Jak nowocześnie zarządzać procesami i pracownikami?

Na pytania odpowiada Grzegorz Cichoń, Chief Business Development Officer w TIMATE

FOCUS ON Business: Systemy rejestracji czasu pracy (RCP) na dobre zadomowiły się w wielu polskich firmach. Powszechnie kojarzone są z kartami, „odbijanymi” przez pracowników w momencie wejścia do i wyjścia z firmy. Na ile rewolucyjna w stosunku do takich tradycyjnych kart jest karta TIMATE?

Grzegorz Cichoń, TIMATE: Karta TIMATE zmienia zasady gry w obszarze szeroko rozumianej rejestracji czasu pracy. Jest w pełni autonomicznym, bezobsługowym i prostym narzędziem do zarządzania personelem i procesami w firmie. Tworzy w przedsiębiorstwie system pozwalający mierzyć pracę, oceniać ją i budować motywację pracowników. Wszystko po to, by optymalizować procesy biznesowe i oszczędzać.

To teraz może więcej konkretów. System TIMATE, którego integralną częścią jest karta noszona przez pracowników, mówi nam między innymi: kiedy pracownik rozpoczął pracę, z jaką intensywnością pracował w określonym czasie oraz gdzie przebywał, w jakich strefach przedsiębiorstwa (z dokładnością do kilku metrów).

Co ważne, pracownik nie musi wykonywać żadnych czynności, by system zbierał takie dane. Wystarczy, że nosi kartę zawsze przy sobie. Reszta dzieje się automatycznie. Przedsiębiorstwo nie musi zatem montować czytników czy kołowrotków przy wejściu do pomieszczeń, a pracownicy nie muszą przykładać kart do czytników lub czekać w kolejkach przed wejściem i wyjściem z pracy. A przecież tak dziś wygląda codzienność większości firm w Polsce, korzystających z rejestratorów czasu pracy (RCP) z użyciem kart RFID.

Sama rejestracja czasu pracy to jednak tylko niewielki wycinek tego, co potrafi karta TIMATE. Funkcjonalność karty i całego systemu TIMATE opiera się na pomiarze czasu pracy i ocenie jego wykorzystania za pomocą danych o ruchu i lokalizacji. Co to oznacza dla pracodawcy? Przed wszystkim wie on cały czas, co dzieje się z pracownikiem. Wie, ilu ma pracowników gotowych do realizacji konkretnych zadań, planów produkcyjnych, logistycznych.

A jakie korzyści z używania TIMATE mają pracownicy? Najważniejsza z perspektywy pracowniczej jest ocena, którą pracownik otrzymuje po każdym dniu pracy. Noty te są przekazywane na kartę automatycznie, m.in. na podstawie analizy rejestracji i wykorzystania czasu pracy, przestrzegania zasad bezpieczeństwa, oceny podległego zespołu. Pracownik widzi także punkty, które zliczają się do premii na koniec okresu rozliczeniowego. To ważny element systemu motywacyjnego, w którym głównym celem jest zmobilizowanie pracownika do stosowania się do norm wykorzystania czasu pracy w firmie.

To kluczowa różnica między systemami RCP a naszym rozwiązaniem. Pracownik codziennie dostaje informację, czy spełnia oczekiwania stawiane przez pracodawcę w zakresie norm wykorzystania czasu pracy. Dodatkowo, przekazanie uznania od szefa czy współpracownika wzmacnia poczucie, że wykonana praca jest dostrzegana i obiektywnie oceniana. Jeśli negatywna ocena jest spowodowana złą organizacją pracy, pracownik będzie miał okazję wskazać tego przyczynę – co dodatkowo stanowi niespotykany na rynku walor – codzienny audyt przeprowadzany przez samych pracowników. To pracownicy wiedzą najlepiej, jak jest realizowany proces oraz gdzie znajdują się „wąskie gardła”.

Dlaczego to takie ważne w nowoczesnym przedsiębiorstwie?

Przede wszystkim warto pamiętać o tym, że obecnie mamy do czynienia z nowego rodzaju pracownikiem. Młodzi ludzie chcą znać precyzyjnie benefity im przysługujące, potrzebują także rzetelnych danych o ocenie ich pracy. Chcą wiedzieć, co ma wpływ na to, ile zarobią dzięki dobrze wykonanym obowiązkom. Niestety tempo pracy oraz zmieniające się jej warunki często zaburzają poziom obiektywnej oceny zaangażowania pracownika. Nie pomagają też w podnoszeniu jakości zarządzania zespołami. Nasz system pozwala to zmienić. Generuje wartość dodaną w postaci obiektywnie wyliczanych premii. Przesyła też na kartę proste i zrozumiałe komunikaty, w tym zapożyczone z sieci społecznościowych emotikony.

Od kilka lat rośnie też liczba pracujących w Polsce obcokrajowców, którzy powinni być wspierani w procesie onboardingu. Komunikaty przesyłane pracownikom w wybranych wersjach językowych (TIMATE wprowadza obecnie wersję ukraińską), mówiące o czasie pracy czy harmonogramie na najbliższe dni lub przekazujące zrozumiałe oceny w postaci obrazkowej, eliminują kłopoty komunikacyjnej w środowisku międzynarodowej załogi.

Wszyscy pracownicy, niezależnie od narodowości, chcą być traktowani sprawiedliwie. System TIMATE automatycznie wykrywa i sygnalizuje nadużycia, takie jak symulowanie obecności pracownika, zaniżanie czasu pracy, odbijanie dwóch kart przez jedna osobę, dodatkowe „wyjścia na papierosa” poza obowiązującą przerwą. Szczególnie ten ostatni aspekt budzi dużo kontrowersji w firmach. Niepalący czują, że pracują więcej niż palący. Dzięki TIMATE zawsze mają pewność, że wszyscy pracują tak samo długo. System przejmuje więc kontrolę nad nadmiernie wykorzystywanym czasem na palenie papierosów, podnosząc morale osób niepalących. Przyczynia się też do ograniczenia palenia w czasie pracy, zmieniając złe nawyki, dając w zamian wynagrodzenie i premię za realnie wykorzystany czas pracy. A pracodawcy – realne oszczędności (tylko z tytułu odzyskania czasu traconego ‘na papierosa’ firma może oszczędzić średnio 2500 zł rocznie na palącą osobę).

Niezwykle ważnym aspektem podnoszącym jakość pracy w przedsiębiorstwie, a gwarantowanym przez TIMATE, jest wsparcie bezpieczeństwa pracowników. System monitoruje bezruch, upadki czy też unikanie noszenia odzieży ochronnej. Wykorzystując dane z systemu, pracodawca tworzy bardziej przyjazne i lepsze środowisko pracy. A na tym zyskują pracownicy.

Pierwszym skojarzeniem części pracowników, którzy nie mieli dotychczas do czynienia z  kartą TIMATE, może być myśl, że jest to kolejne narzędzie do rejestrowania ich obecności, nieobecności i spóźnień, czyli krótko mówiąc punktowania ich niedociągnięć. Czy rzeczywiście karta temu służy?

Karty TIMATE pomagają co prawda wyłapać nieprawidłowości, takie jak spóźnienia, niedopracowania czy nieautoryzowane nadgodziny, jednakże sam system ma do odegrania dużo istotniejszą rolę. Karty zbierają dane, które tworzą niesamowite narzędzie zarządcze oraz motywacyjne, i to w wielu obszarach jednocześnie.

Wyobraźmy sobie firmę, która ma problemy wynikające ze słabnącej konkurencyjności produktów (wysoka cena, częste incydenty jakościowe, wydłużające się terminy realizacji zleceń), co przy rosnących kosztach pracy nie daje powodów do optymizmu.

Co można zrobić, by zmienić ten stan rzeczy? Można sięgnąć po narzędzie, które pomoże zmienić kulturę organizacyjną w organizacji, wprowadzić dobre praktyki, podnieść bezpieczeństwo pracy, elastyczność czasu pracy. Możemy stworzyć zasady sprawiedliwej oceny i w dalszej kolejności – poprawić dobrostan pracowników. To wszystko z poszanowaniem zasad prywatności, aspektów prawnych, w tym RODO, a także bezpieczeństwa, zdrowia i życia pracownika.

Rozwiązanie TIMATE daje zintegrowany obraz procesów, w których głównym czynnikiem sukcesu są ludzie. Dostajemy do rąk analitykę biznesową z wielu obszarów, co wraz  z integracją systemową pozwala otrzymać doskonały przegląd wydajności konkretnego procesu. Już umiemy, dzięki TIMATE, policzyć jego elementy składowe i porównać poniesione nakłady z ich wynikami.

Wprowadzając do organizacji karty TIMATE, nie skupiamy się li tylko na aspektach rejestracji czasu pracy (RCP). Wypełniamy lukę w zakresie agregowania danych i ich biznesowego wykorzystania. Zyskują na tym i pracodawcy, i pracownicy.

Śmiało mogę powiedzieć, że TIMATE to kilka narzędzi w jednym. To unikatowy system na skalę światową. Made in Poland. Dziś funkcjonuje już w firmach logistycznych, produkcyjnych czy opieki zdrowotnej w Polsce. Za kilka miesięcy będzie obecny także za granicą. Moim osobistym marzeniem jest, aby karty TIMATE były motorem zmian w firmach. Zmian wpływających na efektywne wykorzystanie czasu pracy, skutkujące między innymi większą ilością czasu na odpoczynek i dodatkowymi dniami wolnymi od pracy (np. wprowadzeniem czterodniowego tygodnia pracy). Przeprowadzane pilotaże wskazują, że takie scenariusze są realne.

Wygląda na to, że karta rejestruje wiele rodzajów danych. Jak postrzega Pan nastawienie samych pracowników do tego narzędzia? Czy nie obawiają się oni zbyt daleko idącej ingerencji w ich prywatność?

To zupełnie zrozumiałe, że w każdym z nas Istnieje naturalny opór przed zmianami. Bierze się on z braku pełnej i rzetelnej wiedzy o stanie rzeczy. Wprowadzając system TIMATE do organizacji, powinniśmy zadbać więc o właściwe zakomunikowanie celów, jakie ten krok stawia przed pracownikami.

TIMATE wspiera każdą firmę w procesie takiej zmiany. Szkolimy przełożonych oraz wybranych przedstawicieli pracowników, uczestniczymy w spotkaniach z załogą, dajemy przykłady dobrych praktyk. I obalamy mity.

Chciałbym podkreślić, że karta TIMATE nie zbiera żadnych danych wrażliwych czy biometrycznych. Posiada czujnik ruchu, który pozwala ocenić, czy pracownik siedzi, stoi czy chodzi. To wystarczy, by określić jego stopień zaangażowania w pracę w ciągu dnia. Tego typu dane firmy już zbierają za pomocą funkcjonujących systemów wewnętrznych jednak napływają one z opóźnieniem, nie dając szansy na szybszą reakcję na braki kadrowe, błędy procesowe czy zwykłe marnotrawstwa.

Nikt nie lubi być śledzony. Nasze rozwiązanie nie ma jednak takich funkcjonalności. Dane napływają do systemu co minutę. Nie wiemy, co pracownik robi w danym momencie. Wiemy natomiast, gdzie przebywa – z dokładnością do strefy. Taka informacja jest ważna z punktu widzenia planowania pracy, bezpieczeństwa czy poprawy procesów.

Wyobraźmy sobie sytuację, w której pracownik upadł i się nie rusza. W takich momentach system TIMATE uruchamia procedury bezpieczeństwa, informując odpowiednie służby o niebezpieczeństwie. Jeśli w sposób zrozumiały przekażemy załodze wartości płynące z wprowadzenia identyfikatorów elektronicznych TIMATE, ich opór będzie spadać. Wzrośnie natomiast świadomość wsparcia procesów biznesowych, trwałości zmian i poprawy warunków pracy, podniesienia poziomu ochrony zdrowia i życia ludzi. Walor finansowy płynący z dobrze skonstruowanego systemu motywacyjnego jest tutaj czynnikiem silnie uwiarygadniającym dobre intencje pracodawcy, opierające się na zasadzie win-win.

Wprowadzenie nowego systemu może też budzić niechęć kadry zarządzającej. Jednak i dla niej mamy cały zestaw benefitów z korzystania z naszego narzędzia. Wspiera ono managerów w ich rutynowych czynnościach, odciąża ich od pracochłonnych zadań oceny pracowniczej, pozwala skierować wolne zasoby na twórcze działanie. Co więcej, TIMATE sam zachęca pracowników do zmiany zachowań (np. rezygnacji z wydłużonych przerw na papierosa czy wyjścia prywatne) – przełożeni i brygadziści są zatem wspomagani w realizacji swoich obowiązków przez automatycznego kierownika – system TIMATE. Sami też podlegają automatycznemu procesowi oceny (średnia ocen pracowników z ich zespołów jest ich oceną). To także dodatkowy element motywujący do dbania o prawidłowe funkcjonowanie zespołu. Czyż nie jest to proste i efektywne rozwiązanie?

Na ile takie narzędzie jest w stanie dopasować swoją funkcjonalność do zmian zachodzących w firmie? Czy istnieje możliwość „uszycia na miarę” funkcji dostępnych dla użytkowników karty?

Nasze doświadczenia pokazują, że zmianom procesowym najbardziej sprzyjają otwarte platformy. Taką właśnie jest TIMATE. Większość firm nie jest w stanie wykorzystać wszystkich funkcjonalności systemu od razu. Najwięcej korzyści przynosi im integracja z istniejącymi rozwiązaniami IT. W pierwszej kolejności TIMATE jest zwykle integrowany z systemami HR, potem przychodzi kolej na BHP, produkcję i logistykę.

Wymiana danych między systemami, dostępna dzięki modułowi API, pozwala tworzyć raporty nowej jakości, lepiej zrozumieć funkcjonowanie organizacji (głównie w aspekcie kosztowym) i podnieść jej sprawność. A to jest kluczowe na bardzo konkurencyjnym rynku.

Czy takie rozwiązanie zadziała w każdej firmie? Prawdą jest, że absolutnie każde przedsiębiorstwo zmaga się z problemami z zarządzaniem czasem. Jest on najcenniejszym zasobem, bo nieodnawialnym, jego wartość rośnie, zwłaszcza gdy firma zatrudnia dużo ludzi, realizuje wiele projektów i ma wymagających klientów. TIMATE pomoże dobrze skalibrować normy dotyczące zarządzania pracownikami i zadaniami w czasie. Zanim jednak przedsiębiorstwo zdecyduje się na nasze rozwiązanie, może je przetestować i sprawdzić, czy i w jakim stopniu poprawi procesy biznesowe i produkcyjne.

Zapraszamy do udziału w 6-miesięcznych testach na preferencyjnych warunkach. Dzięki nim firma przeprowadzi najtańszy audyt na rynku i zyska dostęp do danych od ręki, każdego dnia. W tym okresie jako TIMATE wspieramy naszych klientów, dzielimy się wiedzą i praktycznymi doświadczeniami, pomagamy tworzyć raporty, ustawiać KPI dla lepszego sparametryzowania wydajności procesowej danych obszarów. Doradzamy w sprawnym procesie zmiany. Tworzymy nową jakość zarządzania. Wszystkie firmy, które do dziś zdecydowały się na test naszego rozwiązania – zostały z nami na dłużej, podpisując umowy abonamentowe OPEX lub kupując system na własność w opcji CAPEX. Z pełną odpowiedzialnością mogę zatem powiedzieć, że TIMATE spełnił oczekiwania zarządzających – tak firm z MŚP, jak i dużych korporacji. Z przyjemnością przekonamy kolejne przedsiębiorstwa do tego, że nowoczesne narzędzie do zarządzania pracownikami i procesami przekłada się na oszczędności i lepszą efektywność.

Dziękujemy za rozmowę.