Outsourcing controllingu – czy to działa?
Odpowiedzi udziela Magdalena Michniewicz, Partner w dziale MDDP Outsourcing
FOCUS ON Business: Kim jest i jakie zadania ma kontroler finansowy?
Magdalena Michniewicz: Kontroler finansowy, mówiąc ogólnie, analizuje dane finansowe i dostarcza właścicielom bądź zarządzającym firmami wiarygodnych informacji niezbędnych do zarządzania firmą. Jego głównym zadaniem jest monitorowanie i kontrolowanie wszelkich operacji oraz uzgadnianie ich powiązań z realizacją zaplanowanego budżetu. Kontroler często musi dobrze współpracować z księgowością, umieć zidentyfikować i na czas zaraportować błędy księgowe czy też złe klasyfikacje budżetowe, ale także potrafić wprowadzić zmiany do procesów tak, aby pomóc księgowości tych błędów uniknąć w przyszłości. To oznacza, że kontroler powinien mieć rozległą wiedzę księgową, z wielu obszarów – często także podatkowych. Jednocześnie najczęściej musi być królem Excela. Zakres obowiązków kontrolera mocno różni się w zależności od stopnia dojrzałości organizacji, jej skali, czy branży. Upraszczając – inaczej będzie pracował kontroler który jest jednoosobowym działem kontrolingu, a inaczej taki, który jest zatrudniony w 10-osobowym dziale.
Jakie wymagania powinna spełniać osoba na tym stanowisku?
Osoba na stanowisku kontrolera finansowego powinna przede wszystkim cechować się zdolnością analitycznego myślenia. Nie chodzi tylko o fakt, że taki pracownik ma do czynienia z cyframi, ale pracuje naprawdę na dużych liczbach o bardzo dużym znaczeniu. Pomyłka w tym przypadku może wiele kosztować, więc intuicja służąca szybkiemu wykrywaniu błędów będzie cennym atutem. Ze względu na specyfikę raportowania osoba na tym stanowisku powinna być także sumienna i uporządkowana. Nieujęcie najmniejszego składnika wpływa na całą analizę budżetową firmy, co może przynieść nie tylko straty w przedsiębiorstwie, ale również konsekwencje prawne. Ponadto kontroler finansowy musi posiadać wykształcenie z obszaru finansów, a także na bieżąco utrzymywać poziom wiedzy w tym zakresie, ze względu na cykliczne zmiany przepisów. W obecnych czasach ważną umiejętnością będzie także obsługa automatycznych systemów wspierających pracę. Jak widać wymagań w stosunku do osoby kontrolera finansowego jest niemało, wszyscy widzimy, że ludzi na rynku brakuje – co powoduje, że ciężko jest znaleźć i utrzymać wartościowych kandydatów.
Czy kontroler finansowy jest potrzebny w każdej firmie? Kiedy lepiej sprawdzi się pracując w strukturze firmy, a kiedy warto zatrudnić kontrolera z zewnątrz?
Obecnie coraz więcej firm rozumie intuicyjnie, czy taka usługa się w ich organizacji sprawdzi. Oczywiście nie dla każdej organizacji będzie to idealne rozwiązanie, dlatego na podstawie naszych doświadczeń jesteśmy wskazać gdzie taka usługa sprawdzi się najlepiej. W pierwszej kolejności będą to firmy które regularnie analizują swoje dane finansowe, budżety, na własne potrzeby lub do grupy. Dla odmiany - jeśli dane z księgowości służą jedynie do płacenia należnych podatków, usługa outsourcingu nie ma większego sensu. Kolejną grupą, gdzie outsourcing kontrolera finansowego się sprawdzi to firmy, w których obecnie kontroling finansowy wymaga zatrudnienia co najwyżej jednego kontrolera, a w organizacji istnieje przekonanie, że nie ma on wystarczającej ilości zadań na cały miesiąc pracy. To jeden z modelowych przykładów, ponieważ minimalizujemy ryzyko zatrudnienia osoby o nieodpowiednich kompetencjach oraz optymalizujemy nakłady pracy takiej osoby. Mamy skalowalne rozwiązanie – w momencie, gdy potrzebna jest większa liczba rąk do pracy – możemy elastycznie zwiększyć czasowo liczbę dostępnych godzin. Podobnie będzie w wypadku firm gdzie dział kontrolingu składa się z 2-3 osób. W większych działach rekomendujemy zatrudnianie osób do wewnętrznego zespołu.
W MDDP Outsourcing, w ramach outsourcingu kontrolera finansowego zakres działań i funkcji zawsze dostosowujemy do indywidualnych potrzeb Klienta, najczęściej w jego skład wchodzą: przygotowywanie budżetu, porównanie go do danych rzeczywistych, a następnie weryfikacja jego odchyleń. Wszelkie wyniki analiz są na bieżąco raportowane po to, aby kadra zarządcza mogła odpowiednio zareagować na zagrożenia budżetowe lub odpowiednio rozdysponować planowane nadwyżki, np. na nowe inwestycje.
Jakie są przewagi outsourcingu kontrolera finansowego w porównaniu z zatrudnianiem w strukturach firmy?
W uproszczeniu takie same jak w wypadku outsourcingu innych procesów specjalistycznych, m.in.:
- minimalizujemy ryzyko zatrudnienia osoby o nieodpowiednich kompetencjach,
- optymalizujemy wykorzystanie takiego stanowiska – nie musimy zatrudniać osoby potrzebnej tylko kilka dni w miesiącu i ponosić kosztów pustych przebiegów,
- mamy skalowalne rozwiązanie – w momencie gdy potrzeba więcej osób do pracy – możemy elastycznie zwiększyć czasowo liczbę dostępnych godzin,
- nie jesteśmy uzależnieni od urlopów, chorób itp. jednej osoby – co oczywiście jest naturalne, ale z drugiej strony utrudnia zarządzenie procesem,
- nie musimy zarządzać kolejną osobą - planować szkoleń, ścieżki kariery, nagród, itd.- mamy profesjonalną gotową usługę,
- zyskujemy dostęp do wielu specjalistów i możemy czerpać z ich doświadczeń,
- zyskujemy dostęp do wiedzy organizacji i jej zasobów, a przez to doświadczeń we wdrażaniu czy optymalizacji różnych modeli i systemów controllingowych. Możemy zderzyć nasze oczekiwania z praktycznymi przykładami dziesiątek lat doświadczeń – co metodą prób i błędów w ramach jednej firmy i jednej osoby zajęłoby lata.
