Systemy do elektronicznego zarządzania dokumentami. Kluczowe zalety dla klientów biura rachunkowego
Na pytania odpowiada Edwin Chmielewski, Manager Data Processing Team w MDDP Outsourcing
FOCUS ON Business: Systemy do elektronicznego zarządzania dokumentami to stały element biznesowej rzeczywistości. Najczęściej wykorzystywanym obszarem jest przede wszystkim obieg faktur. Czy w firmie księgowej obsługa klienta z wykorzystaniem systemu elektronicznego obiegu faktur jest zasadna?
Edwin Chmielewski: Tak – obsługa dokumentów księgowych z wykorzystaniem systemu elektronicznego obiegu faktur będącego udostępnianym ze strony firmy księgowej zdecydowanie ma sens, szczególnie przy większej skali działalności i wymagających klientach. Podstawową zaletą takiego systemu jest ograniczenie lub nawet całkowite wyeliminowanie obiegu faktur papierowych na rzecz elektronicznych. To pozwala nie tylko na przyspieszenie obsługi, ale znacząco podnosi także bezpieczeństwo przekazywanych danych. I to bez ponoszenia dodatkowych kosztów związanych z wdrożeniem, utrzymaniem czy infrastrukturą techniczną takiego systemu.
Jakie zatem można zidentyfikować zalety elektronicznego obiegu dokumentów księgowych w kontekście obsługi przez biuro rachunkowe?
Zalet tych jest dużo. Podstawowa to możliwość dostępu do danych od momentu ich rejestracji w systemie. Jak doskonale wiemy – bez stałego dostępu do danych praktycznie nie jest możliwe podejmowanie skutecznych decyzji biznesowych. W przypadku analizy kosztów dostęp do danych to warunek bezwzględny. Warto zwrócić uwagę, że dzięki EOF, można przekierować obieg faktur na firmę księgową – i de facto „pozbyć się” procesu odbierania dokumentów, przygotowywania protokołów, przekazywania ich do biura rachunkowego itd. Co za tym idzie to także fakt, że takie przekazywanie dokumentów odbywa się przeważnie raz na tydzień i z taką częstotliwością są wprowadzane dane do systemów księgowych. Jeśli za to przekierujemy obieg – dane mogą być wprowadzane codziennie, na bieżąco.
Idąc dalej - możliwość zatwierdzania, opisywania faktury dodatkowymi znacznikami, wymiarami, łączenie z zamówieniami lub dokumentami podrzędnymi – to jedna z tych wartości dodanych, które w sposób zasadniczy przemawiają za EOF. Co istotne, część tych prac można delegować do zespołów merytorycznych bez konieczności udzielenia im dostępów do systemu księgowego. Tym samym klient może zoptymalizować swoje wewnętrzne procesy akceptacyjne. Faktury opisane elektronicznie (lub zatwierdzone w ten sposób) mogą podlegać dodatkowej weryfikacji np. kontrolingu. Informacje z tak przygotowanych faktur mogą zostać następnie zaimportowane do systemu księgowego i być procesowane pod kątem księgowym czy podatkowym. Dane mogą być także importowane do systemów analitycznych klienta. Ważne przy tym jest, że dane (zarówno podstawowe z faktury jak i dodatkowe, analityczne) wprowadzane są tylko raz – najczęściej w wyspecjalizowanej jednostce organizacyjnej biura rachunkowego. Dla klienta oznacza to możliwość całkowitej eliminacji tego typu kosztu oraz co ważne – brak błędów będących rezultatem podwójnego wprowadzania i rozbieżności.
Nie bez znaczenia jest także centralizacja dokumentów. Zgromadzenie ich cyfrowych wersji i idący za tym komfort szybkiego ich wyszukiwania według prostych lub zaawansowanych warunków. Dodatkowo w przypadku faktur z nałożoną warstwą tekstową (tzw. OCR) możliwe jest nawet wyszukiwanie fraz wewnątrz obrazu faktury. W przypadku analizy wielostronicowej specyfikacji – taka możliwość to realne oszczędności czasowe (bez konieczności ściągania pliku na komputer czy drukowania dokumentu).
Kolejnym elementem przemawiającym za udziałem klienta w elektronicznym obiegu faktur jest możliwość bieżącej kontroli liczby dokumentów przekazanych i procesowanych. Ponadto wyposażenie systemu obiegu faktur w mechanizmy uczenia się, pozwala w dużej mierze na zautomatyzowanie niektórych czynności, a to prowadzi do widocznego zmniejszenia czasu od momentu wprowadzenia do przekazania danych do systemów dziedzinowych. Odbywa się to z korzyścią dla obu stron procesu.
Zalet jest znacząco więcej – bardzo duże można zauważyć np. wśród klientów z rozporoszoną geograficznie strukturą czy często podróżujących. Tu przyspieszenie procesu akceptacji w porównaniu do przesyłania dokumentów papierowych czy skanów na mailach jest olbrzymie.
Na co powinien zwrócić uwagę klient, który chciałby korzystać z tak udostępnionego oprogramowania?
Jeżeli klientowi zależy na stałym i bieżącym dostępie do danych – to przede wszystkim na mechanizmach raportowych i wyszukiwania. Dzięki tym elementom użytkownicy systemu będą w stanie błyskawicznie pozyskiwać dane bez konieczności np. ręcznego przeglądu faktur.
Jeżeli klient chce na bieżąco brać udział w procesie akceptacji to z pewnością należy zwrócić uwagę czy system EOF może być dostępny np. z poziomu przeglądarki internetowej, tak aby można było się do niego zalogować bez dodatkowych ograniczeń wynikających z zastosowanych technologii.
Na koniec najważniejsze – czyli procedury operacyjne firmy księgowej, dzięki którym dowiemy się czy system będzie zasilany danymi na bieżąco czy tylko w określone dni, czy dostęp do systemu jest całodobowy, itd.
Ilu klientów korzysta z EOF we współpracy z Państwem?
Ponieważ zaczynaliśmy pracę z EOF kilkanaście lat temu, znacząco udoskonaliliśmy nasz system i procedury, zdobyliśmy niezbędne doświadczenia. Dlatego dziś praktycznie wszyscy klienci prowadzący bieżącą działalność operacyjną albo korzystają z EOF, który już mają rozpoczynając współpracę z nami, albo korzystają z naszego rozwiązania w wypadku braku swojego.
