Nowoczesna komunikacja na odległość

Rola, jaką w codziennej pracy pełnią nowoczesne urządzenia zapewniające sprawną komunikację w czasie spotkań biznesowych lub w obsłudze klienta, jest dziś większa niż kiedykolwiek wcześniej. Angelika Kołodziejska, Sales Manager w Axium, dzieli się spojrzeniem na obecną dynamiczną ewolucję oraz przyszłość technologii komunikacyjnych.

Redakcja: Rok 2020 zapoczątkował dynamiczną ewolucję rzeczywistości obejmującej m.in. pracę, spotkania, obsługę klienta, wydarzenia biznesowe i sposoby komunikacji w tych obszarach. Jak w Państwa firmie wyglądał proces dostosowania oferty do szybko zmieniających się oczekiwań rynku?

Angelika Kołodziejska, Axium: To prawda, w 2020 roku doświadczyliśmy dynamicznych zmian na wielu płaszczyznach. W Axium byliśmy świadomi kierunku, w jakim będą kroczyć firmy. Monitorowaliśmy sytuację i na bieżąco dopasowywaliśmy ofertę, aby sprostać potrzebom i utrzymać dostępność towarów. Wiele rozwiązań, na które w pandemii był największy popyt, mieliśmy już w ofercie, jednak uległy zmianie skala i zapotrzebowanie.

Pierwszą istotną zmianą, było gwałtowne rozszerzenie się rynku rozwiązań do wideokonferencji. Dawniej tylko niewielka część dużych firm z rozbudowaną kulturą pracy zdalnej inwestowała w tego typu rozwiązania. W odpowiedzi na nowe potrzeby szybko poszerzyliśmy ofertę rozwiązań wideokonferencyjnych, które pomogły klientom utrzymać płynność komunikacji i efektywność pracy, niezależnie od lokalizacji. Wybór rozwiązań nie był łatwy. Przypominam, że początek pandemii to też początek walki pomiędzy platformami do wideokonferencji i łatwo było wtedy postawić na technologie, o których teraz rynek już zapomniał.

Drugim istotnym trendem, który zauważyliśmy w 2020 roku i który utrzymuje się do dziś, jest znaczący wzrost popularności bezprzewodowych słuchawek Pracownicy zdalni oczekiwali większej swobody i elastyczności, a obawy dotyczące nagromadzenia kilkudziesięciu czy nawet kilkuset bezprzewodowych słuchawek w jednym miejscu nie stanowiły już problemu.

Dodatkowo, w roku 2020 mocno postawiliśmy na rozwój naszej obecności online. Inwestujemy w social media i organizujemy webinary edukując naszych klientów. Byliśmy świadomi, że komunikacja online stała się kluczowym narzędziem biznesowym, a rozwinięcie naszej obecności cyfrowej pozwoliło nam skutecznie dotrzeć do szerszego grona odbiorców i utrzymać silne relacje z dotychczasowymi partnerami. Weszliśmy na nowy teren wcześniej nam nieznany, ale już teraz wiemy, że to dobry kierunek.

Biorąc pod uwagę okres minionych 3 lat – które z wdrożonych rozwiązań sprawdzają się do dzisiaj, a które nie przyniosły oczekiwanych efektów?

Spuścizna pandemii kontynuowana jest na wiele różnych sposobów. Firmy obecnie mogą śmielej inwestować w rozwiązania, które przeszły ogromną metamorfozę w ostatnich kilku latach.

Wśród rozwiązań, które na stałe zadomowiły się w branży, wyróżniają się przede wszystkim rozwiązania wideokonferencyjne. Sprzęt i użyte technologie dojrzały, świadomość użytkowników również. Ciężko obojętnie przejść obok oczywistych korzyści czasu czy pieniędzy.

Kolejnym trendem, jest rosnąca popularność tzw. „huddle roomów", czyli niewielkich przestrzeni konferencyjnych, które umożliwiają zdalne spotkania.

Po przejściu pracowników do pracy zdalnej lub hybrydowej wiele biur miało nadmiarową wolną przestrzeń. Części biur przekształcamy w zamykane przestrzenie konferencyjne dedykowane do spotkań zdalnych.

Wpływ pandemii i konieczność pracy zdalnej sprawiła także, że wiele osób miało po raz pierwszy okazję przetestować słuchawki nagłowne. Kiedyś kojarzone głównie z pracownikami call center, teraz znalazły szerokie zastosowanie. Rynek słuchawek profesjonalnych już przed pandemią był dojrzały, dlatego od samego początku mogliśmy oferować sprawdzone produkty, które faktycznie ułatwiają pracę i są wygodne przy używaniu przez cały dzień.

Wśród rozwiązań, których popularność zmalała można wymienić kamery personalne. Wbudowane w laptopy kamery były niskiej rozdzielczości, potrzebowały dużo światła, a mikrofony wbudowane w laptopy pozostawały niezmienione od lat, przez co nie było mowy o skutecznej redukcji szumów czy echa. Rok 2020 był boomem na kamery personalne, które umożliwiały tworzenie profesjonalnych warunków do wideorozmów bez większych nakładów. Jednak obecnie dostrzegamy spadek zainteresowania tym segmentem ze względu na rozwój wbudowanych rozwiązań. Sprzęt bez dobrej kamery i mikrofonu po prostu nie jest już brany pod uwagę przy inwestycjach.

Na jakiego rodzaju rozwiązania dzisiaj jest największe zapotrzebowanie? W co chcą inwestować firmy w Polsce i za granicą?

Budżetowe rozwiązania wideokonferencyjne to obszar będący w centrum zainteresowania największej części lokalnych firm. Rynek wideokonferencji dojrzał szybko, a bariera wejścia dla małych i średnich firm staje się coraz mniejsza. Wszyscy producenci sprzętu wideo mają już w swoim portfolio rozwiązania z niższego szczebla cenowego, oferujące podstawowe korzyści wypełniające zwykle wszystkie wymagania, które określamy po audycie.

Dobrze zaprojektowane i wdrożone rozwiązania wideo mają niebagatelne znaczenie dla budowania wizerunku i skutecznego przekazywania treści. Są na rynku badania, które jednoznacznie potwierdzają, że gorzej zapamiętujemy treść przekazywaną przez osoby pokazywane źle. Zresztą nie potrzeba do tego badań – często klienci po wdrożeniach czy testach podkreślają o ile łatwiej i skuteczniej jest pokazać i przekazać to, co mamy do powiedzenia. Wszyscy dobrze pamiętamy początki pandemii, kiedy w stacjach newsowych eksperci przez fatalny sprzęt byli słabo rozumiani (aby nie powiedzieć ignorowani) i łatwo wyobrazić sobie frustrację, kiedy w takich warunkach musimy słuchać np. szkolenia.

Słuchawki bezprzewodowe, o których już mówiłam, są stale rosnącym trendem. Dawniej niespotykane było, że firmy kupią więcej słuchawek bezprzewodowych niż tych z kablem, dziś ta różnica jest na korzyść słuchawek bezprzewodowych.

Model hybrydowy pracy to coś, co aktualnie wysuwa się na front we współczesnych, rozbudowanych organizacjach. Producenci sprzętu zdają sobie z tego sprawę i projektują sprzęt uwzględniając różne scenariusze pracy hybrydowej. Mikrofony i kamery radzą sobie nawet w fatalnych warunkach ciemnych pokoi czy dużego echa.

Warto wspomnieć też o modułowych systemach wideokonferencyjnych, które pozwalają na elastyczne zmienianie biur. To nie są już na zawsze przytwierdzone do ściany elementy, teraz można je adaptować do zmieniających się potrzeb.

Są też rozwiązania całkowicie mobilne, zamontowane na wózkach. To, że sprzęt jest mobilny nie sprawia, że jest gorszy – kilka minut przygotowania sprawia, że doskonałe spotkania możemy mieć praktycznie w każdym miejscu.

Dodatkowo, wideo personalne, huddle roomy i małe sale spotkań dają elastyczność i komfort. Dawniej używano w nich sprzętu stosowanego zwykle do średnich i dużych sal, jednak rynek dojrzał na tyle, że takie rozwiązania od zera projektowane są do właśnie takich zastosowań. Dzięki kamerom z kadrem 180 stopni możemy zarówno kamerę jak i stół umieścić przy samej ścianie nadal pokazując wszystkich uczestników spotkania bez zniekształceń.

Podsumowując, firmy obecnie inwestują w rozwinięte, skuteczne i tanie technologie, które rynek wypróbował w ostatnim czasie. Hybrydowy model pracy otwiera nowe możliwości i wyzwania, ale też dostarcza innowacje.

Czego w najbliższych latach na rynku oprogramowania i urządzeń do komunikacji możemy się spodziewać, biorąc pod uwagę wkraczające w niemal wszystkie aspekty życia nowoczesne technologie, bazujące np. na AI?

Najbliższe lata przyniosą fascynujące innowacje w oprogramowaniu i urządzeniach do komunikacji. Zauważamy dążenie do prostszych w obsłudze i bardziej inteligentnych systemów. Producentom zależy np. na zapewnieniu równości prezentacji uczestników podczas wideokonferencji, dlatego powstały rozwiązania, które umożliwiają jednej kamerze konferencyjnej jednoczesne nagrywanie wielu osób tak, aby każdy uczestnik miał swój „kafelek” i zajmował tyle samo miejsca na ekranie.

Zauważalny jest też postęp w rejestracji dźwięku. Wcześniej systemy redukcji szumów były stosunkowo prymitywne i rzadko stosowane. Jednak współczesne mikrofony potrafią skupić się na nasłuchiwaniu wyłącznie konkretnej osoby, eliminując szumy otoczenia, takie jak klimatyzacja czy hałasy biurowe. Rozpoznawanie skąd dobiega głos stało się tak precyzyjne, że kamery kierujące się na mówcę działają właśnie w oparciu o ten system, a nie np. o ruch ust. Dopracowanie jakości dźwięku stanowi dużą rewolucję, o której wielu zapomina.

Rozwój sztucznej inteligencji otwiera zupełnie nowe możliwości interakcji w komunikacji biznesowej. Obecnie montowane są rozwiązania, które dzięki AI potrafią rozpoznawać poszczególnych pracowników personalizując do nich cały system już od wejścia do sali. AI umożliwiło też np. ciągły podgląd notatek i szkiców w taki sposób, aby zawsze były widoczne, nawet gdy przechodzimy przed kamerą zasłaniając je.

Rozwój oprogramowania i sprzętu z branży komunikacji kreuje fascynujące perspektywy. Prostota i inteligencja systemów konferencyjnych, doskonalenie jakości dźwięku oraz wykorzystanie sztucznej inteligencji to kluczowe trendy na najbliższe lata. Dzięki nim możemy cieszyć się lepszymi i bardziej płynnymi spotkaniami, poprawi się jakość dźwięku i obrazu, a interakcje staną się bardziej spersonalizowane i efektywne.

Dziękujemy za rozmowę.

Artykuł pochodzi z magazynu:
FOCUS ON Business #12 September-October (5/2023)