Wywiady

Korzyści automatyzacji. Jak biuro rachunkowe może usprawnić procesy i odciążyć swoich klientów

Korzyści automatyzacji. Jak biuro rachunkowe może usprawnić procesy i odciążyć swoich klientów

Na pytania odpowiada Michał Stanioszczyk, Senior Manager obszaru Księgowości w MDDP Outsourcing

Jak biuro rachunkowe może uprościć procesy, którymi zarządza?

Michał Stanioszczyk: W pierwszej kolejności spotykamy się Klientem, po to aby omówić bieżący proces księgowy. Chcemy zobaczyć co jest już zautomatyzowane, a co jest prowadzone manualnie. Należy ocenić, które elementy procesu księgowego są dla Klienta kluczowe, które z różnych powodów chce zostawić u siebie, a które chce przekazać do nas. Możemy wtedy wspólnie zaprojektować nowy plan procesów. Plan bazuje na naszym dotychczasowym doświadczeniu, ale zawsze uwzględnia specyficzne wymagania Klienta. Rozpoczynając rozmowę z Klientem zazwyczaj mamy już w głowie projekt procesu, który jest przygotowany na podstawie naszej wiedzy nt. danej branży i danego Klienta, ale jeśli bliżej poznamy priorytety, wtedy mamy pewność, że finalny produkt będzie w pełni satysfakcjonujący dla obu stron, a te procesy, które zostaną przekazane w nasze ręce zostaną w dużej mierze zautomatyzowane.

Proszę opowiedzieć nam więcej o automatyzacji procesów i korzyściach z nimi związanych.

Jako MDDP Outsourcing stale dążymy do usprawniania i automatyzacji naszych procesów. W automatyzacji nie chodzi tylko o eliminację prostych i powtarzalnych czynności. To na pewno jest duża wartość dodana, bo pozwala skupić się w większym stopniu na analizie, wsparciu w prowadzeniu biznesu. Ważne jest także to, że dzięki automatyzacji jesteśmy w stanie z jednej strony ograniczyć błędy ludzkie oraz utrzymać wysoki standard usług bez względu na różne czynniki zewnętrzne. Dodatkowo biorąc pod uwagę dynamicznie zmieniające się środowisko podatkowe w Polsce oraz szeroki zakres raportowania podatkowego, automatyzacja pozwala na zwiększenie ilości i zakresu kontroli danych np. poprzez wprowadzenie narzędzi operujących na dużych zbiorach danych, które przez człowieka nie mogłyby być w sposób efektywny sprawdzone i przeanalizowane. W nasze DNA wpisana jest filozofia Continuous improvement co oznacza, że stale skupiamy się na poprawie naszych procesów dostarczając Klientom usługi na bieżąco dostosowywane do specyficznych potrzeb i wymagań. Często spotykamy się także z sytuacją, kiedy dana firma dynamicznie rozrasta się i obecnie istniejące procedury i rozwiązania przestają być efektywne, pojawia się tu problem skalowalności. Wtedy najczęściej Klient zaczyna dostrzegać potrzebę skorzystania z outsourcingu księgowości oraz obsługi podatkowej. W MDDP Outsourcing współpracując z Klientami, reprezentującymi różne branże, opracowaliśmy setki procedur mających zastosowanie w każdym rodzaju działalności. Zatem po badaniu potrzeb, odciążamy Klienta z konieczności wykonywania żmudnych, często wieloetapowych i skomplikowanych czynności, przenosząc procesy na działanie systemów. Dzięki temu Klient może skupić się na swojej corowej działalności, a my z łatwością realizujemy powierzone nam zadania. Odciążenie Klienta z konieczności ręcznego wykonywania zadań oraz ich weryfikacji jest jedną z największych korzyści automatyzacji i realnie wpływa na poprawę funkcjonowania biznesów naszych Klientów.

Jakie usługi księgowe można zlecić MDDP Outsourcing?

MDDP Outsourcing świadczy szeroko pojęte usługi księgowe. Zaczynając od standardowej obsługi obejmującej pełne prowadzenie ksiąg rachunkowych, przygotowywania deklaracji podatkowych, sprawozdań finansowych, raportów zarządczych czy giełdowych, obsługę przelewów, przekierowania dokumentów, elektronicznego obiegu dokumentów. Ważne dla Klienta jest to, że możemy świadczyć te usługi zarówno na naszym systemie księgowym, jak również na systemach finansowo-księgowych Klienta. Posiadamy również doświadczenie we wsparciu naszych Klientów przy wdrażaniu systemów księgowych, systemów obsługujących procesy kadrowo-płacowe, a nawet tak specyficznych narzędzi jak kalkulator delegacji czy dedykowany system do ich rozliczania, co okazuje się bardzo przydatne w przypadku gdy np. centrala firmy mieści się za granicą, a jej pracownicy często poruszają się między jej filiami. Dzięki kreowaniu tego typu narzędzi oraz posiadanej wiedzy jesteśmy w stanie sprostać potrzebom organizacji wynikających ze specyfiki ich branży, mam tu na myśli możliwość obsługi firm o bardzo rozległym profilu- od firm produkcyjnych, farmaceutycznych, o profilu badawczym czy działających w obszarze nieruchomości. Nasze usługi świadczymy też zarówno w pełnej obsłudze księgowej, jak również jedynie przy wskazanych przez Klienta procesach księgowych. W naszym portfolio usług znajduje się także nadzór księgowy, co jest najlepszą alternatywą w przypadku braku wewnętrznej głównej księgowej, lub rotacji na tym stanowisku. Nasi Klienci chętnie korzystają z tej możliwości.