Efektywność pracowników - jak ją sprawdzać i wspierać?
Rozmowa z Sebastianem Młodzińskim, CEO TIMATE, o rozwiązaniach wspierających zwiększanie efektywności działań pracowników
Wszystko wskazuje na to, że model pracy hybrydowej zostanie z nami na bardzo długo… Jakie wyzwania stoją obecnie przed pracodawcami?
Sebastian Młodziński: Pracodawcy muszą dziś przede wszystkim zmienić sposób myślenia o efektywności swoich pracowników i zrezygnować z przekonania, że pracownik siedzący 8 godzin przy biurku jest bardziej efektywny od tego, który spędza w taki sposób tylko 6 godzin. Prawdą jest, że pracodawcom trudno jest monitorować pracę osób będących na home office. Nie można sprawdzić, czy siedzą oni przy komputerze, a jeśli nawet siedzą, to czy rzeczywiście pracują, a nie oglądają film czy robią zakupy w Internecie. Ważniejsze więc jest dziś sprawdzanie, czy pracownicy osiągają swoje cele, czy realizują przypisane im zadania. To musi stać się nową miarą efektywności. To jednak tylko jeden aspekt, który pracodawcy muszą wziąć pod uwagę. Jest też drugi. Warto pamiętać o tym, że nie każdy pracownik może wykonywać swoje obowiązki zdalnie. Pracownicy fizyczni, zatrudnieni w fabrykach, przedsiębiorstwach produkcyjnych, logistycznych, budowlanych – nie przejdą przecież na home office. W tym przypadku bardzo ważne jest to, aby z jednej strony zapewnić im pełne bezpieczeństwo w miejscu pracy, z drugiej zaś poczucie, że są traktowani na równi ze współpracownikami, którzy pracują z domów. Niezwykle ważne jest w tym przypadku dbanie o to, aby zatrudnieni wykorzystywali przerwy w pracy, odpoczywali, byli sprawiedliwie nagradzani za swoją pracę, mieli dostęp do dobrego systemu motywacyjnego. Wszystko po to, aby czuli się w swoim miejscu pracy bezpiecznie i komfortowo i by mieli pełne przekonanie, że ich dobra praca jest zauważana i doceniana, także finansowo.
Elastyczność godzin pracy stała się bardzo dużą wartością dla pracowników. W godzinach pracy, w uzgodnieniu z przełożonym, mogą swobodnie zjeść obiad lub wyjść do lekarza… Jak zapatrują się na to pracodawcy, do tej pory przyzwyczajeni do modelu pracy od 9.00 do 17.00?
Pracodawcy rzeczywiście mierzą się dziś z koniecznością zaakceptowania nowego sposobu organizacji pracy. Doświadczenia z różnych krajów pokazują jednak, że większa swoboda wcale nie oznacza spadku produktywności. Bardzo często jest wręcz odwrotnie. Wiele krajów już wprowadziło krótszy tydzień pracy, inne się do tego przymierzają. Także w Polsce coraz częściej mówi się o takim rozwiązaniu. Trudno jest pracować kreatywnie przez 8 godzin i jest to jasne dla sporej części pracodawców. Oczywiście – nie chodzi o to, aby dawać więcej i więcej swobody, nie oczekując niczego w zamian. Dziś liczy się przede wszystkim mądre monitorowanie efektów pracy. Bo w końcu na koniec dnia nie chodzi o to, kto ile przesiedział w biurze, a o to, czy wykonał przypisane do niego zadania i osiągnął cele. Znów jednak mówimy tylko o pracownikach biurowych. Pracownicy fizyczni nie mogą swobodnie przerywać pracy, bo np. odejście od linii produkcyjnej czy niewykonanie na czas jakiegoś zadania wpływa zazwyczaj na innych i przynosi firmie straty. W tym przypadku obowiązkiem pracodawcy jest zapewnienie pracownikowi odpowiedniej liczby przerw, a także takie zorganizowanie pracy i procesów, by sprawiedliwie obciążyć obowiązkami wszystkie zespoły i by każdy z zespołów mógł pracować maksymalnie efektywnie. Pomóc w tym może między innymi codzienne ocenianie pracy każdego z pracowników. I znów – nie chodzi w tym ocenianiu o pokazywanie palcem błędów, które pracownicy popełniają, ale przede wszystkim o wyłapanie błędów procesowych, które można szybko naprawić, by firma działała lepiej i bardziej efektywniej. Jak to robić? Przybliżę to na przykładzie systemu TIMATE. To narzędzie pod koniec każdego dnia pracy automatycznie ocenia wszystkich pracowników w sześciu obszarach. Jeśli któryś z pracowników dostanie ocenę negatywną, niewynikającą z jego złej pracy, ale właśnie ze złej organizacji procesów (np. niedostarczonego na czas towaru czy niedziałającej maszyny), od razu może wskazać błąd w procesie. A zarządzający mogą szybko taki błąd wyeliminować. Dzięki temu poprawiają się warunki i komfort pracy w przedsiębiorstwie.
Czy jest możliwe zmierzenie efektywności pracy naszych pracowników? Jak to zrobić skutecznie?
Najważniejsze jest zdefiniowanie tego, co dla nas oznacza efektywna praca. Czy chodzi nam o to, by pracownik wykonał przypisane do niego zadania, czy o to, by przesiedział przy komputerze 8 godzin dziennie. Jak wspominałem, dziś coraz częściej – i jest to w moim przekonaniu bardzo dobry kierunek – dla pracodawców liczy się osiąganie celów i realizacja zadań. W tym przypadku łatwo zmierzyć efektywność – widzimy, czy zadania są wykonane, możemy także sprawdzić, ile czasu pracownik poświęcił na realizację każdego z nich. Trudniej może być w przypadku fizycznej pracy zespołowej – np. na budowie. Znamy takie obrazki z dróg czy placów budów– kilka osób siedzi, a jedna kopie rów czy muruje ścianę. Oczywiście można postawić przy nich nadzorcę, który będzie skrupulatnie pilnował tego, aby wszyscy pracowali tyle samo. Można jednak też dać im karty TIMATE, które rozpoznają ruch, zdefiniować to, jak powinien zachowywać się pracownik na danym stanowisku, i sprawdzać, czy nasi zatrudnieni poruszają się w pracy zgodnie z wymaganiami ich stanowiska. Nasz system automatycznie to bada i pokazuje, czy pracownicy działali efektywnie i zgodnie z założeniami.
Jak pracodawca może zapobiegać marnowaniu czasu przez pracowników oraz ewentualnym nadużyciom w godzinach pracy, kiedy pracownik zamiast wykonywać zadania np. myje okna?
Kiedy mówimy o monitorowaniu pracy pracownika znajdującego się na home office, musimy wziąć pod uwagę nie tylko aspekt techniczny – czy w ogóle da się to zrobić i jakimi narzędziami, ale także – może nawet przede wszystkim – aspekt prywatności. Taka kontrola musi być mądrym kompromisem między interesami pracodawcy, a wygodą i właśnie prywatnością pracownika. Oczywiście możemy śledzić każdy ruch pracownika na komputerze, sprawdzać dokładnie, co robi. Żaden zatrudniony nie będzie jednak czuł się z tym komfortowo. Więcej – pracodawca najczęściej nie potrzebuje takich danych. Co zatem robić? Moim zdaniem lepiej mierzyć ruch pracownika oraz zlecać mu zadania i sprawdzać, czy i w jakim czasie je wykonał. Dzięki temu wiemy, czy pracownik jest efektywny, czy realizuje założone cele, ale też – jeśli nie poradził sobie z zadaniami, możemy szybko sprawdzić, czy winne temu jest przesadne skomplikowanie zadania, czy raczej fakt, że pracownik połowę swojego dnia pracy spędził poza deklarowanym miejscem wykonywania obowiązków służbowych i wcale nie siedział przy komputerze. Warto też zastosować dobry system motywacyjny, najlepiej powiązany z codzienną oceną, który będzie nagradzał pracowników za dobrą pracę, za bieżące wywiązywanie się ze swoich obowiązków. Jeśli pracownik wie, że od tego, jak pracuje każdego dnia, zależy wysokość jego premii lub inne bonusy, będzie się starał codziennie, a nie tylko w tygodniach poprzedzających ocenę roczną czy półroczną.
Proszę nam opowiedzieć o zastosowaniu karty TIMATE. W jakich obszarach zarządzania pracą może być przydatna?
System TIMATE to proste, automatyczne i bezobsługowe narzędzie do kompleksowego zarządzania ludźmi i procesami w firmie. Działa za pomocą prostej karty, która z jednej strony jest elektronicznym identyfikatorem pracownika, a z drugiej mierzy czas pracy i ocenia jego wykorzystanie na podstawie danych o ruchu i lokalizacji. Korzystając z unikalnych możliwości technologii IoT (Internetu Rzeczy) oraz IoB (Internetu Zachowań), system TIMATE gromadzi, analizuje i przekazuje w czytelny sposób dane dotyczące pracy poszczególnych pracowników i całych zespołów. Wszystko to z poszanowaniem prywatności i prawnych aspektów gromadzenia informacji. Karta nie zbiera żadnych danych biometrycznych i wrażliwych. Wystarczy ją nosić przy sobie, a cała reszta dzieje się automatycznie. System TIMATE działa w sześciu obszarach: czasu pracy, wykorzystania czasu pracy, bezpieczeństwa, realizacji zadań, osiągania wyników i zarządzania. Pracownicy oceniani są codziennie automatycznie w tych obszarach (na podstawie danych zgromadzonych przez system), otrzymując na karcie oceny w postaci zrozumiałych emotikonów, czyli buziek: z uśmiechem, neutralną lub smutną miną, oraz punktów, które są przyznawane w zależności od wagi danego obszaru. Wszyscy pracownicy oceniani są w taki sam sposób, obiektywnie i sprawiedliwie. Dzięki temu TIMATE staje się prostym i efektywnym systemem motywacyjnym – pracownicy za wywiązanie się ze swoich obowiązków w wymienionych obszarach dostają punkty, które przekładają się na bonusy i premie – oraz informacyjny dla przedsiębiorstw i pracowników. Dzięki informacjom z systemu TIMATE firmy mają stały wgląd w to, jak funkcjonują: czy realizują założone plany, czy zespoły działają efektywnie, czy pracownicy wykonują obowiązki przypisane do ich stanowisk pracy, czy przestrzegają przepisów BHP, czy w procesach nie ma przestojów, czy czas pracy jest wykorzystany optymalnie – a jeśli nie jest, to dlaczego tak się dzieje. System wspomaga przedsiębiorstwa także w organizacji pracy zdalnej czy w komunikacji na odległość. Na kartę można wysłać pracownikowi zadania do wykonania, które ten realizuje, zaznaczając moment startu i zakończenia pracy nad zadaniem.
Jak działa i jak wygląda karta TIMATE?
W swojej podstawowej wersji karta TIMATE wygląda jak identyfikator pracowniczy. Wyświetla na swoim ekranie informacje niezbędne dla pracownika, takie jak dane identyfikacyjne, czas pracy, harmonogram, zadania lub komunikaty. Co ważne, dane identyfikacyjne znikają automatycznie, gdy tylko pracownik wyjdzie poza teren firmy. W taki sposób chronimy dane osobowe. Karta działa automatycznie, co znaczy, że pracownik nie musi jej nigdzie przykładać, gdy wchodzi do pracy czy z niej wychodzi. Wystarczy, że ma kartę na sobie. Karta łączy się z centralkami umieszczonymi w różnych miejscach przedsiębiorca lub na terenie otwartym i notuje ruch, a także lokalizację pracowników. A jeśli pracuje na home office? Wtedy rejestruje czas pracy, zbliżając swoją kartę TIMATE do smartfona. W tym momencie za pomocą NFC otwarta zostaje przeglądarka WWW, w której pokazuje się panel internetowy TIMATE. Nie wymaga to instalacji żadnej dodatkowej aplikacji na smartfonie. System rejestruje czas w momencie rozpoczęcia pracy zdalnej. Mamy też karty dla pracowników pracujących w trudniejszych warunkach, np. na budowie. Te karty są mniejsze i mają mocniejszą obudowę, by nie zniszczyły się podczas pracy.
W jakich branżach Państwa karta sprawdza się najlepiej?
Nasi klienci to głównie przedsiębiorstwa logistyczne i produkcyjne, zatrudniające przynajmniej kilkaset osób, ale system rozwiązuje również problemy w firmach pracujących w biurach, w szeroko rozumianej branży medycznej czy hotelarstwie i wielu innych branżach. Upraszczając – system TIMATE jest niezbędny tam, gdzie mamy pracowników fizycznych, potrafi jednak też rozliczać pracę umysłową tam, gdzie są pracownicy biurowi.
Nie mogę nie zapytać o reakcję pracowników na kartę TIMATE i związaną z nią kontrolę ich pracy…
Nie będę ukrywał tego, że pracownicy, którzy po raz pierwszy dostają do rąk kartę TIMATE, mają obawy dotyczące tego, że system będzie ingerował w ich prywatność i śledził każdy ich krok. System nie został jednak do tego stworzony. Dlatego zachowaliśmy równowagę pomiędzy danymi, które rejestrujemy, a prawem do prywatności. Karta nie zbiera żadnych danych wrażliwych. Tak naprawdę mierzy tylko ruch i lokalizację pracowników. Na podstawie tych danych pozwala wyciągać wnioski dotyczące jakości pracy. Oczywiście to od firm użytkujących system zależy, jak bardzo będą ingerować w sposób pracy pracowników. Niemniej nasze doświadczenie pokazuje, że system służy im przede wszystkim do tego, aby oceniać i poprawiać procesy w przedsiębiorstwach. Mamy choćby przykład zarządzającej pewną firmą, która już w pierwszych dniach funkcjonowania systemu TIMATE zauważyła, że pracownicy spędzają nieproporcjonalnie dużo czasu w jednym z pomieszczeń. I nie, nie chodzi o to, że długo pili kawę w pokoju socjalnym. Było to pomieszczenie służbowe, w którym stała jedna z maszyn. Okazało się, że zatrudnieni muszą czekać na możliwość skorzystania z tej maszyny, stoją w kolejkach. To pokazało dyrekcji, że potrzebna jest druga taka maszyna, aby poprawić komfort pracy i zlikwidować niepotrzebne przestoje. Maszyna od razu została zakupiona, a kolejki zlikwidowane. Niebagatelne znaczenie dla pracowników ma również to, że system dba o ich bezpieczeństwo, to jedna z jego podstawowych funkcji. System bada ruch, wie zatem też, że pracownik przestał się poruszać. Jeśli taki bezruch trwa zbyt długo, pracodawca może błyskawicznie reagować, bo być może ma do czynienia z omdleniem. Taka informacja wpłynie natychmiast do systemu, ale dostanie ją też np. w formie SMS-a przełożony lub odpowiednie służby w firmie. Dodatkowo każdy pracownik ma na karcie przycisk SOS i może w dowolnym momencie wezwać pomoc dla siebie lub innej osoby. Karta rozpoznaje też upadki. W tym przypadku wszczyna alarm i pyta pracownika, czy nic mu się nie stało. Pracownik może samodzielnie odwołać taki alarm na karcie. Jeśli jednak tego nie zrobi, a do tego przestanie się ruszać – informacja na ten temat jest przekazywana do systemu i do wyznaczonych osób. Dzięki kartom TIMATE można przeprowadzić bardzo sprawnie proces ewakuacji, nawet w przypadku zniszczenia infrastruktury przez np. pożar. System będzie liczył ewakuowanych pracowników w miejscu zbiórki i wskaże ostatnią lokalizację zaginionych. Karty TIMATE dbają również o noszenie środków ochrony osobistej i pilnują ograniczeń w strefach ograniczonego dostępu – pracownik dostanie informację np. o konieczności noszenia kasku w danym obszarze lub o konieczności wycofania się z niedozwolonej strefy. Warto też pamiętać, że system TIMATE działa tak samo na korzyść pracodawców, jak i pracowników. Pracodawca może mierzyć pracę, natomiast pracownik dostaje do rąk narzędzie, które przypomina mu o konieczności zrobienia przerwy czy zakończenia pracy, pozwala mu wytłumaczyć się z ewentualnych niedociągnięć oraz przyznaje punkty do systemu motywacyjnego. TIMATE zapewnia sprawiedliwe traktowanie. To widać zwłaszcza w przypadku zespołów, w których był konflikt między pracownikami palącymi i niepalącymi. Często jest tak, że niepalący mają pretensje o to, że pracują więcej niż palacze, którzy regularnie wychodzą na dodatkowe przerwy. Z systemem TIMATE takie przerwy nie są zaliczane do czasu pracy, dzięki czemu pracownicy naprawdę pracują tyle samo i nikt nie jest faworyzowany.
Każdy pracownik, który uczciwie wykonuje swoją pracę, jest w stanie szybko dostrzec korzyści z używania karty TIMATE. Jeśli natomiast komuś zależy tylko na tym, żeby spędzić dzień, unikając pracy, nie będzie zadowolony z żadnego narzędzia, które wprowadzi pracodawca.
