Dział HR na pierwszej linii frontu - wywiad z Kasią Adamczewską, HR Manager, Digital Teammates

Misją Digital Teammates jest wspieranie transformacji cyfrowej. W praktyce firma jest dostawcą robotów dla klientów (RPA, czyli Robotic Process Automation). Kim są Cyfrowi Współpracownicy i na czym polega Wasza usługa dla klientów?

Kasia Adamczewska, HR Manager, Digital Teammates: Digital Teammates dostarcza roboty software’owe w modelu Rent-a-Robot. Roboty, czyli Cyfrowi Współpracownicy naśladują pracę człowieka używając wirtualnej klawiatury i myszki, pracując na jasno zdefiniowanych procedurach i instrukcjach. Sprawdzają się one przede wszystkim w pracy powtarzalnej, związanej z dużą ilością danych i wymagającej bezbłędności.

Najprościej mówiąc, Cyfrowi Współpracownicy wykonują zadania, których pracownicy nie chcą i nie lubią wykonywać, ponieważ są one po prostu nudne i żmudne. Takie zadania nie dają satysfakcji z pracy, nie rozwijają pracowników i prowadzą do wypalenia zawodowego. Co zrobić, gdy takich zadań w firmie jest dużo? Możemy oczywiście samodzielnie wdrożyć w firmie robotyzację procesów, ale wiąże się to z dużymi nakładami finansowymi, wymaga nabycia kompetencji robotycznych oraz utworzenia zespołu, który zajmie się zarządzaniem i utrzymaniem robotów. Zamiast tego możemy wynająć roboty. I tutaj z pomocą przychodzi Digital Teammates z usługą automatyzacji, z której firma może w prosty sposób skorzystać, zatrudniając do tych zadań Cyfrowego Współpracownika.

Praca przy projektowaniu Robotic Process Automation wymaga na pewno specyficznych umiejętności i wykształcenia...

Cyfrowych Współpracowników tworzą Pasterze Robotów, jednak ich zadania są szersze niż developerów RPA, stąd też nietypowa nazwa tego zawodu. Oprócz tworzenia robotów, Pasterze również oceniają potencjał robotyczny na początku wdrożenia, następnie budują i testują Cyfrowych Współpracowników, a po wdrożeniu zajmują się ich utrzymaniem.

Kluczową kompetencją w dziale robotycznym jest myślenie analityczne, które potrzebne jest właściwie na każdym etapie automatyzacji. Umiejętność analizowania danych i układania logicznych struktur jest nieodłącznym elementem pracy Pasterza Robotów. Jak sprawdzamy taką kompetencję na etapie rekrutacji kandydatów na stanowisko Pasterza Robotów? Pytamy kandydata, jak wygląda proces parzenia kawy, albo prosimy, aby opisał swoją drogę do pracy. Sprawdzamy, czy kandydat myśli procesowo, czy widzi alternatywne rozwiązania i czy potrafi podejmować decyzje na każdym etapie.

Kolejną ważną kompetencją jest umiejętność radzenia sobie w trudnych sytuacjach i elastyczność zadaniowa. W zautomatyzowanych przez nas procesach często zmieniają się procedury i aplikacje. Pasterz Robotów musi się dość szybko dostosować do nowej sytuacji i reagować na zmiany, aby proces mógł przebiegać u klienta bez zakłóceń. Szybkie reagowanie na zmiany i umiejętność dostosowania się do nowej sytuacji są ważne, ponieważ jednego tygodnia budujemy robota u jednego klienta, a za tydzień jesteśmy już na innym projekcie. Szukamy więc ludzi, którzy szybko potrafią przestawiać się z zadania na zadanie i są odporni na stres. Jeśli kandydat posiada te umiejętności i jeszcze dodatkowo ma doświadczenie biznesowe lub doświadczenie w pracy w dziale operacyjnym, to zdecydowanie pomaga mu to w lepszym zrozumieniu automatyzowanych procesów oraz we współpracy i komunikacji z biznesowymi i operacyjnymi działami firmy.

Jesteście bardzo zróżnicowanym zespołem ludzi, których obszary specjalizacji rozciągają się od IT przez operacje back-office do ochrony środowiska i filozofii. Co tak zróżnicowane osobowości przyciągnęło do Digital Teammates?

Pasterz Robotów to nowy zawód, który daje ogromne możliwości nauki i rozwoju. Kandydatów przyciąga do nas przede wszystkim ciekawość i chęć sprawdzenia się w nowym środowisku oraz, oczywiście, chęć zostania Pasterzem Robotów. To prawda, że na pokładzie mamy geografa, dietetyka, filozofa i wiele innych nieinformatycznych specjalności. Dobranie takich osobowości jest niezwykle cenne, a – co najważniejsze – wnosi do zespołu wiele komplementarnych umiejętności. Chodzi przed wszystkim o cel biznesowy, jaki chcemy osiągnąć, współpracę i wzajemne wsparcie budujące dobrą atmosferę pracy. Dlatego dobierając ludzi do zespołu patrzymy nie tylko na konkretne kompetencje i umiejętności, ale także na cechy osobowości. Nasi pracownicy mają różne doświadczenia zawodowe i dzięki temu możemy dużo się od siebie uczyć.

Odnosi się wrażenie, że firma Digital Teammates patrzy zdecydowanie w przyszłość. Stworzyliście nawet zawód przyszłości – Pasterzy Robotów. Kto może takim Pasterzem zostać? Jakie kompetencje musi posiadać Pasterz?

Tak, Pasterz Robotów to ktoś więcej niż developer RPA. Jest on odpowiedzialny za analizę potencjału robotycznego, testowanie robotów i utrzymanie ich, gdy już zaczną pracować u klienta. Ponieważ jest to nowy zawód, umożliwiamy naszym pracownikom przekwalifikowanie się, a kandydatom – nauczenie się zawodu. Stworzyliśmy własny, autorski program reskillingowy, po przejściu którego nowy Pasterz potrafi zbudować swojego pierwszego robota w przeciągu kilku tygodni. To naprawdę jest coś, kiedy ktoś, kto wcześniej nie miał nic wspólnego
z developowaniem, tworzy namacalny produkt robotyczny. Jest to niesamowity rozwój, ale i wyzwanie. Dlatego szukamy ludzi ambitnych, odważnych, odpornych na stres i takich, którzy nie boją się zmian w życiu.

Przejdźmy do tematu dominującego rzeczywistość – pandemia COVID-19. Jak poradziliście sobie z tą kryzysową sytuacją? Jak wygląda praca w Digital Teammates w czasie pandemii? Czy ciężko komunikować się z całym zespołem?

Nowa rzeczywistość wymagała od nas na początku zrozumienia jej, a następnie spokojnego wypracowania rozwiązań, dzięki którym możliwe stało się wykonywanie zadań na home offce przez dłuższy czas. Bardzo ważne było wypracowanie przez menedżerów priorytetów działania tak, aby utrzymać rytm pracy przy jednoczesnym wspieraniu pracowników, rozwiewaniu ich wątpliwości i niepewności co do najbliższej przyszłości.

Dużym wyzwaniem była komunikacja z pracownikami i całym zespołem, i tu postawiliśmy na nowoczesne narzędzia komunikacji. Organizujemy regularne spotkania online z pracownikami, wirtualne zebrania. Zachęcamy pracowników do tego, aby często komunikowali się ze sobą w formie połączeń wideo. Kolejnym wyzwaniem był czas pracy, gdyż z dnia na dzień praca w regularnych godzinach 8:00-16:00 dla wielu pracowników stała się po prostu niemożliwa. Wprowadziliśmy elastyczne podejście co do godzin pracy tak, aby pracownicy mogli zaopiekować się swoimi dziećmi i jednocześnie efektywnie pracować. Wymagało to od nas podejmowania świadomych decyzji i dużo empatii. Nadal uczymy się budować zaufanie w zarządzaniu na odległość, aby zwiększać zaangażowanie pracowników. Wymaga to od menedżerów zmiany sposobu myślenia i kreatywnego podejścia do motywowania pracowników.

Sytuacja związana z pandemią COVID-19 jest dla działu HR na pewno dużym wyzwaniem... Jakie zadania stoją przed HR Managerem? Jakich kompetencji miękkich wymaga od Pani zarządzanie zespołem w sytuacji przymusowej izolacji społecznej?

Biznes i bezpieczeństwo związane z ochroną pracowników to chyba są dwa najważniejsze wyzwania, z którymi dział HR teraz się mierzy. Chcemy utrzymać miejsca pracy, dlatego, jak nigdy, kładziemy nacisk na budowanie reputacji menedżera jako lidera, który będzie potrafił przeprowadzić zespół przez kryzys związany z przymusową izolacją. Zarządzanie zespołem w obecnej sytuacji wymaga przede wszystkim empatii i zrozumienia sytuacji pracownika, który jest w zamknięciu i martwi się o siebie, rodzinę i o pracę. Dział HR jest na pierwszej linii frontu, musimy wspierać menedżerów, aby oni wspierali swoich pracowników. Wyszliśmy z inicjatywą organizacji warsztatów interaktywnych, w których nasi pracownicy mogą cały czas rozbudowywać swoje kompetencje. Przeorganizowaliśmy też pracę działów, aby wygospodarować dodatkowy czas, w którym nasi pracownicy mogą porozmawiać nie tylko o bieżących projektach w swoim gronie i z liderami zespołów. Powoli myślę już o powrocie do normalności i organizacji pracy stacjonarnej. Nasze środowisko pracy będzie musiało się zmienić i tutaj największym wyzwaniem będzie przekonanie ludzi o tym, że w biurze jest bezpiecznie.