Księgowość wewnętrzna czy outsourcing?

Aktualna, trudna sytuacja na rynku pracy związana z brakiem wykwalifikowanych pracowników stawia przed wieloma firmami, niezależnie od branży, wyzwania w zakresie funkcjonowania zespołów księgowych. Kierownictwo wielu przedsiębiorstw rozważa, czy lepiej utrzymywać księgowość wewnętrzną, ryzykując rotację pracowników, czy też powierzyć prowadzenie księgowości wyspecjalizowanej firmie zewnętrznej? O plusach i minusach każdego z tych rozwiązań rozmawiamy z Agnieszką Tyczyńską-Osińską, Senior Manager w firmie MDDP Outsourcing.

FOCUS ON Business: Bardzo trudno dziś pozyskać wykwalifikowanych pracowników księgowości – co ma więc zrobić Prezes firmy w sytuacji, gdy część zespołu księgowego, łącznie z osobami na kluczowych stanowiskach, podejmuje decyzję o odejściu z firmy?

Agnieszka Tyczyńska-Osińska, MDDP Outsourcing: Zarówno duża rotacja, jak i braki kadrowe są na pewno bardzo stresującą sytuacją dla firmy, gdyż wiążą się bezpośrednio z dużym ryzykiem dla jej harmonijnej działalności. Rozwiązań tego problemu (lepszych i gorszych) jest kilka.

Pierwsze, najbardziej oczywiste, to próba zatrzymania w firmie pracowników poprzez zaproponowanie wyższego wynagrodzenia. Taka próba jednak nie zawsze się powiedzie, gdyż często motywacją dla pracowników nie jest wyższe wynagrodzenie, ale chęć zmiany oraz rozwoju lub awansu, których firma nie zawsze jest w stanie zapewnić. Dotyczy to zwłaszcza młodych pracowników, którzy chcąc w krótkim czasie nauczyć się jak najwięcej, często podejmują decyzje o zmianie pracy.

Kolejnym krokiem w sytuacji, gdy pierwsze rozwiązanie nie przyniesie oczekiwanych efektów, jest zastanowienie się nad dotychczasowym kształtem zespołu księgowego i jego ewentualnym przemodelowaniem. Być może któryś z pracowników posiada wiedzę i doświadczenie umożliwiające mu zajęcie wyższego stanowiska, a jego pracę można powierzyć mniej doświadczonym osobom. Można także rozważyć kwestię poprawy efektywności działania zespołu księgowego poprzez automatyzację części procesów, np.: likwidację papierowego obiegu faktur i wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów zintegrowanego z systemem księgowym; automatyzację księgowań poprzez użycie schematów czy wzorców księgowania; zastosowanie uczenia maszynowego czy robotyzacji w zakresie powtarzalnych procesów, np. księgowania wyciągów bankowych czy wprowadzania płatności.

Jeżeli jednak w firmie nie ma pracowników kwalifikujących się do awansu, a możliwości poprawy efektywności są ograniczone z uwagi na brak odpowiednich zasobów lub wiedzy i umiejętności potrzebnych do ich wdrożenia, istnieje możliwość skorzystania z usług zewnętrznego biura rachunkowego w pełnym lub ograniczonym zakresie.

Na czym polegają te rozwiązania?

Skorzystanie z usług biura rachunkowego w pełnym zakresie oznacza możliwość likwidacji wewnętrznego zespołu księgowego i zlecenie wszystkich zadań księgowych biuru rachunkowemu. Takie rozwiązanie posiada wiele plusów, a jego najistotniejszą zaletą jest możliwość skupienia się na podstawowej działalności jednostki i brak konieczności alokowania zasobów na wsparcie działalności pomocniczej, którą dla firmy jest księgowość. Znikają problemy związane z rotacją pracowników działu księgowości oraz ich absencjami w pracy. Wszystkimi kwestiami księgowo-podatkowymi, a także obszarem płatności zajmuje się biuro rachunkowe, w razie potrzeby posiłkując się usługami doradców podatkowych lub kancelarii prawnych.

Kolejny plus to dostęp do nowoczesnych rozwiązań, a co za tym idzie – poprawa efektywności pracy w obszarze finansów oraz jej automatyzacji. Większe biura księgowe oferują bowiem swoim klientom możliwość korzystania z elektronicznego obiegu dokumentów zintegrowanego z systemem księgowym biura rachunkowego, a także rozwiązań w zakresie automatyzacji i robotyzacji procesów. W przypadku, gdy firma podejmuje decyzje o samodzielnym wprowadzeniu procedur finansowych i księgowych, należy liczyć się z możliwością popełnienia kosztownych błędów. Oferowane przez zewnętrzne biura rachunkowe gotowe rozwiązania często wymagają jedynie jednorazowej parametryzacji, co pozwala niemalże od razu np. rozliczać delegacje firmowe. Specjaliści biur rachunkowych posiadają doświadczenie na bazie współpracy z podmiotami z wielu branż, co pozwala im na wybranie najbardziej optymalnych rozwiązań. Tym samym firma zyskuje profesjonalne wsparcie, a kierownictwo może skupić się na rozwoju biznesu.

Obsługa może odbywać się zarówno na systemie księgowym biura rachunkowego, jak i na systemie księgowym klienta, jeżeli preferuje on taki model współpracy lub procedury obowiązujące w grupie wymagają zastosowania takiego rozwiązania.

Biuro rachunkowe – w związku z obsługą wielu klientów oraz posiadaniem wyspecjalizowanych działów do obsługi procesów, np. działów procesowania dokumentów, działów podatkowych czy działów sprawozdawczości – posiada duże doświadczenie. Może wykorzystać przy obsłudze klienta, poprawiając znacząco funkcjonujące u niego procesy w obszarze finansów i księgowości. Klienci zewnętrznych biur rachunkowych nie muszą także martwić się aktualizacją systemów w przypadku zmian prawnych, czy skalowalnością w momencie rozwoju biznesu.

Natomiast obsługa księgowa przez biuro rachunkowe w ograniczonym zakresie oznacza zlecenie do biura czasowo (do momentu znalezienia odpowiednich pracowników) lub na stałe części zadań księgowych.

Jakie to mogą być zadania?

W zależności od potrzeb mogą to być proste czynności księgowe polegające na rejestrowaniu dokumentów w systemie obiegu dokumentów czy ich księgowaniu. Oferowane wsparcie może być także bardziej skomplikowane, polegające przykładowo na realizacji przez biuro rachunkowe prac związanych z zamknięciem roku i przygotowaniem sprawozdania finansowego, miesięcznym rozliczeniem VAT i przygotowywaniem plików JPK_VAT, a nawet pełnieniem funkcji głównego księgowego w firmie.

Czy rzeczywiście biuro rachunkowe jest w stanie pełnić funkcję głównego księgowego?Jak to wygląda w praktyce?

Z punktu widzenia pracy w MDDP Outsourcing, mogę potwierdzić, że jest to możliwe. Zwykle pełnimy taką rolę krótkoterminowo – do czasu, kiedy firma klienta zatrudni głównego księgowego. Często oferujemy także nasze doświadczenie jako głos doradczy w procesie rekrutacji takiej osoby. Czasem jednak okazuje się, że zatrudnienie nowej osoby na stanowisko głównego księgowego jest bardzo trudne, gdyż odpowiednio wykształconych oraz doświadczonych kandydatów brakuje lub wkrótce po zatrudnieniu takiej osoby okazuje się, że nie jest ona w stanie odnaleźć się w organizacji i ona sama lub pracodawca podejmuje decyzję o zakończeniu współpracy. Może się też okazać, że wymagania płacowe kandydatów na głównego księgowego całkowicie przekraczają budżet firmy. Wówczas biuro rachunkowe pełni funkcję głównego księgowego przez dłuższy czas lub na stałe.

Kluczem do sukcesu przy tego typu zleceniach jest precyzyjne zdefiniowanie – jeszcze przed podpisaniem umowy – zadań, które mają być przejęte przez biuro rachunkowe oraz sposobów ich realizacji, a także precyzyjne ustalenie zasad współpracy biura rachunkowego z wewnętrznym zespołem księgowym.

Czy są jakieś minusy zlecenia księgowości do zewnętrznego biura rachunkowego?

Jak każde rozwiązanie, outsourcing procesów związanych z księgowością, również ma swoje słabe strony, aczkolwiek zawarcie odpowiedniej umowy z biurem rachunkowym pozwala na ich minimalizację.

Pierwszą cechą takiego rozwiązania, którą część organizacji może uznać za minus, to utrata bezpośredniej kontroli nad prowadzeniem księgowości oraz ograniczenie bezpośredniej dostępności do danych finansowych dotyczących prowadzonej działalności gospodarczej. Jeżeli dla firmy stanowi to utrudnienie, można to wyeliminować poprzez precyzyjne określenie w umowie na realizację

usług księgowych szczegółowych terminów oraz sposobów raportowania, które pozwolą na weryfikację pracy biura rachunkowego. Wskazane jest również zapewnienie sobie zdalnego dostępu do danych księgowych w zakresie zgodnym z oczekiwaniami zlecającego. Formą weryfikacji pracy biura może być również audyt sprawozdania finansowego (jeżeli firma ma taki obowiązek ustawowy lub zdecyduje się na audyt dobrowolny).

Kolejna kwestia to odpowiedzialność biura rachunkowego. Trzeba zdawać sobie sprawę, że finalnie odpowiedzialność za pracę biura rachunkowego przed organami podatkowymi ponosi zlecający, który następnie z tego tytułu może mieć roszczenie do biura rachunkowego. O zakresie odpowiedzialności biura rachunkowego decyduje umowa o świadczenie usług księgowych, lub – w przypadku braku ujęcia w niej stosownych uregulowań – przepisy prawa regulujące ogólne zasady odpowiedzialności cywilnoprawnej.

Oczywiście pojawia się także kwestia dostępu podmiotu zewnętrznego do informacji poufnych związanych z działalnością gospodarczą zlecającego oraz danych dotyczących jego klientów, natomiast zwykle umowa z biurem rachunkowym określa szczegółowo kwestie dotyczące poufności danych.

Jak zatem rozstrzygnąć: księgowość wewnętrzna czy outsourcing?

Podjęcie decyzji o przekazaniu firmie zewnętrznej zadań do realizacji w ramach outsourcingu jest zawsze wypadkową analizy korzyści oraz wad z tym związanych. Przed podjęciem decyzji, należy wziąć pod uwagę kompetencje posiadanych pracowników oraz możliwość zapewnienia zastępowalności w zespole księgowym, a także efektywność pracy tego zespołu. Istotna będzie również kalkulacja kosztów związana z każdym z tych rozwiązań.

Należy pamiętać jednak, że koszty wewnętrznej księgowości to nie tylko wysokość wynagrodzenia dla zatrudnianych osób, comiesięczne rachunki oraz czas poświęcony na sprawy niezwiązane bezpośrednio z obszarem działalności firmy To również koszty wdrożenia, dostosowania i utrzymania systemów finansowo-księgowych, wydatki na zabezpieczenia i ochronę poufnych danych, szkoleń w zakresie zmian podatkowych i innych szkoleń oraz koszty rekrutacji czy integracji pracowników.

Reasumując – to, co dla działalności klienta leży poza centrum jego głównego zainteresowania, jest dla specjalistów zewnętrznego biura rachunkowego centralnym obszarem rozwoju i usprawnień. Przedsiębiorcy podejmując decyzje o outsourcingu procesów księgowych otrzymują bezpieczne procedury, starannie dopasowane do skali i branży ich działalności. W naszej firmie dysponujemy ponadto dedykowanym zespołem odpowiadającym za rozwój cyfrowych rozwiązań oraz systemów bezpieczeństwa, co dodatkowo minimalizuje ryzyko awaryjności, czy też problemów z aktualizacją oprogramowania. Dzięki skalowalności, elastyczności i procesowemu podejściu do realizowanych działań, zespół dba o to, by dynamicznie zmieniające się wymogi prawne nie stanowiły wyzwania dla biznesu klienta, zapewniając firmie zasoby i środki niezbędne do rozwoju biznesu.

Dziękujemy za rozmowę.

Artykuł pochodzi z magazynu:
FOCUS ON Business #9 March-April (2/2023)