Czy biuro rachunkowe może wspomóc proces wdrożenia systemu księgowego w firmie?
Na pytania odpowiada Michał Bartosiński, Manager obszaru IT w MDDP Outsourcing
Jak wdrożyć z sukcesem system księgowy w firmie?
Wdrożenie systemu księgowego to dość skomplikowany proces. Kilka różnych aspektów może wpływać na sukces takiego przedsięwzięcia. Po pierwsze sporo zależy od nastawienia użytkowników systemu. Często spotykamy się z sytuacją, że pracownicy są bardzo przyzwyczajeni do swojego obecnego narzędzia i odrzucają konieczność zmiany. Z tego względu ważne jest, aby jeszcze przed rozpoczęciem wdrożenia uświadomić im korzyści jakie niesie ze sobą nowy system. Najważniejsze z nich powinny dotyczyć usprawniania codziennej pracy. Aby osiągnąć pełny sukces, pozytywne nastawienie i zaangażowanie jest niezbędne. Po drugie sam system, który chcemy wdrożyć, nie może być przypadkowy. Powinien być dopasowany do naszej organizacji, zgodny z naszymi indywidualnymi oczekiwaniami oraz zapewniać funkcjonalności, które są potrzebne firmie o naszym profilu działalności. Podstawowe funkcjonalności zapewniają wszystkie systemy na rynku, więc to właśnie te specyficzne wymagania powinny decydować o wyborze konkretnego systemu. Można powiedzieć, że nad sukcesem samego wdrożenia zaczynamy pracować już na etapie wyboru systemu i analizy przedwdrożeniowej. Na tym etapie nie można sobie pozwalać na uproszczenia lub zostawianie nierozwiązanych problemów na potem. Trzeba rzetelnie ustalić wszystkie parametry i wytyczne. Jeżeli to się uda, to samo wdrożenie będzie już tylko formalnością. Po trzecie, ale równie ważne, potrzebny jest nam sprawdzony, doświadczony i profesjonalny partner wdrożeniowy. Tylko wtedy, bazując na jego doświadczeniu, wdrożenie będzie odbywać się sprawnie. Przy odpowiednich kompetencjach po obu stronach, dużo łatwiej jest zrozumieć z jednej strony wymagania co do systemu, z drugiej strony jego ograniczenia. Najgorsze, co możemy sobie zafundować, to wdrożenie metodą prób i błędów.
Czy nowoczesne biuro rachunkowe to tylko księgowość online?
Absolutnie nie tylko. W relacjach z naszymi Klientami bezpośredni kontakt jest ciągle bardzo ważny. Faktycznie zdecydowana większość procesów odbywa się online, ale nowoczesne biuro rachunkowe to także szereg procesów backoffice’owych, z których coraz większa ich część odbywa się bez udziału człowieka. Można tutaj wspomnieć o digitalizacji dokumentów, integracji międzysystemowej oraz automatyzacji i robotyzacji procesów. W 2021 roku pracownicy biura rachunkowego praktycznie nie mają już styczności z dokumentami papierowymi i nie wprowadzają ich ręcznie do systemu finansowo-księgowego. W znacznej większości dokumenty te są automatycznie księgowane, wyciągi bankowe automatycznie pobierane z banku i importowane do systemu, rozrachunki automatycznie rozliczane. Do zadań księgowej lub pracownika innego działu specjalistycznego należy już tylko nadzór nad tymi procesami. Sprawia to, że praca jest mniej monotonna. Można skoncentrować się na bardziej ambitnych zadaniach. Nie da się ukryć, że bardzo duży wpływ na taki stan rzeczy – na możliwość usprawnień w tym zakresie – miało, oprócz postępu technologicznego, powstanie ustandaryzowanych struktur danych, takich jak MT940, JPK, czy Krajowy System e-Faktur, który za chwilę zacznie działać (na razie jeszcze bez obowiązku korzystania). Uregulowanie zasad i formatu e-Faktur może oznaczać cichą rewolucję w funkcjonowaniu nowoczesnego biura rachunkowego. Źródło danych będzie jedno, format danych będzie jeden, ale także wizualizacja faktury będzie ustandaryzowana. Wdrożenie KSeF może oznaczać wyeliminowanie bardzo wielu problemów, z którymi dzielnie radzimy sobie od wielu lat.
Dlaczego Państwa Klienci zdecydowali się wprowadzać system księgowy przy wsparciu MDDP Outsourcing?
Należy zacząć od tego, iż uczestnictwo we wdrożeniach systemów IT jest dopełnieniem podstawowych usług, jakie świadczymy dla naszych Klientów. Uważam, że czynnikiem jaki zaważył na wyborze Klientów jest nasze doświadczenie zbudowane podczas udziału w wielu procesach powiązanych z wdrażaniem Klientów na naszych systemach, ale także na ich własnych. Ta wiedza jest już w tej chwili na tyle bogata, iż można śmiało powiedzieć, że spełniamy wszystkie kryteria (o których przed chwilą opowiadałem) przemawiające za tym, że będziemy bardzo dobrym partnerem do udziału w tym procesie. Podczas działań wdrożeniowych u Klientów, mieliśmy styczność z wieloma problemami i trudnościami, cześć z nich jest powtarzalna, a wypracowane przez nas rozwiązania można przełożyć na potrzeby kolejnego Klienta. Mowa tu o procesach takich jak parametryzacja ustawień, migracja danych czy integracja z innymi narzędziami IT. Nasza dotychczasowa praca pozwoliła nam zyskać szeroką wiedzę co do spektrum dostępnych systemów na rynku, zatem po badaniu potrzeb Klienta jesteśmy w stanie wspomóc go przy wyborze systemu odpowiadającego indywidualnym potrzebom jednostki. Świadomość złożoności procesu, problemów jakie możemy napotkać i profesjonalne podejście do działania jest dla nas kluczowe - nasi Klienci to widzą i dlatego decydują się na współpracę z nami. Sprawdzamy system także pod kątem spełnienia wymagań prawa bilansowego i podatkowego, planujemy prace i harmonogram działań oraz wspieramy Klientów w rozwiązywaniu napotkanych wyzwań np.: podczas importu danych do systemu. W razie konieczności jesteśmy w stanie usprawnić działanie systemu poprzez zaoferowanie dodatkowych autorskich narzędzi wspomagających pracę księgowego. Posiadamy w naszym gronie ekspertów odpowiedzialnych za procesy zarówno merytoryczne jak i techniczne, dzięki czemu jesteśmy w stanie zapewnić, że wdrożone rozwiązanie będzie dostosowane do potrzeb indywidualnych Klienta oraz będzie spełniało wszystkie wymogi formalne.
