Zapanować nad chaosem
W zglobalizowanym świecie obieg informacji jest coraz szybszy i każde, nawet najmniejsze przedsiębiorstwo zmaga się z problemem optymalizacji przepływu dokumentów. Dobra pamięć sekretarki, która o wszystkim pamięta już od dawna nie wystarcza.
- Zmiany wymuszane są także przez używanie do komunikacji z klientami Internetu oraz urządzeń mobilnych. Dlatego właśnie coraz częściej stosy papierowych dokumentów, które w oczekiwaniu na akceptację krążą między różnymi działami w przedsiębiorstwie zastępowane są plikami elektronicznymi. Każda czynność dokonana na takim dokumencie jest automatycznie zapisywana, co pozwala łatwo ustalić autora zmian oraz datę jej wprowadzenia. Dzięki temu można szybko skontrolować na jakim etapie znajduje się każda ze spraw - mówi Rafał Śliwiński, Kierownik Produktu ds.Oprogramowania Konica Minolta Business Solutions Polska.
Nowoczesne systemy obiegu dokumentów pozwalają na tworzenie listy osób, które mają prawo wglądu do odpowiednich dokumentów i ich akceptacji na kolejnych etapach. Porządkuje to i znacznie przyśpiesza komunikację w firmie. Dotyczy to zwłaszcza procesów, które są powtarzalne i wymagają zaangażowania wielu osób np. rozliczania delegacji, fakturowania czy prowadzenia negocjacji. Systemy pozwalają śledzić każdą rozpoczętą sprawę od początku aż do jej zakończenia. Dzięki temu mamy pewność, że żaden dokument nie zginie. Pozwalają też całemu zespołowi na wspólne korzystanie z informacji.
Jednym z takich systemów jest SmartArchive, autorskie rozwiązanie Konica Minolta. Umożliwia on szybki dostęp do zapisanych dokumentów za pomocą słów kluczowych oraz według szablonów, czyli zestawów pól zapisanych danymi. Mogą tam znajdować się np. daty powstania dokumentu, nazwy klientów, numery spraw itd. pozwala to szybsze dotarcie do potrzebnych materiałów.
