Nowoczesne wsparcie dla właściwych decyzji, we  właściwym czasie - dwie perspektywy

O zagadnieniach związanych z wdrożeniem systemu TIMATE, wspomagającego zarządzanie pracownikami i procesami, rozmawiamy z Sebastianem Młodzińskim, CEO TIMATE i Tomaszem Bereźnickim, partnerem zarządzającym DPC Polska.

FOCUS ON Business: Jakie problemy przy wprowadzaniu systemu TIMATE mogą napotkać firmy? Czy system ten jest łatwy do samodzielnego wdrożenia, czy lepiej jest skorzystać przy jego wdrażaniu z usług zewnętrznego konsultanta?

Sebastian Młodziński, CEO TIMATE: Proces uruchomienia całego systemu jest bardzo prosty i szybki - trwa od tygodnia do miesiąca lub dłużej w przypadku bardzo dużych instalacji, w wielu lokalizacjach. Sam system składa się z kart elektronicznych, które należy rozdać pracownikom, centralek do rozmieszczenia w pomieszczeniach, z oprogramowania do zarządzania systemem oraz z serwera. Techniczny aspekt wdrożenia nie jest zatem w żadnej mierze skomplikowany. TIMATE pomaga zainstalować infrastrukturę oraz szkoli dedykowane osoby do obsługi systemu.

Tomasz Bereźnicki, partner zarządzający DPC Polska: To, co Sebastian mówi o wdrożeniu, tylko częściowo jest prawdą. Technologicznie wprowadzenie TIMATE w firmie może nie być trudne, jednak na tym nie kończy się proces wdrożenia. W tym procesie trzeba zaopiekować nie tylko urządzenia, ale przede wszystkim ludzi.

Trzeba pamiętać, że każda zmiana w organizacji powoduje opór. Dlatego tak ważne jest to, by odpowiednio przeprowadzić pracowników przez te zmiany. Przede wszystkim po to, żeby w pełni wykorzystać możliwości wdrażanego narzędzia. Nie chodzi bowiem tylko o instalację rozwiązania. Chodzi o to, aby nauczyć managerów, liderów, jak efektywnie korzystać z tego systemu. Może to zrobić wewnętrzny zespół przedsiębiorstwa lub eksperci z zewnątrz.

Na ile pomocna w postawieniu diagnozy na temat tego, co należy usprawnić w firmie, może być spojrzenie kogoś z zewnątrz? Na jakie aspekty, pomijane przez pracowników i menedżerów, konsultant powinien zwrócić uwagę?

TB: Najważniejszym aspektem, który widzę ja jako osoba z zewnątrz, a który może być pomijany przez zarządzających, jest aspekt efektywności wykorzystania zasobów. Managerowie, którzy będą mieli możliwość skorzystania z TIMATE, będą patrzeć przede wszystkim na kwestię ewidencji czasu pracy, na mierzenie wejść oraz wyjść. Natomiast rozwiązanie może dawać fantastyczne dane dotyczące efektywności pracy zasobów w organizacji. My jako firma konsultingowa pokazujemy, jak patrzeć na te dane z perspektywy efektywności pracy pracowników. A ten obszar jest najbardziej interesujący dla managerów.

Jakie korzyści i w jakim czasie przynosi firmom TIMATE?

SM: Korzyści przychodzą etapami. Jak wynika z naszego doświadczenia – najpierw jest efekt placebo, który trwa do dwóch miesięcy. W tym czasie pracownicy, wiedząc, że w firmie jest nowe rozwiązanie – a wiedzą to, bo noszą karty – czują jakąś kontrolę. Siłą rzeczy bardziej się więc pilnują. Zatem w przedsiębiorstwie widać natychmiastowe zmiany, które jednak nie wynikają z działania systemu, a z innego zachowania pracowników. Po kilku tygodniach zespoły zaczynają się jednak przyzwyczajać i funkcjonować normalnie. I wtedy pojawiają się prawdziwe wyniki.

Oszczędności, które generuje rozwiązanie, są łatwe do policzenia w konkretnych obszarach. Np. te wynikające z lepszego wykorzystania czasu pracy wynoszą od 5 do 10% kosztów osobowych. Korzyści finansowe przychodzą zaraz po efekcie placebo i z nich rozliczamy się z klientem. Po to robimy wdrożenie pilotażowe, żeby udowodnić, że oszczędności to nie tylko deklaracje, a faktyczny efekt działania systemu.

TB: W czasie fazy placebo, o której wspomniał Sebastian, koniecznie trzeba nauczyć managerów, jak korzystać z tego rozwiązania. I to jest wartość, którą my wnosimy do wdrożeń w tym tandemie.

Które funkcje systemu są najbardziej interesujące z punktu widzenia przedsiębiorstw?

SM: Według mnie jest to ocena oraz bezpieczeństwo. Ocenę wdrożyliśmy po to, by system był bezobsługowy. Ona ma spowodować, że rozwiązanie stanie się swego rodzaju perpetuum mobile. Pracownicy, którzy każdego dnia dostają ocenę, reagują na nią. Co robią, gdy ocena jest negatywna? Albo wiedzą, że wynika z ich winy, i się poprawiają, albo stają się audytorami i wskazują błąd w procesie, który leży u podstaw złej oceny. Tym błędem może być brak towaru czy niedziałająca maszyna. W rezultacie poprawia się albo pracownik, albo organizacja. Bez ingerencji z zewnątrz. Ta funkcjonalność jest na tyle przełomowa, mocna i wyróżniająca ten system, że może zostać uznana za najważniejszą.

TB: Nie neguję wagi oceny pracowników i jej wpływu na działania przedsiębiorstwa, jednak z mojej perspektywy największą wartością dla organizacji i managerów jest ocena efektywności wykorzystania zasobów. Managerowie dostając informację, jak efektywnie pracują zespoły w podległym obszarze, mają możliwość działania, reagowania. Te dane są niczym innym jak informacją zarządczą. Pomagają managerom podejmować właściwe decyzje we właściwym czasie. A to jest absolutnie najważniejsza rzecz z perspektywy klienta.

Jakie oczekiwania w stosunku do systemu mają zarządzający firmami, a czego boją się pracownicy?

SM: Pracownicy boją się kontroli. I tym lękiem trzeba się zaopiekować. Naszym celem jest to, żeby im się lepiej pracowało. Po to szukamy dziur w organizacji i w działaniach zespołów. Oczywiście oceniamy pracowników. Jednak dając system, który potrafi powiedzieć, co pracownik robi w ciągu dnia, dajemy jednocześnie pracownikowi narzędzie do tego, żeby się obronił. Jeżeli system uzna, że ktoś nie pracuje tak, jak tego oczekujemy, wskaże nam jednocześnie związek przyczynowo skutkowy. I często ta przyczyna nie będzie winą pracownika, a organizacji. Z drugiej strony – potrafimy zidentyfikować patologie, które dzieją się w firmie. Jeśli pracownik oszukuje, to my wiemy, że tak się dzieje.

Natomiast przedsiębiorcy chcą wiedzieć, jak mogą polepszyć organizację. Gdzie mogą zaoszczędzić, skąd mieć większy przychód, które procesy poprawić. Dla nich to jest narzędzie, które pozwala zwiększyć efektywność funkcjonowania przedsiębiorstwa.

TB: Z naszych obserwacji wynika, że pracownikom brakuje informacji zwrotnej od organizacji, czy praca, którą wykonują, jest dobrze oceniania, czy źle. TIMATE może więc pełnić również funkcję informacyjną i pokazywać pracownikowi, czego firma od niego oczekuje i jak wypełnia on przypisaną mu rolę. Co więcej, pracownicy dostają taką informację na bieżąco, codziennie. To świetne narzędzie motywacyjne.

Czy - skoro system sam gromadzi wiele danych informujących o przebiegu procesów firmie - to może zastąpić audytora?

SM: System to jest narzędzie, nie stanie się zatem audytorem. Natomiast jeżeli zostanie właściwie wykorzystane, będzie pomagało zrobić audyt, będzie go ułatwiało, rozciągało w czasie. Dzięki temu firma będzie miała więcej wiarygodnych danych. W tym procesie najważniejszy jest jednak człowiek, który zinterpretuje dane, przełoży je na zmiany procesowe, zmieni nastawienie ludzi.

TB: Kluczowe jest odpowiednie wykorzystanie danych. Jeśli pracujemy z danymi w niewłaściwy sposób, czyli np. udzielamy natychmiastowych negatywnych informacji zwrotnych, bo ktoś np. przekroczył przerwę obiadową, zdemotywujemy pracowników. Ale możemy też patrzeć na te dane z innej perspektywy, zastanawiając się, co można zmienić w organizacji, by poprawić efektywność procesów, oraz jak zadziałać, by pracownicy lepiej wykorzystywali potencjał, który w nich drzemie. To jest zderzenie twardych danych z umiejętnością pracy z nimi w kontekście interakcji z pracownikami i przeprowadzania zmian procesowych w organizacji.

Biorąc pod uwagę te funkcjonalności systemu, o których mówiliśmy, jakie firmy najbardziej skorzystają na wdrożeniu tego rozwiązania?

SM: Przede wszystkim logistyka, bo w tym sektorze efektywność jest na wagę złota. Ale też produkcja oraz szeroko rozumiana medycyna, także ta usługowa. W tych branżach czujemy się swobodnie, potrafimy zoptymalizować pracę, znaleźć korzyści i zaoszczędzić sporo pieniędzy.

TB: Ja spojrzałbym na grupę odbiorców zdecydowanie szerzej. Według mnie absolutnie każda branża może wykorzystywać to rozwiązanie, także usługowa. System daje informację o tym, na jakich aktywnościach koncentrują się pracownicy, a takie dane znajdą zastosowanie we wszystkich sektorach. Dodatkowo narzędzie pozwala sprawdzać, co robią pracownicy w pracy zdalnej czy hybrydowej. Dzięki niemu mogą zarejestrować swój czas pracy i przypisać go do odpowiedniego zlecenia. To funkcjonalność bardzo potrzebna także w sferze usługowej.

Jak system jest odbierany wśród przedsiębiorców?

SM: Wszyscy zwracają uwagę na jedną rzecz – że systemu nie można wdrożyć w całości od razu. Trzeba go konsumować partiami. Każda funkcjonalność – bezpieczeństwo, rejestracja czasu pracy, zadania, wyniki, ocena – to jest ogromny obszar. Kolejność wdrożenia zależy od priorytetów przedsiębiorstwa.

Co ważne, dostajemy bardzo pozytywny feedback z rynku. Zdarza się jednak, że mniejsza organizacja mówi – to jest ogromny kombajn, ja nie potrzebuje aż tylu rzeczy. Dla nas to jest informacja, że może ktoś nie do końca zarządził zmianą. Bo sam system jest prosty. Niektórzy jednak mogą bać się korzystać z jego funkcjonalności. Najważniejsze jednak jest to, że żaden z naszych klientów nie powiedział nam, iż system spowodował odejście kogoś z pracy. A taka obawa często się pojawia na początku. Od trzech lat się z tym nie spotkaliśmy.

TB: Rzeczywiście, system ma tyle funkcjonalności, że może być wartościowy dla każdej organizacji. Według mnie jednak każda firma powinna indywidualnie podejść do możliwości narzędzia i z perspektywy swoich wyzwań biznesowych wybrać te, z których chce korzystać. Funkcjonalności można przetestować na etapie wdrożenia pilotażowego i zdecydować, czy rzeczywiście odpowiadają potrzebom przedsiębiorstwa.

Na co liczą firmy, które się do Was zgłaszają? Jakie problemy chcą rozwiązać, jakich rezultatów z wdrożenia się spodziewają?

SM: Firmy oczekują oszczędności i optymalizacji. Czasami chcą zwiększyć przychody, zawsze efektywność. Zależy im na tym, by poprawiać procesy i audytować to, co dzieje się w firmie. Bo takiej wiedzy – na temat tego, jak działa przedsiębiorstwo – szukają.

TB: Firmy potrzebują informacji zarządczej, na podstawie której będą zwiększać efektywność oraz poprawiać wykorzystanie zasobów.

Z jakimi trudnościami mierzą się przedsiębiorcy podczas pracy z systemem?

SM: Zdarza się, że z powodu braku dobrego zespołu wdrożeniowego – czy zewnętrznego czy wewnętrznego – firmy wdrażają rozwiązanie po łebkach i przez to odkładają je na półkę. Na początku wpadają w zachwyt, ale później oddają system osobie, która go nie zna lub w niego nie wierzy. Ucieka więc od rozwiązania, przez co ono się nie rozwija, a sama firma nie wykorzystuje jego możliwości.

TB: Z mojej perspektywy największą trudnością jest umiejętność przełożenia informacji, które płyną z systemu, na zmiany procesowe i działania operacyjne. Zgodzę się z Sebastianem, że niezwykle ważna jest świadomość. Wdrożenie systemu jest zaledwie początkiem pracy z rozwiązaniem, a nie celem samym w sobie. Liczy się to, co zrobimy z narzędziem i danymi później.

Jak długo/do jakiego etapu powinna trwać współpraca z konsultantem, aby osiągnąć trwałe efekty z wdrożenia sytemu TIMATE?

SM: Na pewno musi trwać przez cały pilotaż. Natomiast uważam, że jeśli firma nie zbuduje zasobów do obsługi systemu wewnątrz organizacji, to taka współpraca powinna być stała. Firma konsultingowa nie tylko wie, jak ten system wdrożyć, ale też analizując dane, potrafi wnieść do organizacji komponent związany z wyciąganiem wniosków.

TB: Nie zgadzam się z takim podejściem. Naszą rolą jest przekazanie firmie wiedzy na temat działania systemu, korzystania z niego i wyciągania wniosków podczas wdrożenia pilotażowego, czyli w czasie 3 do 6 miesięcy. Później nie jesteśmy już potrzebni.

A jakie rezultaty pracy z systemem zaskakują przedsiębiorców?

SM: ROI, czyli zwrot z inwestycji. Szybkość, z jaką system się zwraca, jest jego ogromną wartością. Oszczędności widać nawet przy nawet średnim zaangażowaniu firmy. Poza tym firmy zaskakuje precyzyjność rozwiązania, które z dokładnością do pomieszczenia potrafi wskazać miejsce, w którym dzieje się coś, co sprawia, że firma nie zarabia czy traci.

TB: Ja zauważam dwa aspekty, które zaskakują użytkowników. Łatwość wdrożenia i szybkość, z jaką otrzymują informację zwrotną dotyczącą tego, jak efektywni są pracownicy, co robią i gdzie się znajdują. Oraz – pełna zgoda z tym, co powiedział Sebastian – zwrot z inwestycji.

Bardzo dziękujemy za rozmowę.