Źródłem naszej inspiracji są klienci

Rozmowa z Rafałem Michniewiczem, Partnerem w MDDP Outsourcing.

FOCUS ON Business: W czerwcu minęło 15 lat Pana pracy w MDDP Outsourcing. Jakie zmiany zaszły w tym czasie w strukturze firmy, w jej działalności i w zakresie oferowanych przez Państwa usług? Które z tych zmian uważa Pan za najbardziej istotne?

Rafał Michniewicz, MDDP Outsourcing: Z jednej strony – te 15 lat minęło zaskakująco szybko, z drugiej strony – w naszej działalności zmieniło się niemal wszystko. Zaczynaliśmy od podstaw, od jednej osoby w dziale – i to pozwalało świadczyć usługi na małą skalę. Chcieliśmy rozwijać się organicznie, doskonalić procesy, a następnie zwiększać skalę. W kontekście skali udało nam się to całkiem dobrze – przez 15 lat mamy co roku dwucyfrowy wzrost przychodów z usług księgowych.

W zakresie doskonalenia procesów wydaje się, że też nie próżnowaliśmy – zaczynaliśmy od klasycznego, ręcznego wprowadzania wszystkich dokumentów przez zespół księgowy – dziś ponad 90% dokumentów trafia do nas w formie elektronicznej, a te, które trafią w postaci papierowej są natychmiast digitalizowane. Wszystkie razem są rozpoznawane przez systemy OCR. Dzięki temu ograniczyliśmy przepisywanie danych do niezbędnego minimum. Na to nałożyliśmy warstwę inteligentnych algorytmów, które jeszcze nie księgują wszystkiego same – ale już podpowiadają doskonale. Po nich kroczą roboty, które eliminują żmudne i powtarzalne czynności.

Praca została podzielona na procesy, co, z jednej strony pozwala na wysoką specjalizację i idącą z nią w parze jakość, z drugiej strony, pozwala równolegle zajmować się kilkoma sprawami czy życzeniami klienta. Dalej jednak klient jest w centrum naszej uwagi, dlatego ma swojego wysoko wykwalifikowanego i doświadczonego opiekuna, który prowadzi go przez wszystkie zagadnienia, bez względu na to, kto je rozwiązuje. To, jak się rozwijamy, sprawia, że nie jesteśmy podobni do siebie samych sprzed pięciu lat, a co dopiero do tego jak wyglądaliśmy 15 lat temu.

Wygląda na to, że znacząco zwiększyliście udział technologii. Dlaczego?

Mam wrażenie, że większość firm w Polsce przez ostatnie 15 lat rozwinęło się technologicznie. W branży księgowej, w której pracuje dużo osób z zamiłowaniem do tradycji, ten wyścig technologiczny ma kilka prędkości, ale my należymy do grupy osób, które uważają, że pewne zmiany muszą nastąpić prędzej niż później. Nie dlatego, że regulacje do tego zachęcają czy zmuszają poprzez wdrażanie kolejnych obowiązków, ani nie z powodu poszukiwania oszczędności kosztów pracy. Zmiany technologiczne pozwalają na dostarczenie klientom wartości dodanej, a to obrazowo sprawia, że płacą nam za myślenie, a nie za przepisywanie. To zaś pozwala podnosić kwalifikacje zespołu, dla którego w dzisiejszych czasach nowinki technologiczne to naturalne środowisko, i wynagradzać coraz lepiej za wykorzystanie tych topowych umiejętności.

W rezultacie – to pozwala ludziom być zadowolonymi z tego, że wykonują pracę, która jest doceniana, zamiast frustrować się, że nie mają czasu – kolokwialnie mówiąc – wbić wszystkich faktur do systemu, a klient już chce raport. Czy nam się to podoba czy nie, czasy kontemplacji każdej faktury odeszły do lamusa

Skąd przez te lata czerpaliście inspirację?

Z jednej strony nasi klienci są dla nas źródłem nieustającej inspiracji – to, jak się rozwijają, to, jakie mają pomysły na swój biznes, i to, jak za nimi musimy nadążać. Z drugiej strony chcemy być otwarci na świat i czerpać inspiracje także z otaczającego nas świata, zwłaszcza technologii. Skoro dookoła pojawiają się co chwila przełomowe technologie czy nowe możliwości, skoro da się płacić blikiem, dyktować maile czy smsy, rozpoznawać tekst na zdjęciach czy rozpoznać numer karty kredytowej aparatem komórki na tropikalnej wyspie – dlaczego księgowość ma polegać na przepisywaniu faktur do systemu czy klepaniu tabelek?

 Zagadnienia związane z prowadzeniem rachunkowości, księgowości czy sprawozdawczością, to obszar nie tylko z natury dość mocno skomplikowany ale i podlegający nieustannym zmianom legislacyjnym. Jakie są największe wyzwania z tym związane?

Paradoksalnie zagadnienia merytoryczne nie są naszymi największymi i najczęstszymi wyzwaniami. Owszem, merytoryka sama w sobie czasem jest trudna i skomplikowana – ale to akurat jest ciekawe, i, co za tym idzie, także przyjemne. To, co jest największym wyzwaniem, to brak stabilizacji prawa, niepewność czy dzisiejsze przepisy jutro nie zostaną zmienione, jak również – jak będą interpretowane. Wbrew pewnym wyobrażeniom, nam – księgowym wcale nie zależy na zmienności przepisów. Zdecydowanie wolelibyśmy zarabiać na świadczeniu usługi księgowej według stałych reguł gry, niż na tym, że reguły się ciągle zmieniają. Inną grupę zagadnień, która nas dotyka na co dzień, generuje galopujący świat – zmiany w technologii, w systemach, presja na szybkie raportowanie, dane tu i teraz, dziś tak a jutro inaczej – w połączeniu z tym, że biznes często nie ma czasu na zastanowienie się, czego potrzebuje od księgowości – jest trudniejsze do zaadresowania niż kwestie merytoryczne. I ostatnia grupa zagadnień – niedobory ludzi o odpowiednich kompetencjach na rynku – też oceniam, że przeszkadza nam to dużo bardziej niż poziom skomplikowania merytorycznego.

Jak na te wyzwania odpowiada MDDP Outsourcing?

Zagadnienia merytoryczne udaje nam się z powodzeniem rozwiązywać dzięki skali i specjalizacji – zbliżamy się do 250 osób w dziale Outsourcingu, wśród których jest dużo bardzo doświadczonych pracowników. Jesteśmy częścią grupy MDDP, zatem mamy także dostęp do najlepszych na rynku doradców podatkowych W zakresie galopującego świata pomaga nam wielu specjalistów, którzy stanowią część naszego zespołu, a nie są specjalistami na froncie klienckim – od działu IT, przez zespół Performance Improvement, kończąc na wspierającym nas Adminie. To dzięki współpracy księgowych z tymi działami mamy swoje procedury, systemy i aplikacje. Oczywiście nie bez znaczenia jest fakt, że co roku inwestujemy znaczne środki w rozwój. Pomagają nam także procedury pozwalające ujarzmić zmienność, a także pomóc znaleźć klientom najskuteczniejsze rozwiązania ich bolączek.

Jeśli zaś chodzi o braki kadrowe – to są one przede wszystkim efektem ciągłego zwiększania skali naszej działalności. Od lat podejmujemy też szereg działań zmierzających do zmiany naszego miejsca pracy. Zależy nam przede wszystkim na tym, aby nie było to tylko miejsce wykonywania pracy, ale środowisko sprzyjające współpracy, zaangażowaniu czy opracowywaniu innowacyjnych rozwiązań. W tym roku przykładowo ustrukturyzowaliśmy szereg działań pod jednym parasolem, który nazwaliśmy #better_workplace, co, mamy nadzieję, sprawi, że praca w naszej firmie będzie jeszcze bardziej satysfakcjonująca i w rezultacie odpowiadająca na potrzeby naszych pracowników.

Sporo czasu i środków inwestujemy w młodych ludzi – ja sam zaczynałem zarządzać działem w wieku 27 lat, więc bardzo wierzę, że ludzie młodzi, przy odpowiednich chęciach i wsparciu, mogą szybko stać się bardzo cennymi członkami zespołu.

Czy elementem zmian #better_workplace jest też zmiana biura w Katowicach, czy to już działanie bardziej proklienckie?

Zmiana biura jest bardzo ważnym elementem #better_workplace. Wiele osób nie zdaje sobie sprawy jak biuro wpływa na naszą pracę i życie. Chcemy, aby nasi ludzie w pracy czuli się dobrze, a na to wpływ ma nie tylko to, jak szybko działa system księgowy – ale także to, czy mają świeże powietrze, kwiaty, słońce i dobrą kawę. W pracy trzeba pracować – ale jeśli można przy okazji się uśmiechać, a po pracy iść do domu bez bólu głowy – to dlaczego w to nie inwestować?

Inna sprawa, że to jest jednocześnie działanie proklienckie – bo wszystko, co sprawia, że ludzie w danej firmie są zadowoleni, przekłada się na to, czy klienci dostaną dobrą usługę.

Jakie są plany na przyszłość MDDP Outsourcing? W jakim kierunku i w jakich obszarach firma będzie się rozwijać?

Od strony biznesowej nasza strategia zakładała i wciąż zakłada organiczny wzrost, który pozwala nam doskonalić nasze procesy i zwiększać jakość i wartość dodaną naszych usług. Dzięki skali i doświadczeniu możemy oferować, oprócz klasycznego outsourcingu księgowego czy kadrowo-płacowego, także usługi komplementarne, jak – przykładowo – outsourcing kontrolera finansowego, procesu konsolidacji czy przejęcie obiegu dokumentów. To również usługi dla firm, które nie myślą o klasycznym outsourcingu – np. czasowy outsourcing księgowych, czy wsparcie przy wdrażaniu systemów księgowych.  Skala pozwala nam także na zwiększanie palety systemów, na których obsługujemy klientów – a to pozwala nam docierać do dużych organizacji, które często wymagają pracy na systemach grupowych.

Od kuchni – z pewnością będziemy szlifować nasze procesy pod kątem budowy coraz inteligentniejszych i coraz bardziej samodzielnych algorytmów i robotów. Tu zrobiliśmy dużo, ale zdecydowanie jest jeszcze wiele do zrobienia. Chcemy, aby nasi klienci płacili za wartość dodaną, a nasi ludzie wykorzystywali maksimum swoich kompetencji, dlatego coraz więcej procesów muszą wykonywać automaty.

Jednocześnie mamy nadzieję, że co roku będziemy także coraz bardziej pożądanym miejscem pracy dla najbardziej kompetentnych osób z branży, jak i wchodzących na rynek pracy i chcących się rozwijać w księgowości i payrollu. Jeżeli kolejne 15 lat będzie podobne do poprzednich – to czeka nas fascynująca podróż, której nie mogę się doczekać.

Dziękujemy za rozmowę.

Artykuł pochodzi z magazynu:
FOCUS ON Business #5 July-August (4/2022)