Efektywna współpraca na odległość – jak to osiągnąć?

O zagadnieniach związanych z pracą zdalną, hybrydową i asynchroniczną, a także o sposobach podniesienia efektywności zdalnych spotkań rozmawiamy z Nadią Harris, założycielką zdalnej szkoły Remote School oraz portalu remoteworkadvocate.com.

Wiktor Doktór, Pro Progressio: Co o pracy zdalnej i hybrydowej mówią globalne badania?

Nadia Harris, Remote School: Warto zacząć od tego, że praca zdalna i hybrydowa to nie jest krótkoterminowy trend ani też zupełnie nowe zjawisko. Pandemia okazała się akceleratorem, który sprawił, że oba modele na dobre zawitały do firm. Od kilkunastu lat obserwujemy rozwój modelu hub & spoke, który polega na posiadaniu głównego biura oraz „biur satelitów” w innych miastach, a więc rozproszone modele pracy są wśród nas dłużej niż na pierwszy rzut oka sądzimy.

Jeśli chodzi o statystyki związane z pracą zdalną i hybrydową to warto spojrzeć na badania Gallupa, które wyraźnie wskazują, iż pracownicy zdecydowanie preferują elastyczne formy pracy. Zgodnie z najnowszymi danymi z sierpnia 2022 r., 38% osób deklaruje chęć pracy w trybie hybrydowym, a 18% w pełni zdalnym. W tym samym badaniu aż 73% badanych pracowników wskazuje, że ich firma powinna na nowo przemyśleć swoją kulturę organizacyjną. Takie dane wyraźnie pokazują, że czeka nas jeszcze sporo pracy.

Co zatem cechuje pracę hybrydową?

Cechuje ją przede wszystkim intencjonalność, a nie przypadek czy udzielenie tymczasowej zgody na pracę z domu. Esencję pracy hybrydowej stanowi połączenie elementów modeli „remote-first” oraz biurowego, uwzględniając wartości wnoszone przez każdy z nich. Organizacje, które działają całkowicie bez biura, są w stanie funkcjonować efektywnie bez fizycznej obecności pracowników. Odpowiednie narzędzia wewnątrzfirmowe (od technologii po procesy) sprawią, że praca w modelu rozproszonym będzie efektywna. Jednocześnie, patrząc na wykorzystanie przestrzeni biurowych, warto się skupić na tym, dlaczego są one dla nas ważne. Projektując na nowo biura warto kierować się podejściem „user experience”, dzięki któremu będą one wspierać współpracę zespołu, budowanie relacji i odpowiedzą na realne potrzeby pracowników.

  Ponadto trzeba zauważyć, że nie ma jednego, właściwego modelu pracy hybrydowej. Wiele firm decyduje się na podejście 3:2 (trzy dni w biurze, a dwa w domu), ale jest też wiele organizacji, których specyfika biznesu wymaga większej elastyczności. Często współpracuję z takimi firmami, które posiadają część stanowisk w biurze na stałe (recepcja, administracja czy stacjonarna obsługa klienta), niektórzy pracownicy pracują w trybie 3:2, zaś reszta jest w pełni zdalna (np. IT, marketing czy HR). Z pewnością nie należy mylić pracy hybrydowej z trybem rotacyjnym lub zmianowym.

A czy możesz podać jakieś dobre przykłady organizacji hybrydowych?

Jedną z nich jest z pewnością Microsoft, który posiada sporo materiałów na ten temat. Firma stworzyła guidebook dla menedżerów oraz dla pracowników wyznaczając transparentne zasady współpracy oraz wzajemne oczekiwania.

Warto spojrzeć także na organizację Dropbox, która umożliwia pracownikom wykonywanie swoich obowiązków zdalnie, zaś przestrzenie biurowe zostały zaprojektowane na nowo, nosząc określenie „studio”. Celem spotkań fizycznych jest współpraca zespołowa, nie zaś konieczność przebywania w tym samym miejscu bez właściwie zdefiniowanej potrzeby.

Ciekawy przykład stanowi także Klarna – pracownicy mogą sobie sami wybrać miejsce pracy, zgodnie z własnymi preferencjami. Praca zdalna w ramach kraju bądź stanu (w przypadku Stanów Zjednoczonych) ma charakter nieograniczony, zaś wykonywanie jej za granicą jest możliwe do 20 dni w roku.

   W zasadzie większość firm, które obecnie wdrażają polityki „workation” wykonuje już pierwszy, milowy krok do uelastycznienia się i warto się nimi inspirować.

Porozmawiajmy o zasadach. Co to jest model „remote-first” i model hybrydowy? Czym się różnią?

 Model „remote-first” to taki, w którym praca jest wykonywana w pełni zdalnie, bez biura. Nie stanowi to uszczerbku dla produktywności, a wręcz przeciwnie – podnosi ją. Organizacje, które ją stosują to np. GitLab, Doist, Buffer, TopTal czy od niedawna Airbnb. Na efektywność takiego modelu składa się kilka elementów. Są to właściwie zmapowane procesy i procedury wraz z ich automatyzacją, dokumentowanie pracy, odpowiednio wdrożone narzędzia do zarządzania projektami, współpraca i komunikacja asynchroniczna, skalowalne formy elastycznego zatrudnienia pracowników i współpracowników (umowy o pracę lub niekiedy B2B) oraz bezpieczeństwo IT. Dzięki takiej infrastrukturze zespół jest wyposażony w niezbędne narzędzia, które umożliwiają skupienie się na realizacji wspólnie wyznaczonych celów bez konieczności przebywania w jednym miejscu. Ograniczona jest także liczba spotkań online.

 Model hybrydowy to taki, który łączy w sobie elementy organizacji „remote-first” z biurem. Warto zauważyć, że nie chodzi tutaj o połączenie polegające na obowiązku częściowego przebywania w biurze ze względu na dawne przyzwyczajenia z warunkową możliwością pracy z domu. Hybryda to stworzenie takiej przestrzeni, w której cała firma bądź zespół może sprawnie działać w trybie rozproszonym, a biuro wnosi dodatkową wartość. Dobrym przykładem jest branża retail. Możemy robić zakupy online dzięki rozwiązaniom e-commerce, a jednak nadal odwiedzamy sklepy stacjonarne. Chodzi tutaj o indywidualne preferencje i potrzeby, a także doskonały „user experience”.

W pracy zdalnej mamy także do czynienia z pracą asynchroniczną. Opowiedz nam o tym podejściu.

Komunikacja i współpraca asynchroniczna polegają na tym, że nie musimy pracować jednocześnie lub komunikować się jedynie w czasie rzeczywistym. Możemy za to intencjonalnie zaplanować naszą współpracę, przypisać odpowiedzialności członkom zespołu oraz ustalić terminy na przekazanie informacji o postępach projektu itp. Wszystko zostaje zaplanowane tak, aby zespół finalnie osiągnął wspólnie założone cele. Obecnie, w erze cyfrowej pojawia się szereg nowoczesnych technologii, które umożliwiają nam sprawne wdrożenie współpracy asynchronicznej. Moim zdaniem jest ona absolutnie kluczowa dla każdej firmy, nawet stacjonarnej. Takie podejście oszczędza czas, optymalizuje pracę i pozwala lepiej mierzyć produktywność. Unikamy rozpraszaczy, długich godzin spędzonych na niepotrzebnych spotkaniach czy dziesiątek bezsensownych maili.

Na koniec pytanie o optymalizację. Skoro żyjemy w czasach hybrydy, komunikacji online i dziesiątek spotkań w wirtualnym świecie, to jak podnieść efektywność zdalnych spotkań?

To jedno z najczęściej zadawanych pytań. Praca zdalna obnażyła problemy związane z nadmierną ilością spotkań, nawet tych stacjonarnych. Tyle, że spędzając czas w sali konferencyjnej w biurze pojawiał się często element towarzyski. Zdalnie liczy się przede wszystkim sens spotkania i jego merytoryka. Warto na pewno spróbować określić stałe godziny, w których mogą odbywać się spotkania, aby nie były one porozrzucane od rana do wieczora i systemowo skrócić czas ich trwania. Pozwolę sobie też na kilka praktycznych wskazówek.

   Po pierwsze – zawsze akceptujmy bądź odrzucajmy zaproszenia dodane do naszego kalendarza. Jeśli tego nie robimy, to zadajmy sobie pytanie czy w życiu umawiamy się z kimś na kawę bądź obiad i mówimy „może przyjdę, a może nie – przekonasz się na miejscu”? Oczywiście, że tak nie jest. A zatem dlaczego robimy tak online? Po drugie – sprawdzajmy swoje kalendarze i nie wrzucajmy spotkań bez sprawdzenia czy adresat jest dostępny. Po trzecie – wprowadźmy kilka prostych zasad, np. spotkanie ma rację bytu jedynie, jeżeli ma opracowaną agendę. Ponadto powinno ono polegać na aktywnym dialogu, a jeśli tak nie jest, to właściwa będzie komunikacja asynchroniczna. Wreszcie umawiając spotkanie zacznijmy od następującego stwierdzenia: „To spotkanie odniesie sukces, jeżeli…”.

Bardzo dziękuję za inspirującą rozmowę.

Artykuł pochodzi z magazynu:
FOCUS ON Business #7 November-December (6/2022)