Wyzwania finansowo-księgowe w obsłudze branży hurtowej
Branżę hurtową możemy zdefiniować jako obszar działalności gospodarczej stanowiącej pomost pomiędzy działalnością producentów i wytwórców a działalnością placówek detalicznych. Podstawowy przedmiot działalności tej branży stanowi handel hurtowy, polegający na zakupie dużych partii towarów, ich sortowaniu, magazynowaniu, poszukiwaniu odbiorców i odsprzedaży towarów oraz usługi na rzecz dostawców, polegającej m.in. na obsłudze logistycznej. Z uwagi na dużą skalę oraz bardzo dynamiczne procesy biznesowe, branża stanowi niemałe wyzwanie dla obsługi finansowo-księgowej.
O&M: Jak branża hurtowa postrzegana jest w kontekście obsługi finansowo-księgowej?
Marek Binio: Podstawowe cechy branży hurtowej z perspektywy obsługi finansowo-księgowej, to duże wolumeny operacji księgowych, nierzadko przekraczające dziesiątki, a nawet setki tysięcy dokumentów zakupowych, czy też sprzedażowych oraz duża ich powtarzalność. Prowadzenie ewidencji księgowej tak dużych wolumenów nie byłoby możliwe bez wykorzystania zaawansowanych systemów informatycznych, dających możliwość elastycznej integracji systemów biznesowych klienta z systemami finansowo-księgowymi. W tym obszarze następuje dopasowanie systemów IT podmiotu prowadzącego księgi klienta do jego indywidualnych potrzeb biznesowych, a nie odwrotnie. Spotykane są również modele współpracy, gdzie obsługa finansowo-księgowa realizowana jest na systemach klienta, co jest szczególnie polecanym rozwiązaniem, gdy klient samodzielnie inwestuje w rozwiązania IT, zapewniające odpowiednią elastyczność w kontekście bardzo szybko zmieniających się jego potrzeb biznesowych. Należy jednocześnie zaznaczyć, że w zdecydowanej większości przypadków, obsługa procesów magazynowo-sprzedażowych realizowana jest przez samego klienta i przy wykorzystaniu jego narzędzi informatycznych.
Kolejnym elementem charakteryzującym obsługę tej branży jest automatyzacja wielu procesów księgowych, np.: procesu rozliczania wyciągów bankowych, faktoringu, zarządzania kredytem kupieckim. Obsługa finansowo-księgowa wymaga również uwzględnienia wielu regulacji i wymogów prawnych, np.: związanych z wdrożeniem zasad Dobrej Praktyki Dystrybucyjnej.
O&M: Jakie są oczekiwania branży hurtowej wobec dostawców usług finansowo-księgowych?
MB: Oczekiwania branży hurtowej można podzielić na 2 grupy: standardowe i specyficzne. Oczekiwania standardowe, to m.in. wysoka jakość obsługi finansowo-księgowej wyrażająca się uzgodnionym poziomem wskaźników KPI, np. kompletnie i bezbłędnie przeprocesowanych dokumentów oraz terminowość mierzona poziomem odchylenia od lead time-u (czasu realizacji procesu). Ponadto, klienci oczekują szybkiego dostępu do przetworzonych danych, ciągłego automatyzowania procesów i obniżania kosztów obsługi, szybkiej implementacji zmian zachodzących w otoczeniu prawnym i gospodarczym i ich przełożenia na obsługę finansowo-księgową. Drugą grupę oczekiwań stanowią usługi analityczno-doradcze, np.: bieżąca analiza rozliczeń z kontrahentami klienta (w tym sieciami handlowymi), kontrola stanu zobowiązań wobec dostawców, analiza stanu zobowiązań finansowych i dostępności gotówki, analiza utraty wartości handlowej towarów, zarządzanie kapitałem pracującym itp. Oczekiwania te uzupełniają indywidualnie realizowane usługi doradcze z obszaru prawa, finansów i podatków.
O&M: Jak wyzwania i perspektywy dla branży hurtowej wpłyną na usługi finansowo-księgowe?
MB: Przedsiębiorstwa branży hurtowej działają w bardzo konkurencyjnym otoczeniu, wymagającym nieustannego poszukiwania rozwiązań zwiększających wartość przychodów i marży, przy jednoczesnym obniżaniu kosztów działalności. W związku z powyższym muszą korzystać z bardzo zaawansowanych rozwiązań w zakresie: zarządzania procesem od złożenia zamówienia do realizacji płatności, zarządzania zapasami (w tym: ekonomicznych dostaw, redukcji zapasów magazynowych i strat, redukcji błędów dystrybucyjnych), obniżania kosztów obsługi zleceń, zwiększenia marży zysku w wyniku efektywnej analizy i podejmowania optymalnych decyzji. Wszystkie te procesy wymagają wysokiej jakości i terminowości obsługi finansowo-księgowej. W czasach szybkiego postępu technologicznego, dużej wymiany informacji i silnej konkurencji przedsiębiorstwa branży hurtowej muszą również stawić czoła nowym wyzwaniom w zakresie oferowanych modeli współpracy biznesowej. Po pierwsze, przedsiębiorcy na nowo muszą zdefiniować i udowodnić producentom i wytwórcom, jaką wartość niosą dla nich usługi realizowane przez branżę hurtową tak, by w rezultacie nie stracić statusu pośrednika. Można tego dokonać poprzez realizację nowych usług takich jak VMI (zarządzania zapasami przez dostawcę), direct distribution, dropshipping (model sprzedaży oparty na przeniesieniu procesu wysyłki towaru z właściciela sklepu na wybranego dostawcę), czy też usługi przepakowania, etykietowania lub prowadzenie składów konsygnacyjnych. Implementacja tych usług do oferty przedsiębiorców powoduje konieczność wprowadzenia odpowiednich zmian w prowadzeniu
ewidencji finansowo-księgowej tych podmiotów. Zmianie ulega również przestrzeń, w której zawierane są transakcje – w coraz większym stopniu są to transakcje zawierane w internecie z pominięciem tradycyjnych form wystawiania i przesyłania dokumentów finansowych.
Kolejne wyzwanie stanowią wielowymiarowe bazy danych tzw. big data, wymagające stałego i kompletnego zasilania wysokiej jakości danymi, pochodzącymi z różnych systemów informatycznych – w tym systemów finansowo-księgowych – w celu identyfikacji ukrytych korzyści skali i potencjału. Wreszcie, przełomowe zmiany w obszarze realizacji procesów logistycznych, takich jak: wykorzystanie dronów i samochodów bez kierowcy, a ostatnio również bezzałogowych statków towarowych, mogą stanowić podstawę do przedefiniowania oferowanych usług. Branża hurtowa zmierza zatem w kierunku poszerzenia swej oferty o wysoko wyspecjalizowane i zaawansowane technologicznie usługi, co w dużym stopniu zmieni również sposób obsługi finansowo–księgowej tych przedsiębiorców.
Outsourcing&More
