z osobami zajmującymi się zawodowo zarządzaniem portfelami projektów. Moją podstawową intencją jest próba zachęcenia ich, aby przed przystąpieniem do tworzenia wykresu Gantta upewnili się, że precyzyjnie rozumieją cel realizowanego projektu, jego zakres oraz oczekiwane efekty.

„Mgła utrudnia nawigację”

Obserwując różne zespoły projektowe można dostrzec, że często przystępują one do budowy harmonogramu projektu w postaci wykresu Gantta bez wnikliwego zrozumienia tego, co projekt finalnie powinien dostarczyć. Niestety bywa, że dobrze wyglądający wizualnie wykres ma widoczne braki merytoryczne i strategiczne.

Innym problemem jest trudność weryfikacji, czy wszystkie zadania są naprawdę potrzebne do osiągnięcia celu projektu. Często używam analogii, że „cel widoczny przez mgłę utrudnia nawigację” i tak samo jest z realizacją projektu. Zbyt duża liczba zadań, często niezwiązana z celami strategicznymi, tworzy właśnie wspomnianą „mgłę”. Wiele zespołów projektowych nie zdaje sobie z tego sprawy. Jednak relatywnie szybko okazuje się, że już po pierwszym tzw. Business Project Review sponsor projektu lub zarząd stwierdzają, że nie wiedzą, jakie cele mają spełniać poszczególne zadania widoczne na wykresie Gantta i oczekują zmian lub jaśniejszego obrazu. Wówczas menedżer projektu i jego zespół uaktualniają wykres Gantta i okazuje się, że sporo pracy poszło na marne.

W efekcie, zaangażowaliśmy zasoby w realizację niepotrzebnych zadań, czyli ponieśliśmy bezsensowne koszty. Możliwe też, że opóźniliśmy projekt, a co gorsze, spadła motywacja w zespole. Wydaje się, że łatwo można było tego uniknąć, poświęcając na samym początku więcej czasu na dobre zdefiniowanie i zrozumienie celu oraz zakresu projektu.

Na wykresie tylko kluczowe zadania

Kolejną istotną kwestią jest to, że wykres Gantta, który służy do zarządzania planem projektu, powinien być czytelny i nie powinien pokazywać pojedynczych czynności, albo drobnych zadań. Czasem menedżerowie projektów wychodzą z błędnego założenia, że im wykres Gantta będzie pokazywał więcej zadań, tym bardziej będzie on precyzyjny i skuteczny. W praktyce, efekt jest dokładnie odwrotny. Taki harmonogram będzie wymagał permanentnych zmian. Trudno będzie śledzić statusy pojedynczych zadań. Dość szybko stanie się bardziej „kulą u nogi”, niż narzędziem pomagającym z sukcesem doprowadzić projekt do końca.

Alternatywą jest zbudowanie wykresu Gantta, który skupia się na „dużych” zadaniach, a tzw. podzadania czy też pojedyncze czynności są w szczegółach zadania głównego – na wykresie Gantta nie są widoczne. Zaletą takiego podejścia jest duża czytelność harmonogramu, który w efekcie wymaga mniej istotnych zmian. Dodatkowo, tylko dla zadań istotnych robimy tzw. baseline (plan) i monitorujemy odchylenia, które są widoczne dla sponsora, innych interesariuszy, menedżera projektu i właściciela zadania. To na poziomie istotnych zadań odbywa się regularna dyskusja na temat kondycji projektu, jego problemów i wymaganych decyzji.

Wykorzystaj nowe możliwości

Obecnie bez większego trudu można też znaleźć dobre narzędzie informatyczne, które pomogą w stworzeniu profesjonalnego wykresu Gantta – warto po nie sięgać. Może nie ma ich dużo, ale na pewno da się znaleźć bardzo pomocne oprogramowanie, które nie tylko wspiera sprawne przygotowanie wykresu Gantta, ale również pomaga w innych kwestiach związanych ze skutecznym zarządzaniem projektami (tj. przypisywanie poszczególnych osób do zadań, monitorowanie czasu pracy, zarządzanie dokumentacją i budżetem).

Włodzimierz Makowski, Członek Zarządu FlexiSolutions