Wzór Karty Projektu. Zobacz dlaczego ten dokument jest tak istotny dla sukcesu projektu.

Karta Projektu to kluczowy dokument każdego projektu – w znacznym stopniu determinujący ostateczny jego sukces. Dzieje się tak, ponieważ w Karcie Projektu zawarte są najważniejsze informacje dotyczące całego projektu. Karta Projektu jest integralnym dokumentem najczęściej wchodzącym w plan projektu. W artykule przedstawimy również wzór Karty Projektu, który pozwoli na stworzenie kompletnego i skutecznego dokumentu, dostosowanego do potrzeb projektu.

Karta projektu – czym jest?

Karta Projektu opisuje koncepcję całego projektu i jego brzegowe parametry. Stanowi ona podstawę do komunikacji pomiędzy zespołem projektowym a różnymi interesariuszami projektu. Karta Projektu stanowi podsumowanie szeregu dyskusji, które maja na celu doprecyzować projekt. W ramach tych dyskusji omawiane są uzasadnienie biznesowe projektu, jego cele, zakres czy też tzw. KPI sukcesu projektu. Są to bardzo ważne aspekty każdego projektu i do wypracowania ich należy podejść z dużą starannością. Bezsprzecznie zespół projektowy opracuje lepszy plan projektu kiedy będzie rozumiał jaki problem biznesowy projekt ma rozwiązać i jakie powinien osiągnąć cele. Tak samo ważne, a często zaniedbywane są KPI sukcesu projektu. Zupełnie inaczej zespół podejdzie do realizacji projektu „poprawa procesu logistycznego” kiedy KPI „zredukować koszty o 5%”, a zupełnie inaczej przy KPI „Zredukować koszty o 20%”. Definiując zakres projektu bardzo ważne jest zapisanie również co nie wchodzi w zakres projektu – w praktyce jest to bardzo pomocne.

Karta Projektu – co powinna zawierać?

Karta projektu to dokument inicjujący projekt, którego zawartość różni się w wielu organizacjach. Zawartość karty projektu powinna być dostoswana do rodzaju i skali projektów, jakie realizuje dana organizacja. Jednak w praktyce w karcie projektu znajdują się następujące informacje:

• Role projektowe – czyli kto jest kierownikiem projektu, sponsorem czy też skład komitetu sterującego
• Kategoria / klasyfikacja projektu
• Szacowany budżet
• Data startu i zakończenia projektu
• Wskaźniki finansowe takie jak: NPV, IRR czy też okres zwrotu
• Cel projektu – cel projektu powinien być bardzo precyzyjnie opisany
• Uzasadnienie biznesowe projektu – dla niektórych projektów już na tym etapie powstaje tzw Business Case projektu
• Wpływy projektu na inne projekty – czyli powiązane z innymi projektami
• Zakres projektu
• Kamienie milowe
• KPI dla oceny projektu – w wielu Kartach Projektu ten element jest pomijany, a w praktyce wpływa on istotnie na jakość planowania i pracy zespołu projektowego
• Zagadnienia pozostające poza zakresem projektu – to bardzo ważny zapis doprecyzowujący zakres projektu

Korzyści z uzupełniania Karty Projektu

Główną korzyścią z uzupełnienia Karty Projektu jest zdefiniowanie podstawowych założeń, warunków brzegowych projektu przed rozpoczęciem etapu planowania. W praktyce zarządzania projektami problematyczne jest to, że ciągle w wielu organizacjach Karta Projektu traktowana jest jako administracyjny dokument. Niewątpliwie takie podejście istotnie zmniejsza jej wartość, gdyż nie przykłada się należytej staranności do jej dobrego przygotowania. Często osoby akceptujące Kartę Projektu w ogóle jej nie czytają. To jest zupełnie sprzeczne z jej podstawowym celem. Jeżeli każdy interesariusz projektu jest zaangażowany w jej tworzenie, to wówczas szereg rzeczy da się przewidzieć i uzgodnić jeszcze przed opracowaniem planu projektu. Z pewnością zaniechanie tych uzgodnień na tym etapie wpłynie na jakość planu projektu. Na etapie realizacji projektu konsekwencją „słabej” Karty Projektu będzie większa liczba ryzyk projektowych. Zarządzanie projektami zakłada, że projekt ma fazy inicjacji, planowania i realizacji. Dlatego Karta Projektu bezsprzecznie wpływa na efektywność i skuteczność realizacji każdej z tych faz.

Wzór Karty Projektu

Dobry program do zarządzania projektami powinien zawierać kartę projektu. Na poniższej ilustracji pokazano wzór karty projektu dostępnej w programie do zarządzania projektami i portfelami projektów FlexiProject.

System pozwala każdej organizacji zbudować „jak z klocków” taką kartę projektu, jaką dana organizacja potrzebuje. Dodatkowo organizacja może zbudować inną kartę projektu dla projektów IT, inną dla marketingowych i jeszcze inną dla projektów inwestycyjnych. Liczba szablonów kart nie jest ograniczona. Tak jak pokazano na ilustracji poniżej, użytkownik buduje wymaganą przez siebie zawartość karty projektu korzystając z „klocków”, które znajdują się po prawej stronie ekranu. Taką kartę projektu można w systemie zatwierdzić korzystając z predefiniowanej ścieżki akceptacji albo wydrukować do PDF’a i podpisać w wersji papierowej. Dodatkowo budowanie szablonu Karty Projektu jest bardzo prostą czynnością.

Podsumowanie

Podsumowując, karta projektu to bardzo istotny dokument, który pozwala w sposób świadomy i przemyślany uruchomić projekt. Zawiera ona najważniejsze informacje o kształcie całego projektu i jest podstawą do rozpoczęcia fazy planowania projektu. Istnieje duża korelacja pomiędzy wysoką jakością karty projektu a wysoką jakością planu projektu, który został na jej podstawie sporządzony.

Autor: Włodzimierz Makowski, Członek Zarządu FlexiProject.