Zarządzanie flotą samochodową

W Polsce, podobnie jak w całej Europie, funkcje firm zarządzających flotami samochodowymi przejęły głównie firmy, które zajmowały się do tej pory leasingowaniem pojazdów. Zlecenie w formie outsourcingu usług, które są związane z obsługą transportową jest coraz powszechniejszą praktyką. Zarządzanie flotą przez zewnętrzną firmę, może być zarówno korzystne dla korporacji jak również dla małych firm z kilkoma samochodami. Bezapelacyjnie wygranymi rynku CFM w 2010 roku byli Lease Plan Fleet Managment, Arval i Bankowy Fundusz Leasingowy. Także w tym roku wzrosła popularność wynajmu niepełno- obsługowego tj: leasingu plus serwisu, którego głównym promotorem w Polsce jest Masterlease, a głównym odbiorcą jest small biznes. Na koniec 2010 roku jeździło w tej formie 14278 samochodów służbowych czyli 12 procent więcej, niż w 2009 roku. Produkt ten zyskał zaufanie 6110 przedsiębiorstw. Jeżeli chodzi o usługę najmu - dzierżawa pojazdu, miała w 2010 roku mniej chętnych niż rok wcześniej. Na dzierżawę zdecydowało się w sumie 514 klientów, dla których CFM obsługiwały 3.223 samochody. Trójka liderów, wagi ciężkiej Masterlease, LeasePlan i Arval na codzień opiekują się blisko 50- tysięczna flotą samochodów służbowych, co stanowi 36 procent rynku.

Dzięki usłudze zarządzania flotą dane przedsiębiorstwo ma zapewnione w pakiecie przeglądy i naprawy w autoryzowanych stacjach obsługi pojazdów, pełen zakres ubezpieczeń AC, OC oraz NW a także nadzór nad procesem likwidacji ewentualnych szkód komunikacyjnych, całodobowy assistance, oraz możliwość korzystania ze służbowego samochodu zastępczego. W pakiecie często oferuje się również specjalne karty paliwowe, które umożliwiają bezgotówkowe rozliczanie kosztów paliwa na stacjach benzynowych. Występuje tu także monitoring i administracja floty za pomocą GPS, przechowywanie opon. Należy także podkreślić, że po zakończeniu umowy, to na firmie zarządzającej spoczywa obowiązek wymiany samochodów na nowe i pozbycie się starych. Zleceniodawcę interesuje jedynie kontrola kosztów i opłacanie comiesięcznego najmu pojazdów.

Firma outsourcingowa przedstawia pełen zestaw analiz i raportów menadżerskich, dotyczących eksploatacji floty samochodowej klienta. Raporty powyższe stanowią bardzo ważne narzędzie w zarządzaniu flotą samochodową, niezbędna do kontroli a także do redukowania kosztów. Załącznikiem do takiego raportu może być lista wszystkich transakcji poszczególnych użytkowników z podaniem daty, miejsca, rodzaju i ilości paliwa a nawet godziny tankowania samochodu.

W związku z dużą ilością faktur, które napływają do działu floty ogromnego znaczenia nabiera współpraca z działem księgowym. Opisanie faktury i jej zadekretowanie, czyli podanie między innymi centrów i kont kosztowych ustalonych we współpracy z działem księgowym, jak również przypisanie numeru likwidowanej szkody, wprowadza ustalony i kontrolowany przez firmę outsourcingową sposób księgowania każdej faktury.

Należy również podkreślić, iż do efektywnego zarządzania flotą praktycznie niezbędne jest stosowanie odpowiedniego oprogramowania komputerowego.

Decydując się na outsourcing floty samochodowej, można wybrać jeden z kilku występujących wariantów. Z podstawowych modeli, który wyżej został przedstawiony to full service leasing.

Drugi sposób outsourcingu floty polega na wyłącznym, bieżącym zarządzaniu parkiem pojazdów firmowych - jest to car fleet managment. Właścicielem samochodów pozostaje zamawiający usługę, przedsiębiorstwo zewnętrzne odpowiada natomiast jedynie za bieżące zarządzanie flotą. W ramach tej usługi dostarczany jest serwis, likwidacja szkód i inne elementy, które firma zarządzająca może oferować. W tej opcji przedsiębiorstwo samo zajmuje się zakupem samochodów, oraz ich ubezpieczeniem.

Trzeci najrzadszy sposób to lease - back, polegający na odsprzedaży posiadanej w firmie floty samochodowej przedsiębiorstwu zarządzającemu i wynajem zwrotny tych samych samochodów. Jest to oferta skierowania do przedsiębiorstw dysponujących względnie nową flotą samochodową. Skorzystanie z tej opcji może być pokierowanie chęcią poprawienia płynności przedsiębiorstwa. Często też przekazuje się firmie zarządzającej, także posiadany park samochodowy, by uprościć rozliczenia.

Istnieją, także rozwiązania, które zapewniają tylko częściowe przeniesienie obowiązków obsługi samochodów na zewnętrznego partnera:

• Leasing odnawialny,
• Leasing z ubezpieczeniem,
• Pakiet serwisowy,
• Leasing z serwisem.

Zależnie od wyboru sposobu finansowania floty samochodowej, różnie wyglądają też kwestie księgowo-podatkowe w firmie. Przy zakupie floty ze środków własnych inwestycję tę można wpisać w koszty w ciągu pięciu lat amortyzacji. Jeśli zaś sprzedamy środek trwały, po tym okresie pojawia się nam dodatkowo zysk, od którego trzeba odprowadzić podatek dochodowy.

Przejście na outsourcing wymaga reorganizacji struktury zatrudnienia w przedsiębiorstwie, co zazwyczaj oznacza redukcję zatrudnienia w dziale zajmującym się obsługą floty. Nie oznacza to jednak, że osoba zarządzająca flotą w firmie, nie będzie potrzebna. Jest to możliwe jedynie w wypadku małych parków samochodowych, gdzie może wystarczyć bezpośredni kontakt między opiekunami klienta w firmie zarządzającej a kierowcami i działem finansowym klienta. Jednak takie sytuacje nie są częste.

Dlatego też zazwyczaj tworzy się stanowisko zwane menedżerem floty ( w przypadku dużych parków samochodowych). W wypadku skorzystania z outsourcingu zadaniem menedżera floty będzie tworzenie polityki flotowej. Do jego obowiązków będzie należał nadzór nad współpracą z firmą zarządzającą flotą samochodową, negocjacje oraz analiza bieżącego wykorzystania parku samochodowego. Do realizacji powyższych zadań potrzebny będzie jeden strateg.

Doświadczenie firm korzystających z usług outsourcingu floty samochodowej potwierdza, że outsourcing ten jest idealnym rozwiązaniem dla firm, które pojazdy służbowe traktują w kategorii narzędzi biznesowych, które po określonym czasie eksploatacji ulegają zużyciu i powinny być wymienione na nowe bez konieczności pojawienia się problemu co zrobić ze starymi. Zlecenie zarządzania flotą wyspecjalizowanemu partnerowi i przekazanie mu wszelkich kompetencji związanych z parkiem pojazdów owocuje, również rzetelna wymiana informacji na temat aktualnego stanu floty. Kierownictwo firmy, posiadając taką wiedzę pozbawiona wszelkich „szumów informacyjnych” jest w stanie efektywnie zarządzać swoimi zasobami oraz je lokować w sposób optymalny. Wybierając firmę do zarządzania flotą samochodową trzeba zwrócić uwagę na jej doświadczenie i profesjonalizm. Jest to bowiem gałąź, z jaką wiąże się spora odpowiedzialność.

Podsumowując, jakie korzyści niesie zarządzanie flotą samochodową - to przede wszystkim:

1) ograniczenie kosztów,

2) możliwość skupienia się na podstawowej działalności,

3) poprawa wizerunku przedsiębiorstwa,

4) szybsza i prostsza procedura pozyskania samochodów,

5) planowanie kosztów i zmniejszenie liczby przetwarzanych dokumentów.

Karolina Jezierska

Outsourcingportal.pl